Sähköistämisellä vauhtia ja helppoutta laskutukseen
VirtaWorks Oy on Tornion alueella toimiva yritys, joka tarjoaa palveluitaan niin yksityisille, yrityksille kuin julkisellekin puolelle. Yritys tekee laajasti eri sähköpuolen töitä, pääpainona kuitenkin raskaammat teollisuuden sähkötyöt, sekä kaivosteollisuuden huoltotyöt.
VirtaWorks Oy:n juuret ulottuvat vuoteen 2016, jolloin Sauli Mustajärvi päätti ryhtyä yrittäjäksi ja perusti Sauli Mustajärvi Tmi:n. Yritys muutettiin hiljattain osakeyhtiöksi, jossa samalla se yhdistyi vuonna 2008 perustetun Tornion Ilmastointitekniikka Oy:n kanssa.
‘’Päivääkään ei ole ollut etteikö tämä yrittäminen olisi ollut rahanarvoista työtä. Yhdistyminen ja sen tuoma taloudellinen vakaus, on mahdollistanut suurempien töiden tekemisen ihan eri tavalla kuin aiemmin ja sehän olikin tämän kumppanuuden tarkoitus. Nyt meitä työskentelee VirtaWorksin puolella neljä asentajaa sekä minä ja suurempien töiden määrä on koko ajan kasvussa.’’
Tarve nykyaikaisemmalle ratkaisulle
VirtaWorks Oy alkoi kartoittamaan uutta ohjelmistoa, sillä tarve ja halu nykyaikaisemmalle ratkaisulle oli suuri.
‘’Aiempi ohjelmisto oli mielestämme ominaisuuksiinsa nähden liian kallis ja vanhanaikainen. Uutta ohjelmistoa valitessa kriteerinä oli paremman hinta-laatu-suhteen lisäksi myös nykyaikaisuus. Ehtona oli, että uuden ohjelmiston tulisi olla täysin selainpohjainen, sillä halusimme ohjelmiston, johon pääsee käsiksi millä tahansa laitteella, jotta emme olisi enää sidottuina pelkästään yhteen tietokoneeseen niin kuin aiemmin.’’
Nykyaikaisempiin toimintamalleihin siirtyminen
VirtaWorks Oy päätyi vaihtamaan Eveliaan vuoden 2019 marraskuussa sen nykyaikaisuuden ja selainpohjaisuuden takia. Toimitavat aiemmalla ohjelmistolla olivat melko manuaalisia ja aikaa vieviä, jonka vuoksi niihin haluttiin helpotusta.
‘’Aiemmin kirjasimme esimerkiksi työtunnit A4:lle kahdesti kuussa. Sitten kun oli aika tehdä laskuja, alkoi kauhea soittelurumba, kun yritettiin selvittää, missä kukakin on ollut ja kuinka paljon niitä tunteja olikaan kertynyt. Kyllä ne tiedot sitten aina lopulta löytyivät pienen etsinnän jälkeen jostain lippulappusesta. Oli se kuitenkin aivan liian manuaalista, pöljää ja aikaa vievää hommaa silloin. Sen voin ihan suoraan sanoa, ettei aiempi ohjelmisto ole edes verrattavissa Eveliaan.’’
Yrityksen työntekijät kokivat melko suuren muutoksen, kun ohjelmisto vaihdettiin ja paperin tilalle tulikin puhelin. Vaikka muutos oli suuri, helpotti sähköiseen toimintamalliin siirtymistä Evelian helppo käyttöliittymä.
‘’Alkuun asentajat kirjasivat tunnit ja tarvikkeet muutaman päivän ajan tietokoneella Eveliaan, mutta sen jälkeen on tietokone pysynyt kiinni ja puhelin tullut tilalle. Meillä on suhteellisen nuorta asentajaporukkaa, joille tuo älypuhelimen käyttö on muutenkin ihan luonnollista niin tottakai se helpotti asiaa. On meillä kuitenkin heidän lisäksi myös yksi hieman vanhempi henkilö, jolle tämä mobiilikirjauksiin siirtyminen oli suurin muutos, mutta ei hänkään siihen tarvinnut muuta kuin pientä harjoittelua ja homma alkoi sujua.
Aiemmalla ohjelmistolla mobiilikirjauksiin siirtyminen ei tullut kuuloonkaan, kun käyttöliittymä oli niin vaikea. Evelian mobiilikirjausten käyttöönotto sujui kuitenkin ongelmitta ja nopeasti, kun se on niin looginen, helppo ja toimiva. Kyllä sen ohjelmiston vaan pitää olla niin helppokäyttöinen, että mobiilikirjauksia alkaa käyttämään – ei siitä muuten mitään tule.’’
Nykyaikaiset ratkaisut säästävät aikaa ja rahaa
VirtaWorks Oy:n toiminta on tehostunut huomattavasti Evelian käyttöönoton myötä. Suurimmat hyödyt näkyvät etenkin laskutuksen ja ostoreskontran hallinnassa, jota toimintojen sähköistäminen ja automatisointi ovat helpottaneet ja vauhdittaneet.
‘’Evelia on helppo tapa saada paperiasiat kerralla kuntoon. Mobiilikirjauksien ansiosta tarvikkeet ja tunnit saadaan nykyään suoraan laskuriveiksi, eikä tuplakirjauksia tarvita. Myös itse laskuttaminen on suoraviivaistunut, kun kaikki onnistuu yhdellä työllä ja yhdellä laskulla ihan laskun lähettämisestä muistutuslaskuun saakka.
Eveliassa parasta on kuitenkin ostolaskujen käsittely, joka on aivan poikkeuksellinen verrattuna mihinkään muuhun ohjelmaan, jota olen nähnyt tai käyttänyt. Ostolaskujen käsittelyn helppous on meille todella tärkeää, sillä niiden määrä on niin suuri. Kuukaudessa meillä käsitellään yli 200 ostolaskua pelkästään meidän eniten käyttämiltä tukuilta, niin kyllähän siinä tekemistä riittää. Enää ei ostolaskujen määrä haittaa, kun niiden hallinta on niin helppoa.’’
‘’Kyllä voin väittää, että päivästä on useampi tunti vapautunut ihan muuhun työhön, kun asiat ovat helpommin hallinnassa ja turhasta paperien pyörittämisestä on päästy eroon.’’
– Sauli Mustajärvi
Automatisoidulla projektiseurannalla reaaliaikaista tietoa
VirtaWorks Oy siirtyi lähestulkoon manuaalisesta projektiseurannasta täysin automatisoituun ja reaaliaikaiseen, joka on vapauttanut urakoiden seurantaan kuluvaa aikaa, sekä mahdollistanut asioihin puuttumisen vielä silloin, kun jotain on tehtävissä.
‘’Projektiseuranta oli aiemmin aikamoinen työmaa. Siinä kun lähdettiin jälkikäteen selvittelemään, mitä urakalle oli oikeasti mennyt aikaa ja rahaa, niin kyllä siihen useamman tunnin sai kulumaan.
Nyt olemme käyttäneet Evelian projektihallintatyökalua kaikkiin tekemiimme urakoihin, koska se vaan on todella kätevä. Projektin etenemisen, tulot, kulut ja katteen näkee helposti suoraan projektilta, eikä niiden eteen tarvitse itse tehdä mitään. Seuranta on kyllä helpottunut Evelian myötä ihan äärettömästi. Käytännössä se korvaa nyt yhden ihmisen työn.’’
‘’ Evelia vapauttaa aikaa olennaiseen – sitä ei voi kiistää.’’
– Sauli Mustajärvi
Sähköistäminen tuo säästöä myös muualta
Toimintojen sähköistäminen nopeuttaa yrityksen sisäistä toimintaa, mutta parhaassa mahdollisessa tilanteessa, sen tuomat edut ulottuvat myös yrityksen käyttämiin ulkoisiin palveluihin. Vaikka Evelia ei itsessään sisällä lopullista kirjanpitomahdollisuutta, mahdollistaa se kuitenkin konekielisten kirjanpitoraporttien lataamisen, joita voidaan hyödyntää useissa eri kirjanpito-ohjelmissa. Myös VirtaWorks Oy on päässyt nauttimaan näiden sähköisten konekielisten raporttien tuomista eduista.
‘’Nykyään kirjanpitoraportit ladataan konekielisinä suoraan Eveliasta ja lähetetään sähköisesti kirjanpitäjällemme. Raportit ovat yhteensopivat kirjanpitäjämme kirjanpito-ohjelmiston kanssa, eikä hänen tarvitse enää kirjata jokaista tositetta käsin ja aikaa säästyy. Tämä on vähentänyt manuaalista työtä niin meiltä kuin kirjanpitäjältä, näkyy suoraan kirjanpitokustannuksissamme – positiivisesti.’’
‘’Tilitoimiston lasku on nykyään ihan murto-osa siitä, mitä se ennen oli.’’
– Sauli Mustajärvi
Kaikki tarvittava fiksusti yhdessä paketissa
Eveliasta löytyy laaja, mutta olennainen valikoima sähköalalle tarpeellisia ominaisuuksia. Kun asiat keskitetään yhteen paikkaan ja saadaan keskustelemaan saumattomasti keskenään, tuo se helpotusta ja säästöä moneen eri tilanteeseen.
‘’Suurin ero aikaisempaan on siinä, että enää ei ole tarvetta millekään erillisille sovelluksille, kun kaikki hoituu sillä yhdellä ja samalla ohjelmalla. Eveliassa on paljon ominaisuuksia ja ne ovat kaikki juuri niitä, joita me tarvitsemme tekemisessämme ja joita ilman olisi vaikea olla. Tuleehan se myös helpommaksi ja halvemmaksi keskittää kaikki yhteen, kuin maksaa viidestä erillisestä palvelusta ja hyppiä eri ohjelmistojen välillä.’’
Ohjelmistoa valittaessa kannattaa muistaa tarkastella ennemminkin kokonaiskuvaa ja ohjelmiston tuomia lopullisia säästöjä, kuin pelkästään hintalappua, sillä aina se halvin vaihtoehto ei ole se paras vaihtoehto.
‘’Eihän Evelia se halvin mahdollinen laskutusohjelma ole, mutta tässä pätee sama kuin siinä, miksi emme osta sähkötyökaluja sieltä halpakaupasta, vaikka ne olisivatkin puolet halvempia. Meillä Evelia on tuonut selkeästi enemmän rahallista säästöä kuin, mitä itse ohjelma meille on maksanut. Tämän lisäksi se on säästänyt minun työaikaani, mikä on oikeasti arvokasta aikaa. ’’
VirtaWorksin Sauli suosittelee tyytyväisenä Eveliaa myös kollegoilleen.
‘’Jos haluaa helpottaa omaa arkeaan ja tehdä työtä tehokkaasti, suosittelen ehdottomasti Eveliaa. Se on helppo ja looginen käyttää ja vähentää turhan työn tekemistä. Evelia on jo tähän mennessä säästänyt meiltä useita tuhansia euroja, kun pystymme paremmin keskittymään siihen olennaiseen. Yksi Evelian hyvistä puolista on myös se, että siellä ohjelmisto kehittyy koko ajan ja meitä asiakkaita kuunnellaan.’’
Tutustu asiakasyritykseemme: VirtaWorks.fi