Evelialla helpotusta hallinnon työtaakkaan
Tilamestarit Oy on vuonna 2016 perustettu sisustusrakentamiseen erikoistunut perheyritys, jonka juuret ulottuvat vuosikymmenien taakse.
‘’Vaikka Tilamestarit Oy on perustettu vuonna 2016, pohjautuu yrityksen historia isäni elämäntyöhön, joka on toiminut alan yrittäjänä lähestulkoon koko elämänsä. Minä toimin yrityksessä liikkeenjohtajana ja vastuulleni kuuluukin tämän myötä monen moinen hallintopuolen homma.’’
‘’Vaikka Tilamestarit Oy on perustettu vuonna 2016, pohjautuu yrityksen historia isäni elämäntyöhön, joka on toiminut alan yrittäjänä lähestulkoon koko elämänsä. Minä toimin yrityksessä liikkeenjohtajana ja vastuulleni kuuluukin tämän myötä monen moinen hallintopuolen homma.’’
Noin 30 henkeä työllistävä, Oulusta lähtöisin oleva yritys, on kuluneiden kuuden vuoden aikana laajentanut toimintaansa koko Suomen alueelle, jonka johdosta toimipisteitä löytyykin tänä päivänä Oulun lisäksi niin Pirkanmaalta kuin Helsingistä. Toiminnan kasvun myötä myös palvelut ovat kehittyneet keskittymään pääosin kalusteasentajille tehtyihin asennuksiin ja remontteihin, joissa työkohteet ovat nykyään huomattavasti aiempaa suurempia, kuten esim. hotelleita, sairaaloita ja ravintoloita. Kovan kasvun ja liiketoimintamallin muutoksen johdosta Tilamestareille syntyi tarve löytää uusi ohjelmisto, joka tukisi paremmin yrityksen muuttunutta arkea.
Kasvu ja muuttunut liiketoimintamalli loivat tarpeen uudelle ohjelmistolle
Tilamestareiden liiketoiminta lähti melko hurjaan kasvuun yhtiömuodon muutoksen jälkeen, jolloin liiketoimintasuunnitelmasta tehtiin aiempaa huomattavasti tavoitteellisempi. Kasvanut ja muuttunut liiketoiminta loi yritykselle samalla uudenlaisia tarpeita toiminnanohjausohjelmiston suhteen.
‘’Lähdimme kasvattamaan toimintaamme tavoitteellisesti vuonna 2016, jossa olemmekin onnistuneet mielestäni hyvin. Lähitulevaisuuden tavoitteenamme on liikevaihdon kolminkertaistamista eli kasvusuunnitelmat ovat suuret. Koska toimintamme on muuttunut viime vuosien aikana melko rajusti, ei aiemmin käyttämämme yleisohjelmisto enää soveltunut tarpeisiimme, jonka vuoksi lähdimme etsimään uutta alallemme sekä tarpeisiimme paremmin soveltuvaa vaihtoehtoa.’’
Uuden ohjelmiston löytäminen ei käynyt käden käänteessä, sillä vaikka ohjelmistotarjoajia on rutkasti, ei se oikeanlainen ratkaisu meinannut siltikään löytyä.
‘’Uutta ohjelmistoa etsittiin melko kauan. Olemme toimialaltamme hieman sellaisia väliinputoajia, ettei meidän toimintaamme tukevaa ohjelmistoa meinannut ensin löytyä. Joko ohjelmistot olivat liian suppeita tai sitten aivan liian laajoja ja raskaita sisältäen paljon sellaisia ominaisuuksia, jotka olivat täysin turhia meidän tarpeitamme ajatellen.’’
Vaikka Tilamestareilla testailtiin useampaa eri niin yleis- kuin alakohtaista ohjelmistoa, erottui Evelia kuitenkin edukseen sen monipuolisuuden, helppokäyttöisyyden, sekä palvelun laadun vuoksi.
‘’Tutkimme ja testailimme useita eri ohjelmistoja ja huomasimme kuitenkin aina palaavamme takaisin Eveliaan, sillä koimme sen aina vievän voiton muista ohjelmistoista. Eveliassa meitä miellytti ohjelmiston monipuoliset toiminnallisuudet, mutta silti kevyt ja yksinkertainen käyttöliittymä. Tämän lisäksi myös Evelialta saatu ratkaisukeskeinen ja asiakasta kuunteleva palvelu oli iso plussa. Koimme, että olimme löytäneet itsellemme ohjelmiston, joka vastasi monin eri tavoin tarpeitamme. Näin päädyimmekin loppujen lopuksi Eveliaan, joka on nyt ollut käytössämme noin puolentoista vuoden ajan.’’
Ohjelmiston käytettävyys avainasemassa uuden opettelulle
Ohjelmiston valintaa tehdessä, otettiin Tilamestareilla vahvasti huomioon yrityksen omat työntekijät ja ohjelmiston käytettävyys, sillä aiemman kokemuksen mukaan, voi liian vaikeakäyttöisen ohjelman käyttöönoton läpivienti tyssätä kuin seinään, mikäli sen opettelu vie liikaa aikaa.
’’Kun tällainen ohjelma vaihdetaan, menee siinä hetki, että kaikki sisäistävät, miten ne kirjaukset tehdään ja miksi joku asia toimii näin tai noin. Aiemmin hyvän tovin kokeilussa olleen ohjelmiston kanssa oli ongelmia käytön kanssa, sillä vaikka ohjelmisto olikin ollut jo hyvän tovin testissä, tuntui silti siltä, että vain harva sitä oppi siltikään käyttämään. Koska työntekijät kokivat ohjelmiston haastavaksi ja monimutkaiseksi, oli se meille selkeä merkki, ettei ohjelmisto voinut jäädä käyttöömme. Ohjelmiston valinnassa menimmekin tämän vuoksi käytettävyys ja myös työntekijöiden näkökulma edellä. Eveliassa meitä miellytti juurikin käyttöliittymän selkeys.’’
Yrityksen kasvaessa, ei aiemmin pienemmässä yrityksessä käytössä olleet roolitukset ja toimintatavat enää välttämättä istu suuremman yrityksen arkeen samalla tavalla kuin aiemmin, jonka vuoksi suurempienkin muutoksien teko voi olla tarpeen. Evelian mahdollistamat uudet toimintatavat ovat muuttaneet Tilamestareiden arkea monin eri tavoin ja kun kyseessä on suurempi, 30 hengen yritys, on muutoksien läpivienti, ohjelmiston helppokäyttöisyydestä huolimatta, vaatinut hyvää suunnittelua, testailua ja uuden opettelua. Muutosta helpottaakseen, otettiinkin Evelia yrityksessä käyttöön asteittain.
‘’Me otimme Evelian käyttöömme vähän takaperoisesti eli alkuun ohjelmisto otettiin käyttöön työntekijöille työajanseurantaan. Seuraavaksi laajensimme ohjelmiston käytön myynti- ja ostoreskontran hallintaan. Nykyään Evelialla hallinnoidaan näiden lisäksi kaikkia työkirjauksia, projekteja, sekä kohteita. Koko ajan otamme Eveliaa yhä laajemmin käyttöömme. Se Eveliass onkin hyvää, kun kaikkia ominaisuuksia ei ole pakko heti ottaa käyttöön, vaan uusia ominaisuuksia voidaan alkaa opettelemaan, kun niille syntyy tarve. Myös monia sellaisia uusia ominaisuuksia, joita emme aiemmin pitäneet tarpeellisena, on otettu käyttöömme ja olemme kokeneet ne erittäin hyödyllisiksi.’’
Nyt noin vuosi vaihdon jälkeen, ollaan Tilamestareilla tyytyväisiä siihen, miten arki uuden ohjelmiston kanssa on lähtenyt rullaamaan.
‘’Evelia on mielestäni tarpeeksi selkeä työntekijöille, joka on helpottanut hyvin paljon uuden opettelua ja sitä, että se ohjelmisto on saatu kunnollisesti käyttöön koko yrityksessä.’’
Evelian mahdollistamat uudet roolitukset tuoneet helpotusta hallinnon työtaakkaan
Evelian myötä Tilamestareilla on pystytty järkeistämään töiden roolituksia aiempaan verraten. Uusien toimintatapojen ansiosta työvaiheita on saatu jaettua tasaisemmin eri tekijöiden kesken, josta on ollut suuri apu hallinnon työtaakkaan.
‘’Yrityksessämme tehtiin Eveliaan vaihdon myötä melko isojakin roolitusmuutoksia, kun töiden hallinnan eri vaiheita on pystytty enemmän jakamaan hallinnon puolelta asiakkuuspäällikölle, sekä työnjohdolle. Ohjelmiston vaihdon yksi tarkoitus oli saada vähennettyä hallintopuolen työtaakkaa ja Evelian avulla se on onnistunut.’’
‘’Ohjelmiston vaihdon yksi tarkoitus oli saada vähennettyä hallintopuolen työtaakkaa ja Evelian avulla se on onnistunut.’’ – Ella Väisänen
Sen lisäksi, että työtaakkaa on saatu jaettua työnjohdolle, helpottaa hallintopuolta suuresti se, että työntekijöiden kirjaukset tehdään suoraan ohjelmistoon, jolloin tämäkään puoli ei rasita laskutusprosessia.
‘’Aiemmin minun vastuullani oli todella paljon asioita, ihan töiden jaosta lähtien, tuntien tarkastukseen saakka ennen kuin pääsi itse laskutuksen kimppuun. Nykyään työntekijät kirjaavatkin kaikki työkirjaukset ongelmitta suoraan sovelluksen kautta Eveliaan, joiden viikoittaisen tarkistamisen ja hyväksymisen hoitaa työnjohto. Nyt voin luottaa laskua tehdessä siihen, että kirjaukset ovat oikein, eikä niiden läpikäyntiin kulu minun aikaani. Niitä hommia, jotka olivat aiemmin yksinään minun vastuullani, on nykyään hoitamassa myös viisi muuta henkilöä. Tämä on vähentänyt minun työkuormaani huomattavasti. Onhan se ollut kiva huomata, että Evelian ja uusien roolituksien myötä ei niitä töitä tarvitsekaan enää tehdä 24/7.’’
‘’Onhan se ollut kiva huomata, että Evelian ja uusien roolituksien myötä ei niitä töitä tarvitse enää tehdä 24/7.’’ – Ella Väisänen
Eveliasta vihdoin ratkaisu yrityksen toimintaa aiemmin raskauttaneisiin asioihin
Tilamestareilla huokaistaan helpotuksesta, kun vihdoin käyttöön on löytynyt ohjelmisto, joka vastaa yrityksen tarpeisiin ratkaisten monia ongelmia, joiden kanssa aiemmin painittiin.
‘’Suurin etu on ollut se, että vihdoin onnistuimme jakamaan sitä roolia suuremmalla kädellä. Sitä yritimme aiemmilla ohjelmistoilla, mutta siinä emme onnistuneet. Vaikka kaikki asiat eivät ole enää ns. minun hyppysissäni samalla tavalla kuin aiemmin, on minun kuitenkin helppo seurata Eveliassa, mitä tapahtuu.’’
Evelian muovautuvaisuus ja selkeys on myös ollut suurena apuna.
‘’Evelia on selkeä ja kevytrakenteinen, mutta sieltä löytyy silti kaikki tarpeellinen meidän käyttöön. Ohjelmisto on myös todella monipuolinen ja monet ominaisuudet ovat sellaisia, että ne saa helposti ‘’muovattua’’ käyttöön sellaisiksi, kuin erilaiset yritykset niitä tarvitsevat. Kyllä minä olen tyytyväinen siihen, että päädyimme pitkän etsinnän jälkeen Eveliaan.’’