Pienillä asioilla suuri merkitys
Vuonna 2019 perustettu Suur-Helsingin Sähkö Oy tarjoaa laaja-alaisesti sähköalan palveluita aina huoltotöistä saneerauksiin, nimensäkin mukaisesti, Suur-Helsingin alueella. Yritys sai alkunsa, kun entiset kollegat, Anders Sandström ja Kim Wiberg, päätyivät perustamaan yhteisen yrityksen aiemman työpaikan organisaatiomuutosten johdosta.
''Meiltä molemmilta löytyy yhteistä työtaustaa useamman vuoden ajalta, kun työskentelimme samalle työnantajalle. Kyseisessä yrityksessä tuli melko paljon muutoksia, jonka johdosta päätimme pistää pystyyn oman yrityksen. Tekemisemme vahvuus on siinä, että meiltä löytyy useiden vuosien kokemus, vaikka yritys itsessään onkin vielä melko nuori. Kun on tehnyt hommia alalla hieman kauemmin, on sitä päässyt näkemään, miten itse ei halua asioita hoidettavan. Nyt, kun olemme itse yrityksen vetäjinä, olemme päässeet toteuttamaan asiat sillä tavoin, kuin me ne parhaaksi näemme ja koen, että hyvin olemme myös onnistuneet.’’
Aiemman ohjelmiston epäluotettavuus sai kiinnostumaan uudesta vaihtoehdosta
Yrityksen käytössä oli jo ennestään talotekniikka-alalle suunnattu laskutusohjelmisto. Kokemusta löytyi myös muista alan ohjelmistoista, mutta vielä ei kuitenkaan ollut löytynyt sitä oikeaa, joka istuisi yrityksen tarpeisiin kuin vasara käteen. Viimeisimmän ohjelmiston käyttö takkuili, mikä sai yrittäjät kiinnostumaan uudesta vaihtoehdosta, kun heille sellaista suositeltiin.
'’Monia ohjelmistoja on tullut kokeiltua. Viimeisimmässä ohjelmistossa ilmeni kuitenkin turhan usein erinäisiä ongelmia ja bugeja, jotka tekivät sen käytöstä välillä melko turhauttavaa. Emme kuitenkaan varsinaisesti etsineet aktiivisesti uutta ohjelmistoa. Tuttu kollega pyysi kurkkaamaan Eveliaa ja kehui sen toimivuutta. No mehän tutustuimme, testailimme ja totesimme, että Evelia oli parempi vaihtoehto kuin silloinen ohjelmistomme, jonka vuoksi päädyimmekin vaihtamaan Eveliaan.’’
Evelia otettiin yrityksen käyttöön vuoden 2020 kesäkuussa. Yrittäjien mukaan uuden ohjelmiston käyttöönotto ja opettelu sujui melko mutkattomasti. Myös kaikki tarpeelliset tiedot saatiin vanhasta ohjelmistosta uuteen, mikä vei pois manuaalisen työn.
''Alkuun pidimme pienen etäpalaverin, jossa ohjelmisto otettiin käyttöön. Melko nopeasti siitä asiat alkoivat rullaamaan. Vanhasta ohjelmistosta tuotiin asiakastiedot Eveliaan, jonka ansiosta niitä ei tarvinnut itse alkaa manuaalisesti näpyttelemään. Ei siinä uuden ohjelmiston opettelussakaan mitään suurempia haasteita ollut. Evelian tukipalvelut ovat olleet toki myös suurena apuna; aina on heti saanut yhteyden, jos on jotain kysyttävää ilmennyt. Kysymysten kysyminen on tehty myös todella helpoksi ohjelmiston sisäisen tukichatin avulla, mihin on ollut helppoa nopeasti laittaa viestiä, jos on tullut jotain pikkukysymyksiä vastaan.’’
Evelialla askel entistä sähköisempään toimintaan
Yrityksen sähköisyys oli jo ennestään monilta osin hyvin edistyksellisessä tilanteessa. Evelian myötä toimintoja on kuitenkin saatu sähköistettyä entisestään, mistä on ollut yrittäjien mukaan suurta helpotusta. Suurin muutos on tullut, yrittäjien mukaan, kirjanpitoaineistojen hallintaan, jotka nykyään hoidetaan yrityksessä täysin sähköisesti.
'’Kirjanpitoamme hoitaa ulkopuolinen henkilö, joka tarkoittaa sitä, että kirjanpidon aineistot tulee saada kuukausittain kirjanpitäjälle. Aiemmin kaikki kirjanpitoaineistot menivät täysin paperisesti kirjanpitäjälle, josta olemme nyt onneksi päässeet eroon. Se on ollut suuri muutosloikka, kun nykyään kaikki saadaan hoidettua sähköisesti. Kyllähän se säästää paljon aikaa ja tuo helpotusta, kun ei enää tarvitse kiikuttaa niitä lippulappusia mihinkään. Enää ei myöskään tarvitse pelätä, että esimerkiksi kuitit pääsisivät katoamaan, kun kaikki tallennetaan aina saman tien sähköiseen muotoon. Sähköisyys mahdollistaa myös sen, että asiat ovat koko ajan paremmin ajantasalla.’’
‘’Enää ei tarvitse pelätä, että esimerkiksi kuitit pääsisivät katoamaan, kun kaikki tallennetaan aina saman tien sähköiseen muotoon.’’ – Kim Wiberg
Pienillä muutoksilla laskutuksesta entistä sujuvampaa
Yritys työllistää yrittäjien lisäksi yhden asentajan, jonka vuoksi työ- ja tarvikekirjauksia kertyy kolmelta ihmiseltä. Mikäli näiden hallintaan ei olisi sopivia työkaluja, voisi laskujen katteet heitellä ja itse laskutus muuttua raskaaksi.
'’Evelialla laskutus toimii nopeasti, helposti ja selkeästi. Kirjaukset hoidetaan niin sovelluksella kuin selaimessa ja kaikki on koko ajan ajantasalla. Evelian ostolaskujen hallinta ja edelleenlaskutus on myös todella näppärä, mikä helpottaa laskuttamista, kun ostot siirtyy oikeilla hinnoilla automaattisesti oikeiden töiden taakse.’’
Evelian myötä yritys on saanut käyttöönsä myös täysin uusia laskuttamiseen liittyviä ominaisuuksia, joista on loppujen lopuksi ollut suuri apu, kun turhista välivaiheista on päästy eroon ja tekeminen on suoraviivaistunut. Yksi näistä on välilaskutusmahdollisuus, joka on poistanut yrittäjiltä paljon manuaalista työtä.
'’Aiemmalla ohjelmistolla välilaskuttaminen ei toiminut tai sitä ominaisuutta ei periaatteessa ollut. Kun laskut menivät työnumerolla, piti aina välilaskuttaessa luoda uusi työ eli toisin sanoen kaikki piti kirjata alusta alkaen uudestaan. Tähän on tullut suuri helpotus Evelian myötä, kun välilaskuttaminen onnistuu ongelmitta ja samalla työllä voi jatkaa niin pitkään kuin tarve vaatii. Kyllä se säästää aikaa, kun on päästy eroon turhasta näpyttelystä ja paperien pyörittelystä.’’
Evelia on toimiva, selkeä ja nopea
Suur-Helsingin Sähkö Oy:llä ollaan tyytyväisiä Eveliaan monesta eri syystä, joista suurimpina ohjelmiston luotettava toimivuus, ohjelmiston jatkuva kehitys sekä toimistotöiden hallinnan helpottuminen.
'’Lyhykäisyydessään Evelia on helppokäyttöinen ohjelmisto, jolla laskutus on toimivaa, selkeää ja nopeaa. Kaikki toimii hyvin ja luotettavasti, eikä ole mitään, mistä pitäisi valittaa. On myös ollut kiva huomata, miten ohjelmistoa kehitetään eteenpäin jatkuvasti. Ei voi muuta sanoa kuin että tyytyväisiä olemme.’’