Loman jälkeen töihin: mitä kannattaa tarkistaa ensimmäisenä
Ensimmäinen työpäivä loman jälkeen menee harvoin töihin. Se menee sen selvittämiseen mitä tapahtui sillä aikaa kun et ollut paikalla. Osa asioista muuttui itsestään, ilman että kukaan koski niihin.
Homman ydin lyhyesti:
- Myyntisaamiset erääntyivät loman aikana itsestään, koska eräpäivä ei odota ketään.
- Ostolaskujen hyväksyntä pysähtyi, kun hyväksyjä oli poissa, mutta laskujen eräpäivät eivät pysähtyneet.
- Aloitetut mutta kesken jääneet työt eivät laskuta itseään, ja ne ovat ensimmäinen paikka josta rahaa löytyy.
- Kun nämä ovat samassa näkymässä, tarkastukseen menee minuutteja eikä ensimmäinen työpäivä.
Miksi ensimmäinen päivä menee selvittämiseen
Loman aikana yritys ei pysähdy. Laskut erääntyvät, asiakkaat maksavat tai jättävät maksamatta, tukku lähettää ostolaskuja ja työt etenevät tai jäävät puolitiehen. Mikään näistä ei odota että sinä palaat.
Ongelma ei ole tieto. Tieto on olemassa. Ongelma on että se on viidessä eri paikassa, ja niiden läpi kävelemiseen menee aamu. Siinä ajassa ehtii jo tulla ensimmäinen puhelu, ja tarkastus siirtyy huomiseen. Huomenna tulee toinen puhelu.
Käytännössä tämä tarkoittaa että osa asioista huomataan vasta viikkojen päästä. Silloin ne ovat kalliimpia kuin ensimmäisenä päivänä olisivat olleet.
Viisi asiaa jotka kannattaa tarkistaa ensin
Erääntyneet myyntisaamiset. Tämä on ensimmäinen, koska se on rahaa joka on jo ansaittu. Osa laskuista erääntyi loman aikana eikä kenellekään ole soitettu perään. Mitä vanhempi erääntynyt saatava on, sitä pienempi todennäköisyys että se tulee ilman muistutusta.
Hyväksymättä olevat ostolaskut ja maksulupaa odottavat. Tämä on lomien täsmällisin ongelma. Hyväksyntäkierto pysähtyy kun hyväksyjä on mökillä, mutta laskun eräpäivä ei pysähdy. Lopputulos on viivästyskorkoja ja huomautuskuluja laskuista jotka olisi hyväksytty minuutissa. Katso tämä ennen kuin katsot mitään muuta ostolaskuihin liittyvää.
Erääntyneet ostolaskut ja avoimet ostovelat. Kun hyväksymättömät on käyty läpi, tästä näkee mikä on jo myöhässä ja paljonko maksettavaa on kaiken kaikkiaan. Tukun luottoraja ja seuraavan viikon materiaalitoimitukset riippuvat tästä luvusta.
Aloitetut ja avoimet työt. Työ joka on tehty mutta ei suljettu ei laskuta itseään. Kesälomien jälkeen tämä lista on aina pidempi kuin muistaisi, koska keikat keskeytyivät kesken ja jäivät odottamaan paluuta. Tästä listasta löytyy yleensä laskutettavaa saman päivän aikana, ja aihetta käsittelimme tarkemmin sivulla Laskuttamattomat tunnit.
Hyväksymättömät tunnit. Palkanlaskennan aikataulu ei jousta loman takia. Jos tunteja on hyväksymättä, ne ovat myös kohdistamatta töille, eli ne eivät ole vielä matkalla asiakkaan laskulle.
Kuudentena, jos aikaa jää: laskutus kahdentoista kuukauden ajalta. Se ei ole kiireellinen, mutta se vastaa yhteen kysymykseen jota kesän jälkeen kannattaa kysyä. Oliko tämä kesä normaali vai poikkeus.
Miksi järjestys on tuo
Kaksi ensimmäistä ovat rahaa joka liikkuu ilman sinua. Ne ovat kalleimmat jättää huomaamatta, koska niissä hinta kasvaa päivittäin: erääntynyt saatava vanhenee ja erääntynyt ostolasku kerää korkoa.
Kolme seuraavaa ovat rahaa joka ei liiku ennen kuin joku tekee jotain. Ne eivät kallistu odottaessa, mutta ne eivät myöskään etene itsestään.
Jos ensimmäisenä päivänä ehtii vain kaksi asiaa, ne kaksi ovat erääntyneet saamiset ja hyväksymättömät ostolaskut.
Miten Evelia tekee tämän
Nämä ovat Evelian etusivulla samassa näkymässä, joten tarkastus ei vaadi raportteja eikä välilehtien vaihtamista. Jokainen kohta on luku, ja luvusta pääsee suoraan siihen listaan josta se koostuu. Erääntyneistä saamisista pääsee laskuihin, hyväksymättömistä ostolaskuista hyväksyntään ja avoimista töistä työlistalle.
Tarkoitus ei ole että katsot etusivua joka päivä. Tarkoitus on että kun katsot sitä kaksi kertaa vuodessa, tarkastukseen menee viisi minuuttia eikä ensimmäinen työpäivä. Pidempien urakoiden osalta sama ajatus jatkuu sivulla Projektiseuranta ja urakan kate.
Etusivulla on myös sää. Ei siksi että se olisi toiminnanohjausta, vaan siksi että katsot sen joka tapauksessa ennen kuin päätät kumman keikan teet tänään.
Kenelle tämä on tarkoitettu
LVI-, sähkö-, kylmä-, rakennus- ja maanrakennusalan yrityksille, joissa sama ihminen hoitaa laskutuksen, ostolaskujen hyväksynnän ja töiden jakamisen. Silloin loma tarkoittaa että kolme asiaa seisoo samaan aikaan, ja paluu tarkoittaa että ne kaikki on purettava.
Jos yrityksessä on erillinen talousvastaava joka ei ole lomalla samaan aikaan, tämä tarkastus on hänen listallaan eikä sinun.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Missä järjestyksessä asiat kannattaa tarkistaa loman jälkeen?
Ensin se mikä kallistuu odottaessa. Erääntyneet myyntisaamiset ensimmäisenä, koska ne ovat jo ansaittua rahaa, ja heti perään hyväksymättä olevat ostolaskut, koska niistä kertyy viivästyskorkoa. Sen jälkeen avoimet työt, hyväksymättömät tunnit ja avoimet ostovelat.
Miksi ostolaskujen hyväksyntä ruuhkautuu juuri lomalla?
Koska hyväksyntä on kiinni ihmisestä ja eräpäivä ei ole. Kun hyväksyjä on poissa kolme viikkoa, kierto seisoo kolme viikkoa, mutta laskujen eräpäivät tulevat aikataulussa. Osa laskuista on siis myöhässä ennen kuin kukaan on nähnyt niitä.
Kuinka kauan loman jälkeinen tarkastus kestää?
Jos luvut ovat yhdessä näkymässä, minuutteja. Jos ne pitää hakea eri paikoista, aamu. Ero ei ole siinä kuinka nopeasti luet, vaan siinä kuinka montaa paikkaa joudut avaamaan.
Mistä löytyy nopeimmin laskutettavaa loman jälkeen?
Aloitetuista ja avoimista töistä. Ne ovat töitä jotka on tehty tai lähes tehty, mutta joita ei ole suljettu eikä laskutettu. Kesälomien jälkeen tämä lista on lähes aina pidempi kuin arvaisi.
Mitä sää tekee toiminnanohjausjärjestelmän etusivulla?
Sen että et vaihda sovellusta. Katsot sään joka tapauksessa ennen kuin päätät tehdäänkö kaivuu tänään vai huomenna, joten se on siellä missä muutkin päivän päätökset tehdään.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.