Kirjanpitäjän tarkoituksena on helpottaa yrittäjän arkea pitämällä huolen siitä, että yrityksen kirjanpidolliset asiat ovat kunnossa. Vaikka kirjanpito olisikin ulkoistettu, vaatii se silti yhteistyötä yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä, jonka toimivuuden varmistamiseksi myös itse yrittäjän tulee tehdä oman osansa.
Lue kirjanpitäjämme vinkit siihen, millä tavoin yrittäjä voi tehdä yhteistyöstä sujuvampaa ja samalla varmistaa sen, että kirjanpitäjällä on mahdollisuus hoitaa työnsä parhaalla mahdollisella tavalla.
Aineistojen toimitus ajallaan
Kirjanpitoaineistojen toimitus ajallaan on yksi toimivan kirjanpidon kulmakivistä. Mikäli kirjanpitäjä ei saa tarvittavia materiaaleja ajoissa, ei tällöin myöskään itse kirjanpito voi valmistua ajallaan. On myös hyvä toimittaa aineistot hyvissä ajoin, eikä viime tipassa, sillä muistathan, että et ole kirjanpitäjäsi ainoa asiakas.
Mikäli kirjanpitoaineistoista puuttuu joitakin, lähetäthän ne mahdollisimman pian kirjanpitäjällesi, sillä puuttuvat osaset voivat tehdä sen, ettei itse kirjanpitoa pystytä tekemään, ainakaan loppuun saakka.
Mikäli taas yrityksesi käytössä on taloushallinnon ohjelmisto, josta kirjanpitäjäsi hakee itsenäisesti kirjanpitoaineistot, on erittäin tärkeää pitää tämä ohjelmisto ja sen sisältämät tiedot mahdollisimman hyvin ajantasalla. Toisin sanoen, myynti- ja ostoreskontran, sekä muiden, kuten esimerkiksi kuittien hallinnointi, tulisi olla jatkuvaa. Näin varmistetaan se, että tarvittavat tiedot löytyvät ohjelmistosta, kun kirjanpitäjä niitä tarvitsee.
Huom!
Mikäli tilitoimista hoitaa myös palkanlaskennan, pidäthän huolta myös siitä, että kaikki palkanmaksuun tarvittava aineisto on tarpeeksi ajoissa kirjattu työajanseurantaohjelmaan/toimitettu kirjanpitäjän saataville.
Toimiva kommunikointi myös asiakkaalta kirjanpitäjälle
Hyvä kommunikointi on toimivan kirjanpidon A ja O. Kommunikointi on kaksisuuntaista, jonka vuoksi hyvää kommunikointia tulee vaatia omalta kirjanpitäjältään. Panostusta tarvitaan kuitenkin myös yhtä lailla yrittäjän puolelta. Kun kirjanpitäjäsi on ajantasalla kaikesta, pystyy hän myös helpommin ja nopeammin reagoimaan, mikäli johonkin tarvitaan muutosta. Varmistat siis seuraavilla asioilla, että et ainakaan vaikeuta kirjanpitäjäsi työtä, vaan mahdollistat sen, että kirjanpitäjäsi pystyy hoitamaan työnsä ajallaan, sekä oikein:
Älä venytä vastausaikaa
Mikäli kirjanpitäjä kysyy sinulta jotain liittyen yrityksesi toimintaan, tositteisiin tai muuhun vastaavaan, älä venytä vastausaikaa. Kysymyksen vastaus voi olla ratkaiseva tekijä esimerkiksi kirjanpidon viimeistelyssä ja mikäli vastausta joudutaan odottelemaan pitkään, viivästyttää se luonnollisesti myös yrityksesi kirjanpidon valmistumista.
Informoi muutoksista ennakoivasti
Kirjanpitäjäsi ei millään voi olla ajantasalla yrityksessäsi tapahtuvista muutoksista ellei hänelle niistä erikseen informoida. Muista siis informoida myös kirjanpitäjääsi kaikista hallinnollisista asioista esimerkiksi tulevista muutoksista, kuten hallituksen jäsenten vaihtumisesta tai muusta vastaavasta.
Huom!
Muistathan myös informoida kirjanpitäjääsi myös poikkeustapauksista, kuten esimerkiksi luottotappioista tai muista epäselvistä asioista. Mitä paremmin kirjanpitäjä on kaikesta kartalla, sitä helpommin ja paremmin hän saa työnsä hoidettua.
Evelia Tilit – Luotettava yhteistyökumppani
Me Evelia Tileillä uskomme avoimeen ja toimivaan yhteistyöhön, jossa hyvä kommunikointi helpottaa molemminpuolisesti. Haluamme tukea asiakkaitamme ja heidän liiketoimintaa mahdollisimman hyvin kaikissa eri tilanteissa, jotta toiminnasta saadaan paras mahdollinen tulos irti. Evelia Tileillä kirjanpitäjäsi tehtävänä ja tarkoituksena onkin auttaa ja tukea kaikissa taloushallinnollisissa asioissa, jonka vuoksi toivommekin asiakkaidemme ottavan meihin yhteyttä matalalla kynnyksellä, mikäli ongelmia tai kysymyksiä syntyy.