Kasvanut liiketoiminta paremmin hallintaan Evelialla
Rentovesi Oy on vuonna 2013 perustettu Lempääläinen LVI-firma. Alkujaan Rentomatic sauna-automaation ympärille perustettu yritys on vuosi vuodelta kasvattanut toimintaansa ja samalla laajentanut palvelutarjontaa myös perinteisten putkiasennuksien puolelle.
‘’Kaikki sai alkunsa Rentomatic sauna-automaatin ympärille, jonka vuoksi tämä yhtiö alun perin perustettiinkin. Tarkoitus oli ensin pelkästään valmistaa ja toimittaa tätä luomaamme tuotesuojattua sauna-automaattia, mutta vuosien saatossa toiminta on laajentunut ja nyt yrityksemme työllistääkin neljä henkilöä.’’
Tarve LVI-alalle suunniteltuun laskutusohjelmistoon
Alun perin laskutuksen näkökulmasta yksinkertaisempaan ja hyvin erilaiseen toimintaan hankittu laskutusohjelma alkoi muodostaa yrityksessä ongelmia toiminnan laajentuessa sauna-automaatioiden lisäksi putkiasennuksien puolelle. Aiemmin hyvin yksinkertainen ohjelmisto toimi vielä ihan kohtuullisesti. Palveluiden laajentuessa muuttui myös laskutuksen luonne, johon aiempi ohjelmisto ei enää kuitenkaan taipunut tarvitulla tavalla.
‘’Yrityksen käytössä oli alusta alkaen yleislaskutusohjelma, jolla mentiinkin noin kuusi vuotta. Laajentaessamme putkiasennuksien puolelle ja asentajamäärän kasvaessa tuli laskuttamisesta rankkaa hommaa, kun kirjaukset tehtiin paperilapuille ja kaikki piti näpytellä hinnoista lähtien käsin sinne ohjelmistoon. Laskutukseen meni valehtelematta 30 tuntia vielä normaalin työviikon lisäksi.’’
Useamman vuoden tuskailun jälkeen päätti yrityksen perustaja, Jussi Salmela, viimein luovuttaa vanhan ohjelmiston kanssa ja ryhtyikin kartoittamaan uutta vaihtoehtoa.
‘’Mitta tuli täyteen koneella istuskelusta ja totesin, että tähän on oltava joku fiksumpi vaihtoehto. Onnekseni yksi tuttava sattui olemaan Evelian käyttäjä ja kehui kyseistä ohjelmaa minulle. Vuoden 2019 lokakuussa päädyin vaihtamaan Eveliaan ja sillä tiellä ollaan edelleen.’’
Uutta ohjelmistoa hankittaessa ei vielä ihan täysin tiedetty mitä yritys kaipaa, kun aiempaa kokemusta alakohtaisesta ohjelmistosta ei löytynyt.
‘’Alkuun mielikuvani tällaisesta ohjelmistosta oli hyvin erilainen, jonka vuoksi hainkin ehkä hieman erilaista ohjelmistoa. Tähän vaikutti varmasti toki se, ettei minulla ollut minkäänlaista aiempaa kokemusta tällaisesta laajemmasta alakohtaisesta ohjelmasta. Nopeasti päästiin kuitenkin sinuiksi Evelian kanssa ja nyt reilun puolentoista vuoden käytön jälkeen voin kyllä todeta, että tämä olikin oikeasti juuri sitä, mitä yritykseni kaipasi.’’
Keikkatöiden hallintaa helpottavat ominaisuudet kunniaan
Ohjelmiston vaihto oli suuri muutos koko yritykselle, kun asentajien kirjauksiin käytetyt paperilaput vaihtuivat mobiilikirjauksiin.
‘’Evelia tuli suoraan myös asentajien käyttöön. Alkuun tietysti oltiin huuli pyöreänä, että mitähän tästä tulee, kun kaikki muuttuu ihan täysin, mutta kaikki meni loppujen lopuksi hyvin nätisti.’’
Yrityksen töistä n. 75% koostuu keikkaluontoisista lvi-töistä, joiden laskutuksen luonne on hyvin erilainen verrattuna esimerkiksi urakkatöihin.
‘’Meillä työt koostuvat pitkälti tuntitöistä, joissa tarvikkeet lyödään laskulle erikseen. Kyllähän se helpottaa, kun nykyään asentajat voivat suoraan työmaalla kirjata itse omat tarvikkeensa suoraan Eveliaan eikä niitä paperilappusten harakanvarpaita tarvitse enää laskuja tehdessä tulkita.’’
Mobiilikäyttöisyyden myötä on myös sähköinen dokumentointi tullut osaksi yrityksen arkea.
‘’Onhan Eveliassa, työkirjauksien lisäksi, todella tärkeä työkalu myös sähköinen dokumentointi. Esimerkiksi kylpyhuoneen kalustuksissa, otamme aina kohteesta ennen-kuvat, jotka tallennetaan oikealla työlle. Näin näemme helposti, uusien kylpyhuonekalusteiden asennusvaiheessa, miten ja missä kaikki on aiemmin ollut. Onhan tämä nykyään paljon edistyksellisempi toimintatapa aiempaan verrattuna. Nykyään kaikki työtä koskevat tiedostot kuvista sopimuksiin ja sähköisiin lomakkeisiin löytyvät helposti aina oikean työn, kohteen ja asiakkaan takaa. Tiedot ei katoa ja ne on nopeasti löydettävissä.’’
Evelian fiksuista ominaisuuksista suuri helpotus laskutukseen
Eveliasta löytyy monia niin pieniä kuin suuria ominaisuuksia, joiden avulla laskujen teko on helpottunut huomattavasti aiempaan nähden.
‘’Ensinnäkin laskujen tekoa helpottaa ja nopeuttaa suuresti työntekijöiden itsenäinen kirjausmahdollisuus. Tämän lisäksi ohjelmistosta löytyy myös paljon sellaisia helpottavia ominaisuuksia, jotka kohdistuvat suoraan itse laskun tekoon. Yksi näistä helpottavista tekijöistä on toki tukkureiden hinnastot, joiden ansiosta omat ostohinnat ovat aina ajan tasalla Eveliassa. Toinen helpottava tekijä on automatisoitu katehinnoittelu. Kun hinnoittelumäärityksen on kerran tehty, määräytyy kaikkien tuotteiden hinnat automaattisesti oikein oikeilla katteilla. Tämän ansiosta omaan laskutusprosessiini kuuluu nykyään melkeinpä enää vain kirjausten tarkastaminen ja laskutuspainikkeen klikkaaminen.’’
Helppous on tuonut mukanaan myös suurta ajallista säästöä.
‘’Työt ovat lisääntyneet tässä viimeisen puolentoista vuoden aikana ja Evelialla ollaankin tehty jo n. 800 kpl eri työmaata. Jos kaikki nämä laskut olisi tehty sillä vanhalla ohjelmistolla, voi vaan kuvitella paljonko hukkatavaraa ja –tunteja olisi kertynyt ja paljonko minä olisin istunut tietokoneen äärellä. Nykyään laskutukseen kuluu vain 10 % siitä ajasta, mitä aiemmin kului.’’
‘’Nykyään laskutukseen kuluu vain 10 % siitä ajasta, mitä aiemmin kului.’’ – Jussi Salmela
Reaaliaikaisella seurannalla nopeampi reagointikyky
Evelian nykyaikaisuus ja selainpohjaisuus ovat helpottaneet kokonaisvaltaisesti myös yrityksen seurantaprosesseja samalla tehden niistä paljon aiempaa reaaliaikaisempia.
‘’Kaikki tiedot ovat nykyään paljon aiempaa ajantasaisemmat – oli kyse sitten myyntireskontrasta tai yrityksen kokonaisvaltaisen kannattavuuden seurannasta.’’
‘’Aiemmin vertasin lasku kerrallaan niiden summia verkkopankin tapahtumiin, jotta pysyin kartalla, ovatko asiakkaat maksaneet laskunsa vai eivät. Evelialla maksujen seuranta on helpottunut todella paljon, kun laskujen suoritukset kirjautuvat automaattisesti Eveliaan, josta ne voi nopeasti tsekata vaikka puhelimella. Enää en ole sidottu tietokoneeseen, kun asioita pystyy hoitamaan missä ja milloin tahansa. Tämä on todella merkityksellinen ero entiseen, mikä on helpottanut huomattavasti omaa tekemistä. Helppouden takia sitä reskontraa tulee myös seurattua paljon aktiivisemmin kuin aiemmin.’’
Myös yrityksen kannattavuuden seuranta on reaaliaikaistunut Evelian myötä.
‘’Evelian etusivulla sijaitsevista graafeista näkee nopealla vilkaisulla yrityksen myyntilaskutuksen ja ostojen tilanteen. Enää ei tarvitse odotella kirjanpidon raportteja, jotta pääsee näkemään, miten on mennyt. Eveliasta on helppo seurata reaaliajassa, miten kuukausi on mennyt. Mikäli ostopuolen palkit ovat matalampia kuin myyntipuolen, voi kuukauden todeta olleen kannattava.’’
Vanhaan ei ole paluuta
‘’Kaiken kaikkiaan ollaan hyvin tyytyväisiä. Ei enää ilmankaan pärjäisi, se on selvä. Tässä on niin iso ero entiseen, että sitä on vaikea edes kuvailla. Nyt jos minun pitäisi palata takaisin vanhaan systeemiin, niin kyllä minä todennäköisesti ennemmin lopettaisin nämä hommat kuin siirtyisin siihen vanhaan toimintamalliin.’’
Yrityksessä ollaan hyvin tyytyväisiä Eveliaan, jonka vuoksi yrittäjä voikin suositella Eveliaa kaikille alan yrityksille.
‘’Evelia on hinta-laatu-suhteeltaan hyvä vaihtoehto tämän alan yrityksille. Vaikka Evelia on laaja, on se silti tarpeeksi simppeli, jonka ansiosta käyttö on helppoa ja tiedot löytyvät helposti. Evelia kehittyy myös jatkuvaan tahtiin. Jo sen aikana, mitä olemme Evelian asiakkaina olleet, on kehitystä tapahtunut huimasti. En näe mitään syytä, miksei tätä kannattaisi suositella muille alan yrittäjille.’’