Paperipino kasvaa työpöydällä ja sähköposti on täynnä eri versioita Word-tiedostoista. Kuulostaako tutulta? Hallinnolliset tehtävät, kuten virallisten dokumenttien laatiminen, voivat tuntua kuivalta ja aikaa vievältä puuhalta. Erityisesti hallituksen pöytäkirjan laatiminen vaatii tarkkuutta, ja sen tärkeyttä ei voi vähätellä.
Kyseessä on kuitenkin paljon enemmän kuin lakisääteinen velvollisuus. Hyvin hoidettu dokumentaatio on selkäranka, joka tukee yrityksesi kasvua ja selkeyttää päätöksentekoa.
Pureudumme siihen, mitä laadukkaan hallituksen pöytäkirja pohjan tulee sisältää. Kerromme myös, miten voit jättää vanhanaikaiset työtavat taaksesi ja siirtää tämän – ja kaikki muutkin yrityksesi dokumentit – aidosti nykyaikaan.
Mitä hallituksen pöytäkirja pohjan tulee sisältää?
Jotta pöytäkirja on virallinen ja pätevä, sen rakenteen on oltava selkeä. Kun luot omaa pohjaasi tai arvioit valmista mallia, varmista, että siitä löytyvät vähintään seuraavat osiot:
- Yrityksen tiedot ja kokouksen tunniste: Yrityksen virallinen nimi, kokouksen järjestysnumero, päivämäärä ja kellonaika.
- Paikka: Kokouksen pitopaikka (tarkka osoite tai maininta etäyhteydellä pidetystä kokouksesta).
- Läsnäolijat: Täydellinen lista paikalla olleista hallituksen jäsenistä ja muista mahdollisista osallistujista, kuten toimitusjohtajasta tai asiantuntijoista.
- Puheenjohtaja ja sihteeri: Maininta siitä, kuka toimi kokouksen puheenjohtajana ja kuka sihteerinä.
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus: Tärkeä toteamus siitä, että kokous on kutsuttu koolle sääntöjen mukaisesti ja että se on päätösvaltainen.
- Esityslistan hyväksyminen: Merkintä siitä, hyväksyttiinkö esityslista sellaisenaan vai tehtiinkö siihen muutoksia.
- Käsiteltävät asiat ja päätökset: Tämä on pöytäkirjan ydin. Jokainen asia käsitellään omana pykälänään. Pykälässä kuvataan lyhyesti käsiteltävä asia, referoidaan käyty keskustelu ja kirjataan tehty päätös yksiselitteisesti. Jos päätöksestä äänestettiin, myös äänestystulos on tärkeä kirjata ylös.
- Allekirjoitukset: Lopuksi kokouksen puheenjohtaja ja vähintään yksi hallituksen jäsen varmentavat pöytäkirjan allekirjoituksillaan.
Kun nämä perusasiat ovat kunnossa, pohja on luotettava ja ammattimainen. Mutta itse pohja on vain yksi osa prosessia. Todellinen haaste piilee usein siinä, miten näitä dokumentteja hallinnoidaan arjessa.
Katso miten Evelian lomakkeiden luominen toimii ja sujuvoittaa prosesseja.
Perinteinen Word-pohja ei enää riitä – tässä syy
Monessa yrityksessä prosessi on edelleen sama: ladataan koneelta vanha Word-pohja, täytetään se, tallennetaan uudella nimellä, lähetetään sähköpostilla allekirjoitettavaksi ja lopulta arkistoidaan johonkin verkkolevyn kansioon. Tämä toimintatapa on paitsi tehoton, myös riskialtis.
- Tieto pirstaloituu: Dokumentit hautautuvat sähköposteihin ja kansiorakenteisiin, jotka ovat vain yhden henkilön tiedossa. Syntyy digitaalinen harakanpesä, josta oikean version löytäminen on lähes mahdotonta.
- Turhauttava manuaalinen työ: Samojen perustietojen, kuten päivämäärien ja nimien, näpyttely kerta toisensa jälkeen on turhaa työtä, joka on altis inhimillisille virheille.
- Yhteys liiketoimintaan puuttuu: Hallituksen pöytäkirja saattaa liittyä tiettyyn projektiin tai investointiin, mutta perinteisellä mallilla se jää irralliseksi dokumentiksi ilman selkeää yhteyttä muihin tietoihin.
Onneksi tähän on olemassa parempi tapa.
Enemmän kuin pelkkä pohja – älykäs dokumenttien hallinta
Eveliassa emme puhu staattisista pohjista, vaan dynaamisista ja älykkäistä lomakkeista. Meidän ajatusmaailmassamme pöytäkirjat, lomakkeet ja dokumentit ovat käytännössä synonyymejä – ne ovat kaikki yrityksesi tarpeisiin räätälöityjä, digitaalisia työkaluja.
Sen sijaan, että lataisit valmiin mallipohjan, Evelialla sinä itse rakennat juuri sellaisen pohjan kuin tarvitset.
1. Sinä päätät säännöt: Evelian lomake-editorilla luot täydellisen hallituksen pöytäkirja pohjan, jossa on juuri oikeat kentät ja yrityksesi logo. Mutta miksi pysähtyä siihen? Samalla työkalulla rakennat pohjat työmaapöytäkirjoille, tarkastuslomakkeille, huoltoraporteille ja vaikka ajopäiväkirjoille.
2. Anna järjestelmän tehdä työt: Kun aloitat uuden pöytäkirjan täyttämisen projektin tai työn alla, Evelia osaa esitäyttää siihen asiakkaan ja kohteen tiedot automaattisesti. Manuaalinen näpyttely jää historiaan.
3. Työskentele missä ja milloin vain: Täytä pöytäkirja läppärillä toimistolla tai suoraan puhelimella työmaakontissa. Voit napata kuvan liitteeksi tai pyytää allekirjoituksen suoraan puhelimen näytölle.
4. Kaikki tallessa, yhdessä paikassa: Kun tallennat dokumentin, se arkistoituu automaattisesti ja turvallisesti juuri oikean projektin tai työn yhteyteen. Ei enää kadonneita tiedostoja tai epäselvyyttä siitä, mikä on viimeisin versio.
Eveliassa dokumentinhallinta ei ole erillinen saareke, vaan saumaton osa kokonaisuutta, joka kattaa kaiken tarjouslaskennasta ja projektinhallinnasta aina laskutukseen ja palkanlaskentaan asti.
Siirrä dokumentinhallintasi tähän päivään
Aloita luomalla täydellinen hallituksen pöytäkirja pohja ja huomaa, miten sama älykäs logiikka voi tehostaa yrityksesi kaikkia muitakin rutiineja. On aika vapauttaa kätesi tuottavampaan työhön.
Halutessasi voit varata meidän kanssa henkilökohtaisen etäesittelyn. Siinä käydään läpi juuri teidän yrityksenne tarpeet ja katsotaan, miten Evelia voisi palvella arkea käytännössä.