11 vuotta yrittäjyyttä, kunnes se oikea ohjelmisto vihdoin löytyi
RW-Putki Oy on Joroisista käsin toimiva LVI-alan ammattilainen, jonka palveluihin kuuluu LVI-urakoinnit, kuten ilma-, vesi- ja maalämpöpumppujen asennukset, sekä perinteiset putkityöt. Rami Willström, yrityksen vuonna 2008 perustanut yrittäjä, toimii yrityksen ainoana ‘’palkollisena’’, kun suuremmissa töissä hyödynnetään useasti tuttua ja luotettavaa alihankkijaverkostoa.
'’Työllistimme yhdessä vaiheessa neljäkin työntekijää, mutta osoittautui helpoimmaksi vaihtoehdoksi ruveta tekemään yhteistyötä näiden entisten työntekijöiden kanssa, jotka nykyään toimivat itse yrittäjinä. Tästä on saatu hyvää joustavuutta tekemiseen.’’
Rami Willström kertoo lähteneensä yrittäjäksi, kun halusi itse päästä vaikuttamaan enemmän siihen, miten asioita hoidetaan.
''Jo palkollisena toimiessani kiehtoi minua yrittäjyydessä se, että saisi itse määrätä omat tekemisensä, jonka vuoksi yrittäjäksi kolmetoista vuotta sitten lähdinkin. Kyllähän sitä alkuun oli ulkona kuin lumiukko, mutta on tässä vuosien varrella opittu ja kehitytty paljon. Päivääkään en ole päätöstäni yrittäjäksi lähtemisestä katunut.’’
11 vuotta yrittäjyyttä, kunnes se oikea ohjelmisto vihdoin löytyi
Vuonna 2008 ei, tällöin uusi yrittäjä, Rami osannut ajatellakaan, minkälaisia työkaluja laskutuksen tueksi voisi saada. Ensimmäiset vuodet yrityksen laskutus hoidettiinkin ilmaisella laskutusohjelmalla, kun paremmasta ei vielä ollut tietoa.
'’Yrittäjäksi lähdettyä en saanut keltään kunnon ohjeistusta siihen, millä laskutusta kannattaisi ruveta hoitamaan. Hetken netissä surffailtuani päädyin sitten ilmaiseen laskutusohjelmaan, joka ei osoittautunut kuitenkaan ihan parhaaksi vaihtoehdoksi.’’
Kun ilmainen laskutusohjelma todettiin epäkäytännölliseksi valinnaksi, vaihtui yrityksen laskutusohjelma alakohtaiseen järjestelmään, josta löytyikin jo monia alan yritysten laskutusta helpottavia tekijöitä.
’'Ilmaisohjelmasta ei löytynyt tuoteluetteloita, jonka takia kaikki laskurivit näpyteltiin käsin. Laskutuksessa oli ihan hirveä homma silloin, jonka vuoksi päädyinkin vaihtamaan alakohtaiseen vaihtoehtoon, joka olikin yritykseni käytössä useita vuosia. Olihan se laskutuksen kannalta jo suuri harppaus oikeaan suuntaan. En oikein kuitenkaan päässyt täysin sinuksi myöskään sen ohjelman kanssa, jonka takia päädyinkin lopulta vaihtamaan Eveliaan vuoden 2019 syksyllä. Nyt on löytynyt ohjelma, jonka kanssa laskutus on ihan oikeasti mukavaa ja helppoa.’’
Haasteena hidas laskutus ja kassan kierto
Vaikka alakohtainen ohjelma onkin LVI-alan yritysten laskutuksen kulmakivi, ei sekään yksinään aina takaa tehokasta ja helppoa laskutusta.
’'Ennen Eveliaa painottui laskutus yleensä viikonloppuihin, jolloin laskujen vääntämiseen saattoi mennä moniakin tunteja. Kyllähän se vähän harmitti vapaapäivinä istua toimistossa, vaikka laskutus itsessään tiesikin firmalle kassavirtaa.’’
Vaihto Eveliaan on nopeuttanut yrityksen laskutusprosessia huimasti, eikä yrittäjän tarvitse enää viettää sunnuntaipäiviään toimiston penkkiä kuluttaen.
’'Ero on kuin yöllä ja päivällä. Laskutus on nopeutunut ja helpottunut huomattavasti pääosin Evelian helppokäyttöisyyden ja nykyaikaisuuden takia. Laskutus- ja ostolaskujen hallinta on sähköistynyt, jonka ansiosta nykyään ne tukevat toisiaan ja monia työvaiheita on saatu automatisoitua. Tämän kautta ollaankin päästy eroon myös kaikesta ylimääräisestä paperin pyörittelystä.’’
Nopeutunut ja helpottunut laskutus näkyy suoraan yrityksen kassan kierrossa.
'’Vanhalla ohjelmistolla laskut tuli lähetettyä pääosin kirjeitse. Välillä ihmeteltiin, kun asiakkaan maksua ei kuulunut ja sitten selvisikin, että laskua ei oltu koskaan edes lähetetty. Nykyään suurin osa laskuista lähtee verkkolaskuina ja niille, joita niitä ei voi vielä vastaanottaa, lähtee laskut Maventan tulostuspalvelun kautta. Molemmissa tapauksissa on lasku lähetetty parilla klikkauksella asiakkaalle. Kassan kierto on nopeutunut aivan älyttömästi aiempaan verraten. Pienenä toimijana kun yrityksessä ei ole samanlaista rahallista puskuria, on nopea kassan kierto hyvin tärkeää.’’
Paperinen kirjanpito vaihtui sähköiseen
Uuden laskutusohjelman myötä vaihtui myös yrityksen kirjanpito Evelia Tileille.
’'Aiemmin kuittien ja muiden tilitoimistoaineistojen kerääminen ja lähettäminen tilitoimistolle työllisti paljon. Vaihdoimme tilitoimiston Evelia Tileille 2019-2020 vuodenvaihteessa tilikauden päätyttyä, josta ollaankin sitten hypätty iso harppaus nykyaikaan.’’
’’Enää en siihen paperirumbaan lähtisi.’’ – Rami Willström
Uuden tilitoimiston kautta sähköistyi koko kirjanpito, jonka ansiosta se ei työllistä yrittäjää enää lainkaan.
'’Nykyään meidän uudella kirjanpitäjällä on oikeudet Eveliaan. Sehän se siinä helppoa onkin, kun hän käy itse ne tarvittavat tiedot sieltä hakemassa. Nyt minä taas saan tehdä sitä hommaa mitä minä osaan, eli putkitöitä. Kirjanpito on nykyään täysin ulkoistettu ja se helpottaa kyllä huomattavasti.’’
Sähköistyneen kirjanpidon myötä kirjanpitokustannukset putosi kolmannekseen.
'’Iso tekijä Eveliassa on erittäin toimiva kirjanpidon raportointi. Se, että sieltä saa ladattua valmiit raportit tilitoimistolle, jotka kirjanpitäjä saa sähköisesti ladattua omaan kirjanpito-ohjelmaansa, eikä manuaalisia kirjauksia tarvita. Evelian ja uuden tilitoimiston myötä putosi kirjanpitokustannukset kolmannekseen. Hauskintahan tässä on se, että rahaa säästyy, mutta samalla myös minun työtehtävät tämän suhteen poistuivat täysin.’’
Helppo ja nykyaikainen ohjelmisto kannattava investointi
’'Jos haluaa kokonaisvaltaista ja helppoa ohjelmistoa, niin Evelia on sellainen. Sieltä löytyy lähes tulkoon kaikki, mitä tämän alan yrittäjä tarvitsee.’’
Rami on myös erittäin tyytyväinen siihen, että päätyi vaihtamaan nykyaikaiseen ja kehittyvään ohjelmistoon.
'’Evelia on nykyaikainen ja se tuo mukanaan joustavuutta. Onhan sitä monet kollegat ihmetelleet, miten laskun voi saada lähtemään työmaalla ollessa niinkin helposti. Vaikka Evelia onkin todella nykyaikainen, ei siellä silti olla jämähdetty paikoilleen, vaan uusia päivityksiä tulee vähintään kerran kuukaudessa. Ohjelmisto kehittyy jatkuvasti ja se on hienoa.’’