Joulukalenteri 2020
Uuden ohjelmiston kartoittamiseen ja vaihtamiseen on usein suuri kynnys, sillä siihen täytyy panostaa aikaa, joka on, varsinkin yrittäjille, rajallinen resurssi. Uuden ohjelmiston hankinta ei kuitenkaan tarvitse olla puoli vuotta kestävä prosessi, mikäli se hoidetaan fiksulla ja tehokkaalla tavalla. Tässä sinulle muutama vinkki, jotka kannattaa pitää mielessä uutta ohjelmistoa hankittaessa.
Lataa alta ilmainen Kartoittamisen ABC -opas, jossa löydät vielä enemmän vinkkejä ja ohjeita uuden ohjelmiston hankintaan.
1.Keskity siihen, minkä osaat ja ulkoista muut asiat. Kirjanpito on yksi niistä asioista, joka kannattaa jättää ammattilaisen käsiin. Kun homman hoitaa kokenut alan asiantuntija, vältytään turhilta ja mahdollisesti myös kalliilta virheiltä ja apua saadaan asioihin, joita ei itse välttämättä osaisi edes huomioida.
2. Panosta alakohtaiseen laskutusohjelmistoon. Alakohtainen ohjelmisto antaa enemmän kuin ottaa. Vaikka halvin vaihtoehto voi alkuun tuntua parhaalta vaihtoehdolta, voi se kuitenkin pidemmän päälle käydä kalliiksi ja aikaa vieväksi.
3. Älä myy pelkästään tuotetta tai palvelua, vaan keskity lisäarvoon. Tuo esiin, mitä lisäarvoa juuri sinun yrityksesi palveluiden valinta asiakkaalle antaa. Kun tässä onnistutaan, ei asiakas yleensä tuijota myydyn palvelun tai tuotteen hintaa, vaan keskittyy siihen mikä on lopputulos.
Sanotko kyllä vai ei töille jouluaattona? Tässä yksi tapa hoitaa hommat joulun pyhinä. 😁
Tohtorin joulu meni pilalle kun viemäri tukkeutui. Hän soitti putkimiehelle ja pyysi tätä apuun.
”Mutta nythän on jouluaatto”, esteli putkimies.
”Entä sitten? Jos te sairastutte, minä tulen heti välittämättä siitä, mikä on päivä tai kellonaika.”
Putkimies tuli puolen tunnin kuluttua, tiputti viemäriin pari pientä tablettia ja sanoi: ”Jollei se noista parane, soittakaa uudestaan pyhien jälkeen.”
Itsenäisyyspäivän kunniaksi halusimme jakaa kanssanne muutaman faktan koti-Suomestamme:
5. Talotekniikka- ja rakennusalan yrityksiä oli Suomessa vuonna 2019 25 749 kpl.
6. Suomi on maailman onnellisin maa.💙🤍
Yrityksen sukupolvenvaihdoksessa omistussuhteet muuttuvat ja useimmiten ohjiin astuu seuraava sukupolvi. Mikäli sukupolvenvaihdos on edessä, pidä nämä asiat mielessä ja olet lähempänä helpompaa omistajavaihdosta.
Kun vaihdokselle annetaan aikaa, pystytään jo hyvissä ajoin ennen virallista omistussuhteen muutosta informoimaan yrityksen työntekijöitä, yhteistyökumppaneita, sekä asiakkaita asiasta ja mahdollisista muutoksista. Kun prosessi aloitetaan hyvissä ajoin, on yrityksen käytössä enemmän aikaa suunnitella verotusta, mahdollisia verotushuojennuksia ja muita muutoksia, joilla voidaan helpottaa koko prosessia.
Verotuksen suunnitteluun kannattaa panostaa, sillä näin voidaan säästää huomattava määrä rahaa. Ellei yrityksen sisältä löydy tarvittavaa osaamista, käänny ammattilaisen puolelle.
Omistajanvaihdos voi tuoda suuriakin muutoksia niin käytännön asioissa, kuin työntkeijöiden asennoitumisessa. Onkin tärkeää, että omistajanvaihdoksessa ei unohdeta henkilöstöä ja vaihdoksen vaikutusta heihin.
Mikäli työkirjaukset hoidetaan vielä täysin paperisessa muodossa, voi sähköisiin siirtymisen kynnys olla suuri. Kokosimme kolme yleisintä kompastuskiveä, joihin olemme aina silloin tällöin törmänneet, sekä vinkit, miten ylittää nämä kompastuskivet kaatumatta.
Vaihtoehtoja on muitakin, kuin älypuhelin. Kysy työntekijöiltäsi, mikä laite heille sopii parhaiten. Suurempaa kosketusnäyttöä kaipaaville löytyy tabletteja ja kannettava konekin kulkee mukana tarvittaessa.
Käytä hyväksesi ohjelmistotoimittajan tukea. He ovat luultavasti vieneet läpi lukuisia vastaavia muutoksia. Kysy neuvoja ja rohkaise työntekijöitä tekemään samoin.
Suurimmalle osalle ihmisistä, jotka eivät ole syntyneet älypuhelin käsissä, paperinen työmääräin tuntuu varmasti helpommalta, kuin sähköisten merkkausten tekeminen. Tässä kohtaa yrittäjän täytyy kuitenkin pitää päänsä. Sähköisten lähetteiden käyttöönotto on suuri muutos ja vaatii aikaa. Miten paljon? – Se riippuu kokemuksen mukaan yrittäjän ja työntekijöiden asenteesta ja sitoutumisesta uuteen muutokseen.
Tämä on koko homman juju. Sähköisten kirjausten tarkoitus on nimenomaan siirtää kirjauksiin käytetty aika asiakkaalle sen sijaan, että se olisi pois yritykseltä. Käy työntekijöiden kanssa kunnolla läpi, miten kirjaukset asiakkaan luona perustellaan.
1. Panosta kotisivujen sisältöön sekä ulkonäköön. Ajantasaiset ja ammattimaiset kotisivut herättävät potentiaalisessa asiakkaassa luottamusta ja osaavan mielikuvan yrityksestäsi. On myös tärkeä muistaa, että yrityksesi palvelut tulevat hyvin ja selkeästi esiin, ettei niitä tarvitse etsimällä etsiä. Tärkeinpänä kaikista on kuitenkin yhteydenoton helppous. Tarjouspyynnön tai tilauksen lähetysprosessi katkeaa hyvin nopeasti ellei se ole helppoa.
2. Pidä huoli, että yrityksesi löytyy kaikilta tärkeiltä alustoilta, joista potentiaaliset asiakkaat sinua saattaisivat etsiä. Näitä ovat esimerkiksi kotisivut, Facebook ja Instagram.
3. Muista, että eri alustoille kuuluu eri sisällöt. Toisiin soveltuu paremmin rennompi meininkin, kun taas toiset alustat ovat paljon asiapitoisempia. Mieti, mitä itse haluaisit nähdä Instagramissa vs. LinkedInissä. Esimerkiksi Instagramiin soveltuu parhaiten rennompi sisältö, joka saa toki sisältää myös tietoa yrityksestäsi, mutta ns. rennommin kerrottuna kuin esimerkiksi kotisivuilla tai Linkedinissä. Instagramia voisi kuvailla hyvin ikkunana yrityksesi arkeen. Mieti myös, kiinnostaako ihmisiä nähdä julkaisemasi sisältö vai julkaisetko vain julkaisemisen vuoksi?
4. Tuo vahvasti esiin yrityksesi valttikortit – miksi asiakkaan pitäisi valita juuri sinut?
5. Älä tee niin kuin kaikki muutkin tekevät. Omaperäisyydellä erotut joukosta.
Legenda kertoo erään miehen olleen kovin rakastanut Luciaan ja erityisesti tämän kauniisiin silmiin. Lucia oli kuitenkin kääntynyt uskoon ja kyllästyi miehen ahdisteluun ja repi lopulta kauniit silmänsä päästään ja lähetti ne miehelle. Neitsyt Marian kerrotaan vaikuttuneen Lucian vahvasta uskosta niin kovin, että antoi tälle uudet, vielä kauniimmat silmät.
Tämä toki on vain legendaa, mutta oli miten oli, Lucia on näkövammaisten ja sokeiden pyhimys ja häntä juhlitaan valon tuojana. Me koemme Lucian päivän olevan hyvä muistutus siitä, että yritystäkään ei tarvitse enää tänä päivänä johtaa ns. side silmillä, vaan valideihin lukuihin perustuen ja nykyaikaisia työvälineitä hyödyntäen.
Mikäli tavoitteena on, että viivan alle jää enemmän, ei aamusta iltaan rehkiminen ole aina itsessään riittävä tai se kustannustehokkain tapa. Yksi merkittävimmistä asioista töiden katteille on hinnoittelu. Toko hinnat tulee pitää kilpailukykyisinä, mutta mikäli työn jälkeen kate lähentelee nollaa, on jokin mennyt pieleen. Vaikka voittaisit työt itsellesi alhaisimmalla hinnalla, olisiko kuitenkin järkevämpää tehdä muutama työ vähemmän, mutta paremmalla katteella? Tässä sinulle kolme vinkkiä kannattavampaan hinnoitteluun:
Mikäli tarvikkeiden kirjaus ja jopa laskutus hoidetaan asiakkaan luona, kuuluu näihin kulunut aika entistä selkeämmin asiakkaalta laskutettavaan työaikaan.
Miten yrityksesi pitää huolen ettei tuotteita myydä alle ostohinnan tai että yritykselle jäävä kate on riittävä? Pidä huoli, ettei tuotteita hinnoitella mututuntumalla, vaan oikeiden ja ajantasaisten ostohintojen pohjalta. On myös tärkeää pitää huolta siitä, ettei mitään jää laskuttamatta. Viiden euron heitosta kasvaa vuositasolla suuri summa.
Talotekniikka-alalle suunnitellut ohjelmistot sisältävät yleensä alan käytetyimpien tukkureiden hinnastot, joilla saadaan helpotettua ja nopeutettua laskutusta. Pidä siis huoli, että laskutusohjelmistosi mahdollistaa aina ajantasaiset hinnastot sekä mahdollisuuden omille aletiedostoille, jotta oikea ostohinta on helposti näkyvissä.
Hinnoittelun lisäksi töiden kannattavuudelle merkittävää on myös yrityksen toiminnan tehokkuus. Nappaa tästä vinkit, miten parantaa töiden kannattavuutta yrityksen toimintaa tehostamalla – niin työmaalla kuin toimistossa.
Tehokas toiminta työmaalla koostuu tottakai tehokkaasta työnteosta ja tehokkaista työntekijöistä. Tämä ei kuitenkaan yksinään riitä, ellei työssä käytetyt työkalut ole kunnossa.
Pidä huolta, että yrityksen käytössä oleva ohjelmisto työajan ja tarvikkeiden kirjauksiin on nykyaikainen ja helpottaa kirjaamista. Esimerkiksi hukkatunnit ja -tavarat esiintyvät useimmiten tilanteissa, joissa tavaroiden ja työtuntien kirjaaminen ei ole täysin kunnossa. Mikäli käytössä on mobiilikirjaukset, pääsee yritys myös eroon tuplakirjauksista, joka säästää aikaa niin toimistolla kuin työmaalla.
On erittäin tärkeää, että yrityksen sisällä, myöskään toimistolla, ei kangistuta vanhoihin kaavoihin. Toimistotyötä voidaan tehostaa huomattavasti sähköistämällä toimintoja ja hyödyntämällä nykyaikaisen ohjelmiston automatisaatiota. Kun käytössä on nykyaikainen ohjelmisto, päästään eroon inhimillisistä virheistä, tuplakirjauksista, kassankierto nopeutuu ja aikaa jää enemmän muulle työlle.
Nappaa tästä vinkit, miten parantaa yrityksesi töiden kannattavuutta toimivalla seurannalla.
Mikäli et tiedä, mikä toimii ja mikä ei, minkä perusteella teet päätöksiä? Kaikkea on kuitenkin mahdotonta seurata, joten keskity ainakin näihin:
Toteutuneet työtunnit ja hukkatavarat: Tarjouksen sisältämät työtunnit ja tarvikkeet eivät aina toteudu täysin suunnitellun mukaisesti, jonka vuoksi seuranta on tärkeää. Näin voidaan seurata, mistä esimerkiksi mahdolliset ylityötunnit ja hukkatavarat ovat johtuneet, jotta niitä voidaan välttää seuraavassa projektissa.
Ostot ja laskutus: Helppo ja automatisoitu ostolaskujen edelleenlaskutus pitää huolen siitä, että ostot kohdistetaan aina töille, eikä mitään jää laskuttamatta. Ostot myös mahdollistavat kulujen todenmukaisen seurannan, jolloin työn katetta on helpompi seurata.
Töiden ja projektien kannattavuus: Seurannassa kannattaa ottaa huomioon se, että kaikki työt eivät vain yksinkertaisesti ole kaikille yrityksille yhtä kannattavia. Tämän vuoksi seuranta voi antaa tärkeää tietoa siitä, minkälaisiin töihin yrityksen kannattaa tulevaisuudessa keskittyä.
Ilman oikeanlaisia (tehokkaita ja nykyaikaisia) työkaluja voi seuranta olla erittäin aikaa vievää ja hankalaa. Tämä voi olla syy siihen, miksi seuranta jää tekemättä tai miksi sitä ei tehdä täysin todenmukaisesti ja reaaliajassa, jolloin asioihin ei voida reagoida tarpeeksi ajoissa.
Kuvakrediitti: riemurasia.net
Tilitoimiston tietämys ja kokemus näkyy sen tekemisessä, joka heijastuu suoraan saamasi palvelun tasoon. Kun kirjanpitäjä tuntee toimialasi, sen TES:in, trendit, yleisesti käytössä olevat ohjelmistot ja muut alojen erityispiirteet, pystyy hän antamaan enemmän lisäarvoa yrityksesi kirjanpitoon ja opastamaan sinua asioissa, joihin et välttämättä itse tiennyt edes tarvitsevasi apua.
Kun kirjanpitäjä tuntee toimialasi, löytyy häneltä vertailupohjaa, miten yrityksesi luvut suhteutuu muihin saman alan yrityksiin. Näin ollen pystyy kirjanpitäjä antamaan sinulle relevantimpaa tietoa siitä, missä mennään.
Toimialan tunteva kirjanpitäjä tuntee yrityksen laskutusprosessin, johon talotekniikka- ja rakennusalalla kuuluu keskeisesti maksuerät, ostolaskujen edelleenlaskuttaminen, keskeiset hinnoitteluperiaatteet, sekä käänteisen ALV:n käsittely. Toimialan tunteva kirjanpitäjä ymmärtää myös monista muista aloista eroavat ostolaskut, esimerkiksi hyvityslaskut eli tukkureiden vuosialennukset. Kun nämä asiat ovat tuttuja kirjanpitäjälle, ei aikaa kulu turhaan ihmettelyyn ja virheiltä vältytään.
Alakohtainen kirjanpitäjä osaa ottaa huomioon alan yrityksien arkeen liittyvät asiat, kuten esimerkiksi varastot, keskeneräiset työt, osatulotuksen, jne. joilla on suuri vaikutus kirjanpitoon, sekä tilinpäätökseen.
Syitähän olisi vaikka kuinka, mutta tässä mielestämme ne neljä tärkeintä syytä valita Evelia.
Toimialasi tarpeet huomioiva ohjelmisto on yksi yrityksesi parhaista työkaluista. Sen ominaisuudet tehostavat toimintaa, joka luo huomattavan kilpailuedun yrityksellesi.
Siinä vaiheessa, kun yritys lähtee valitsemaan itselleen työkalua toimintansa tehostamiseen, ei ensimmäisenä kannata katsoa sitä, mitä se maksaa, vaan sitä mitä se tuottaa. Tehokkaassa käytössä Evelia maksaa itsensä takaisin joka päivä.
Fiksukaan yritys ei voi kasvaa ilman kunnollisia työkaluja. Evelia mahdollistaa kannattavan ja hallitun kasvun.
Käyttämällä nykyaikaista ja fiksumpaa työkalua, annat ohjelmiston hoitaa rutiinityöt ja aikaa vapautuu itsellesi.
Potentiaalisen asiakkaan etsiessä talotekniikan tai rakennusalan ammattilaista, on hakukoneen hyödyntäminen, heti suositusten jälkeen, useimmiten se ensimmäinen paikka, josta lähdetään etsimään. Talotekniikka- ja rakennusalan yrityksiä löytyy kuitenkin pilvin pimein, jonka vuoksi joukosta erottuminen toimivilla kotisivuilla on elintärkeää.
Tässä sinulle neljä vinkkiä, miten potentiaalinen asiakas löytää sinut paremmin, miten erotut vertailussa ja miten saat asiakkaan vietyä ostopolun loppuun saakka:
Hakukoneen algoritmi analysoi kotisivujesi sisältöä, jonka perusteella se päättää, mitä se hakutuloksissa milloinkin näyttää ja missä järjestyksessä. Tässä avainasemassa on kotisivujesi tekstillinen sisältö ja kotisivuille asetetut hakusanat. Toisin sanoen, avainsanojen ja kotisivun sisällön tulee olla selkeät, jotta hakukone tietää, mitä sivustosi käsittelee ja vastaako se hakukoneessa tehtyä hakua. Pidä siis huolta, että esimerkiksi kotisivujesi tekstit sisältävät selkeästi sen, mitä yrityksesi tekee ja mitä palveluja se tarjoaa. Hakukoneoptimoinnin kannalta on myös hyvä, ettei kotisivujesi kaikki tieto sijaitse yhdellä sivulla, vaan että tietoa on jaettu aihepiirien mukaan eli yhdellä sivulla käsitellään yhtä pääaihetta esimerkiksi ilmalämpöpumppuja.
Tätä arvostavat niin asiakkaat kuin hakukoneet. Helppokäyttöiset kotisivut ovat nopeat ja ne skaalautuvat ongelmitta eri laitteisiin, kuten esimerkiksi puhelimeen.
Huom! Myös Google arvioi kotisivujesi mobiilikäyttöisyyttä, joka vaikuttaa suoraan kotisivujesi hakukonenäkyvyyteen.
Vaikka kotisivujen sisältö on visuaalista ilmettä tärkeämpi, ei visuaalista ilmettä tule kuitenkaan vähätellä. Tyylikkäillä ja selkeillä kotisivuilla luot uskottavuutta.
Kotisivuja suunnitellessa tulee pitää mielessä asiakkaan ostopolku. Pidä mielessä ettei kotisivukävijä tunne kotisivujasi yhtä hyvin kuin sinä, jonka vuoksi kaikki tärkeä tieto tulee olla helposti saatavilla. Pidä siis huolta siitä, ettei sivuiltasi tarvitse etsiä, miten yritykseesi saa yhteyden, vaan tee siitä helppoa. Vinkki: Yhteydenottolomake ja yhteystiedot ovat hyvä olla helposti esillä useammassa eri paikassa.
Vuodenvaihde lähestyy, jonka vuoksi haluammekin muistuttaa sinua vuodenvaihteen muutoksista koskien palkanlaskentaa ja verovapaita korvauksia. Tässä sinulle lyhyt muistilista muutoksista, jotka astuvat voimaan 1.1.2021, sekä mitä sinun tulee tehdä niihin liittyen:
Palkasta perittävien sivukulujen prosentit muuttuvat vuonna 2021. Muutoksia on esimerkiksi työnantajan sairausvakuutusmaksuprosentissa, työnantajan työttömyysvakuutusmaksun maksuprosentissa, sekä työnantajan keskimääräisessä eläkevakuutusmaksuprosentissa, joka palautuu takaisin 16,95%:iin.
Katso kaikki muutokset täältä.
Luontoisetujen määrät muuttuvat vuonna 2021. Muista päivittää uudet luontoisetujen määrät yrityksesi käyttämään palkanlaskenta/työajanseurantaohjelmaan. Tämän lisäksi muista päivittää myös yrityksesi matkalaskupohjat.
Katso kaikki vuoden 2021 luontoisetumuutokset täältä.
Muista päivittää kaikki muutokset myös Eveliaan. Älä kuitenkaan tee muutoksia ennen kuin olet maksanut kaikki vuoden 2020 palkat. Pääset muokkaamaan etuuksien summia Eveliassa työntekijän palkka-asetuksissa.
Lue lisää aiheesta blogistamme
Onhan yrityksesi GDPR-asiat kunnossa? GDPR koskee kaikkia – myös joulupukkia.
Mikä GDPR?
GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation (yleinen tietosuoja-asetus). Se on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki. Tietosuoja-asetus vaikuttaa kaikkiin aloihin, yrityksiin ja organisaatioihin, jotka käsittelevät henkilötietoja. Henkilötietoja käsittelevän tahon on huolehdittava esimerkiksi siitä, että:
