Kunnollisten työkalujen hankinta hyvissä ajoin fiksua
LVI-Tohtori Oy on vuonna 2019 perustettu putkifirma, joka toimii Pirkanmaan ja Kanta-Hämeen alueella. Yrityksen palvelut koostuvat pääasiallisesti omakotitalojen saneerauksista sekä lämpöpumppujen asennuksista.
''Vaikka yksinyrittäjänä töitä tehdään pienessä määrin verrattuna suuriin firmoihin, on palvelutarjontamme kuitenkin melko laaja. Monipuolisesti teemme kaikkea; aina painovoimaisen- ja koneellisen ilmanvaihdon huolloista pienimuotoiseen suunnitteluun, perinteisiä kylpyhuonekalusteasennuksia, korjaustöitä, sekä ihan koko talon täyssaneerauksiakin. Sanoisin, että vahvuutenamme on ratkaisukeskeinen palvelu, sillä pyrimme aina löytämään sen parhaimman vaihtoehdon asiakkaidemme tarpeisiin ja tarpeen vaatiessa suosittelemme myös muita, jos koemme ettei kyseinen työ oikeasti sovellu meille.’’
Ennakoivasti hankittu laajempi ohjelmisto oli fiksu päätös
Yrityksen alkutaipale laskutettiin OP:n yritysmobiililla, josta melko nopeasti siirryttiinkin alakohtaiseen ja ominaisuuksiltaan laajempaan ohjelmistoon, Eveliaan.
'’Perustin LVI-Tohtori Oy:n vuoden 2019 keväällä, kun taas Evelia tuli yrityksen käyttöön samaisen vuoden elokuussa. Alkuun halusin vain ohjelman, jolla saisi tehtyä uskottavan näköisen laskun ja tuo OP:n yritysmobiili nyt sattui olemaan ilmainen vaihtoehto, kun omat tilit olivat OP:lla. Se oli ihan ok tiettyyn rajaan asti. Sillä pystyi laskun tekemään, mutta ei sillä oikeastaan paljon mitään muuta sitten tehnytkään.’’
''Vaikka alkuun teinkin sellaista alihankintatyötä, mihin ei vielä varsinaisesti tarvittu laajempaa laskutusohjelmistoa, halusin kuitenkin alkutaipaleelta saakka ottaa kunnollisen ohjelmiston käyttöön, jolla asiat saataisiin hoidettua mahdollisimman helposti myös tulevaisuudessa töiden muuttuessa ja kasvaessa. Se, miksi lähdin yrittäjäksi oli kuitenkin se, että pääsee tekemään monipuolisesti itseään kiinnostavia töitä, josta tiesinkin, että aliurakointi kerrostalossa ei tulisi olemaan loppujen lopuksi se, mitä jäisin tekemään.’’
Vaikka alussa tarve ei ollut yhtä suuri laajemmalle ohjelmistolle, koki yrittäjä fiksuksi ratkaisuksi ottaa laajempi ohjelmisto käyttöön siinä vaiheessa, kun pakottavaa tarvetta ja kiirettä asian suhteen ei vielä ollut. Näin yrittäjä pääsi välttämään paniikkiratkaisut ja stressin ohjelmiston vaihdon suhteen.
'’Tiesin tarpeen laajemmalle ohjelmistolle tulevan ennemmin tai myöhemmin, niin koin olevan järkevämpää lähteä heti opettelemaan ja käyttämään laajempaa ohjelmistoa ennakoivasti. Kun asiakkaiden määrä kasvaa ja työmaat muuttuvat entistä sekalaisimmiksi, ei työkiireet ainakaan siitä helpotu. Tiedostin, ettei kunnollisen laskutusohjelman käyttöönotto ja opettelu muutu ainakaan helpommaksi siinä vaiheessa, kun aikaa on vähemmän. Kyllä minä kerrankin itseäni nyt taputan selkään, että olen ollut kaukaa viisas ja hankkinut sen kunnollisen laskutusohjelman jo hyvissä ajoin.''
”Kyllä minä kerrankin itseäni nyt taputan selkään, että olen ollut kaukaa viisas ja hankkinut sen kunnollisen laskutusohjelman jo hyvissä ajoin.’’ – Lassi Pirttikoski
Eveliaan Pirttikoski päätyi ohjelmiston keveyden, monipuolisuuden ja alakohtaisuuden takia.
'’Kyllä sitä useampia eri ohjelmistoja tuli vertailtua, mutta Evelia vain tuntui niistä kaikista sopivimmalta ratkaisulta yritykselleni. Eveliasta löytyi kaikki tarvittavat ominaisuudet laskutuksesta ostolaskuihin, helppoihin kirjauksiin ja seurantaan, mutta se ei kuitenkaan vaikuttanut raskaalta ja vaikealta käyttää. Toki hinta oli myös kohdillaan.’’
Evelian mukana tuli monta uutta arkea helpottavaa ominaisuutta
Pääosin Evelia hankittiin yritykselle helpottamaan laskutusta ja töiden hallintaa, kun työmäärä lisääntyy.
'’Varmasti keskeisin Evelian ominaisuus meille oli ihan tuo töiden hallinta ja laskutus. Onhan tässä ihan erilaisia ominaisuuksia näiden suhteen verrattuna aiempaan ohjelmaan, esimerkiksi nuo tukkureiden ajantasaiset hinnastot ja omien aletaulukoiden tuontimahdollisuus. Tämän lisäksi laskutusta helpottaa hinnoittelusäännöstöt, joita voi itse Eveliaan luoda. Näiden ansiosta hinnat määräytyvät aina oikein ja voi olla varma, että katteet pysyvät hyvinä. Kyllähän se on myös säästänyt aikaa, kun niitä hintoja ei tarvitse enää etsiä toimittajien verkkosivuilta.‘’
'’Yksi tärkeimmistä jutuista uutta ohjelmistoa hankittaessa oli se, että halusin sähköiset ostolaskut. Aiemmin kun näitä ei ollut käytössä, tuli laskut sähköpostiin, johon ne pääsivät helposti hukkumaan. Samoin, jos lasku tuli paperisena, oli usein eräpäivä jo mennyt, ennen kuin laskua pääsi edes käsittelemään. Tämän lisäksi sähköiset ostolaskut ovat helpottaneet myös varsinkin näitä keikkahommia, joissa niitä pieniä nippeleitä menee ihan älytön määrä. Se on hyvä ominaisuus, että ne kaikki saa nykyään vietyä suoraan ostoista laskuille parilla klikkauksella.’’
Myös yrityksen käteis- ja korttiostojen kuitteja on ruvettu hallinnoimaan sähköisesti Evelian kuittiskannerilla.
'’Kuittiskanneri tuli uutena Evelian mukana. Nyt kun ne kuititkin on saatu Eveliaan, näkyy ihan oikeasti kaikki ostot tuolla Evelian graafeissa, joista tuloja ja menoja on helppo seurata. Kuittiskanneri on myös todella helppokäyttöinen, kun sitä tulee pääosin käytettyä liikkeellä ollessa, jolloin tuo Evelian sovellus, Evelia Work, on sitten siinä apuna.’’
Nykyään lähes tulkoon täysin sähköinen toiminta on helpottanut asioiden hallintaa, sekä säästänyt yrittäjän aikaa.
'’Mikäli laskut eivät lähde ja tule sähköisessä muodossa, on se paperin määrä aivan älytön. Jos tekisin kaikki asiat paperisesti, olisin varmaankin konkurssissa, kun ei aikaa jäisi muulle. Se on ainakin itselle ihan elinehto, että saa sähköisesti hoidettua kaikki laskutukset, ostolaskut, kuitit ja kirjanpitoaineistot.’’
Toimintojen keskittäminen yhteen ohjelmistoon helpottanut seurantaa ja kirjanpitoa
Laskuttamisen ja ostojen hallinnan lisäksi helpotusta on tullut myös seurantaan.
'’Seurantaa helpottaa ihan se, että työllä laskua tehdessä on tulot, kulut ja katteet helposti näkyvillä. Ei tarvitse sen enempää lähteä analysoimaan ja etsimään tietoa, kun siitä näkee nopealla vilkaisulla, että miten on työ mennyt.’’
'’Onhan Evelian käyttöönotto helpottanut myös kirjanpitäjän työtä, kun kirjanpitoaineistot saa ladattua suoraan Eveliasta. Nykyään kirjanpitäjä käy useimmiten itse hakemassa tarvitsemansa tiedot Eveliasta, jolloin se ei työllistä myöskään minua samalla tavalla kuin aiemmin. Eveliasta löytyy myös integraatio kirjanpitäjän käyttämään ohjelmaan, jonka ansiosta hän saa ladattua nämä aineistot suoraan ohjelmistosta toiseen.’’
Toimiva asiakaspalvelu ja jatkuva ohjelmistokehitys pitää asiakkaat tyytyväisenä
Pirttikosken mielestä jopa itse ominaisuuksiakin tärkeämpää on toimiva asiakaspalvelu, josta saa auttavan avun silloin kun sitä tarvitsee, eikä viikon kuluttua.
'’Evelian tuki on kyllä todella hyvä. Aina kun niitä kysymyksiä tulee, vastaa tuki aina nopeasti, se on ihan ykkösjuttu. Voisi sanoa, että tuo asiakaspalvelu ja tuki käytännön tilanteissa - se on melkein se tärkein asia, ylitse minkään ominaisuuksien. Sillä varmistetaan helppo käyttö ja että uusistakin ominaisuuksista voidaan nopeasti kysäistä jotain, ellei niihin ole itse ehtinyt tutustumaan. Aina on saanut avun tilanteeseen kuin tilanteeseen. Toinen Evelian vahvuus on myös jatkuva ohjelmistokehitys ja se, että siinä kuunnellaan ihan oikeasti asiakkaiden toiveita.’’