Kun kaikki tarvittava löytyy yhdestä ohjelmistosta
Lämpöjokeri on vuonna 2003 perustettu perheyritys, jonka vetovastuuseen astui kuutisen vuotta sitten isänsä jalanjäljissä Jussi Heimonen. Yrityksen toiminnassa on nähty erilaisia aikoja kuluneiden kahdenkymmenen vuoden aikana, mutta noin neljä vuotta sitten Jussi lähti kasvattamaan toimintaa uudestaan, ja tänä päivänä yritys on kasvanut 14 henkeä työllistäväksi lämmitys- ja jäähdytysjärjestelmiin erikoistuneeksi talotekniikka-alan yritykseksi.
‘’Olen ollut yritystoiminnassa mukana siitä asti, kun täytin 18. Vuosien varrella työmaat ovat muuttuneet, mutta nelisen vuotta lähdin kasvattamaan yritystä uudestaan. Viime vuosina kasvua on tehty voimakkaasti ja liikevaihtoa on kasvatettu kolmessa vuodessa sadastatuhannesta kahteen miljoonaan euroon.’’
Lämpöjokeri palvelee avaimet käteen -periaatteella niin kotitalous-, yritys- kuin taloyhtiöasiakkaita Lahden, Heinolan, Asikkalan ja Päijät-Hämeen alueella.
‘’Palveluihimme kuuluu erilaiset lämmitys- ja jäähdytysratkaisut, kuten ilma-, vesi- ja maalämpöpumppujen asennukset, korjaukset ja huollot. Vahvuutenamme on ehdottomasti laaja osaaminen. Yrityksestämme löytyy omat putki-, sähkö- ja kylmäasentajat, joiden ansiosta pystymme tarjoamaan asiakkaillemme urakat avaimet käteen -periaatteella.’’
Yrityksen kasvu nosti esiin ongelmia, jotka ajoivat vaihtaman ohjelmistoa
Toiminnan kasvaessa erinäiset ongelmat astuivat esiin vanhoissa ohjelmistoissa, kun työmääräinten, niin kuin ei muidenkaan toimintojen hallinta, enää toiminutkaan yhtä sujuvasti.
‘’Toiminnan kasvaessa erinäiset ongelmat nostivat päänsä esiin, kun esimerkiksi töiden määrä alkoi kasvamaan, eikä näiden hallintaan löytynyt meiltä vielä tällöin tarpeeksi hyvää työkalua. Meillä haettiin jokusen aikaa sitä oikeaa ohjelmistoa tai ohjelmistojen yhdistelmää, jonka vuoksi käytössämme oli useampi eri ohjelmisto vähän päällekkäin. Emme kuitenkaan löytäneet näistä sitä meille oikeaa vaihtoehtoa, kun manuaalista työtä tarvittiin edelleen mielestäni liikaa, joka johti omanlaiseensa sekasortoon.’’
Koska toimivaa ratkaisua aiemmin käytössä olleista ohjelmistoista ei löytynyt, siirtyi katse uusiin ohjelmistovaihtoehtoihin.
‘’Aiemmin oltiin testailtu useamman ohjelmiston yhdistelmiä, jonka johdosta uudeksi tavoitteeksi tuli löytää yksi ohjelma, jolla saataisiin hallittua tehokkaasti kaikki yrityksen toiminnot. Tavoitteena oli myös päästä eroon kaikesta turhasta manuaalisesta työstä, jotta kasvavaa toimintaa olisi helpompi hallita.’’
Jussille vinkattiin Eveliaa, jonka johdosta yrittäjä päätyikin tutustumaan tähän uudehkoon ohjelmistotarjoajaan.
‘’Eveliassa mielenkiintoni herätti se, että yhdellä ohjelmistolla saadaan hoidettua niin myyntilaskutus, ostolaskut, kuitit, työmääräimet, kirjaukset kuin työajanseurantakin, ja näiden lisäksi kirjanpitoaineistot saadaan ajettua helposti sähköisessä muodossa kirjanpitäjälle. Toisin sanoen, ohjelmistosta löytyi kaikki tarvittava.’’
Ei aikaakaan, kun Jussi päätti, että Evelia olisi se oikea uusi työkalu yrityksen toimintojen hallintaan, ja näin ollen Lämpöjokeri siirtyikin Evelian asiakkaaksi vuoden 2020 marraskuussa.
Evelialla kasvanut työmäärä hallintaan tehokkaammin
Yrityksen työmäärä on kasvanut viime vuosien aikana kovaa vauhtia, josta johtuen töiden hallinnan tehokkuuteen vaikuttaa suuresti käytössä olevat työkalut. Evelian myötä Lämpöjokerilla on saatu sähköistettyä ja keskitettyä kaikki töihin liittyvä tieto, dokumentointi ja kirjaukset yhteen paikkaan. Tämän on suuri apu yritykselle laskutuksen ja kokonaisuuden hallintaan, sekä tehostaa myös asentajien työtä.
‘’Meillä ei tehdä yhtään työtä Evelian ulkopuolella eli kaikki tieto on nykyään keskitetty yhteen ohjelmistoon. Kaikki lähtee siitä, että ensin Eveliaan luodaan sähköinen lähete, josta löytyy asentajille kaikki kohteen, asiakkaan ja työn tiedot, joihin asentajilla on pääsy vaikka suoraan puhelimella. Tämä helpottaa tottakai asentajien työtä, kun tiedot ovat helposti löydettävissä. Isoa apua se antaa myös hallinnon puolelle, kun nämä tiedot eivät ole jakautuneet useampaan paikkaan, vaan yhdellä kirjaukselle kaikki tarvittava tieto saadaan kaikkien näkyviin.’’
Sähköiset työmääräimet ja toimivat työ- ja tarvikekirjaukset helpottavat niin asentajien kuin myös laskuttajan arkea. Kun tieto työn tilasta ja työlle menneistä tuotteista ja tunneista saadaan reaaliajassa myös toimiston puolelle, ollaan yrityksessä kokonaisvaltaisesti paremmin ajan tasalla siitä, missä mennään.
‘’Kaikki työlle tehtävät kirjaukset hoituvat asentajien toimesta. Asentajat kirjaavat itse työaikansa Evelian tuntilapuille, josta tiedot siirtyvät myös laskuriveiksi. Mikäli töille menee pientä tarviketta, joka ei tule suoraan ostolaskujen edelleenlaskutuksesta, saavat asentajat helposti kirjattua myös nämä työlle. Asentajat hoitavat myös työn merkitsemisen valmiiksi tarkastukseen, josta työnjohtajat taas merkitsevät sen eteenpäin valmiiksi laskutukseen. Näin laskuttaja saa aina reaaliajassa tiedon siitä, mitkä työt voi laskuttaa ja milloin. Enää ei tarvitse soitella ja tarkistella, mikä minkäkin työn tilanne on, kun kaikki näkyy suoraan Eveliasta. Se on suuri helpotus.’’
‘’Enää ei tarvitse soitella ja tarkistella, mikä minkäkin työn tilanne on, kun kaikki näkyy suoraan Eveliasta. Se on suuri helpotus.’’ – Jussi Heimonen
Työ- ja tarvikekirjauksien lisäksi myös töiden dokumentointi hoituu sähköisesti.
‘’Lämpöpumpun asennuspöytäkirja on meillä kovassa käytössä. Näitä tulee täyteltyä ainakin noin sata kappaletta vuodessa. Se on helppo, kun sen täyttö onnistuu sähköisesti suoraan Eveliassa ja tiedot tallentuvat automaattisesti oikean työn taakse.’’
Nyt yhdestä ohjelmistosta löytyy kaikki tarvittava
Aiemmin Lämpöjokerilla kamppailtiin sen ongelman kanssa, että asioita hallinnoitiin useammalla eri ohjelmistolla. Nyt yritys on kuitenkin löytänyt itselleen ohjelmiston, jolla hoituu töiden hallinnan lisäksi myös kaikki muu tarvittava.
‘’Evelialla hallinnoidaan töiden ohella myös luonnollisesti myyntilaskutusta, mutta tämän lisäksi samalla ohjelmistolla hallinnoidaan myös ostolaskuja, lasketaan tarjoukset, sekä seurataan töiden ja urakoiden katteita.’’
Jussi on tyytyväinen Evelian laskutusominaisuuteen, joka on yrittäjän mukaan tarpeeksi monipuolinen, mutta samalla yksinkertainen käyttää.
‘’Evelialla myyntilaskutus on sähköistynyt entisestään. Itse laskutusominaisuus on todella helppo, kätevä ja yksinkertainen käyttää. Monet pienet Evelian ominaisuudet, kuten esimerkiksi helppo hyvityslaskujen teko, ovat nopeuttaneet tekemistä.’’
Evelian myötä myös verkkopankin käyttö on jäänyt vähemmälle, kun myös palkkojen maksu saadaan hoidettua Evelian kautta.
‘’Evelian maksut-ominaisuus on myös kätevä ja nopeuttaa tekemistä, kun esimerkiksi työntekijöiden palkatkin saadaan nykyään maksettua suoraan ohjelmistosta, eikä verkkopankkiin tarvitse tämän vuoksi kirjautua. Samalla palkkakustannukset näkyvät myös Evelian raporteilla.’’
Kun kaikki tieto on keskitetty yhteen paikkaan, on yrityksen kokonaisvaltaista tilannetta helpompi seurata.
‘’Evelialla tulee hoidettua myös seuranta. Luonnollisesti Evelialla seurataan töiden ja urakoiden katteita, mutta tämän lisäksi suurena apuna on myös myyntiraportti, josta näkee helposti myynnit niin työnjohtajien kuin myös yrityksemme myyjien mukaan.’’
Kun kokonaisuus on kunnossa, liikkuu rahakin nopeammin
Evelialla monet yrityksen toiminnot ovat suoraviivaistuneet, jolla on ollut suora vaikutus muun muassa tasaisempaan kassan kiertoon.
‘’Laskujen määrä on kasvanut reilusti työmäärän kasvaessa. Siinä on oma hallinnoimisensa myös ja mikäli tähän liittyvät prosessit eivät ole kunnossa, hidastaa se kassan kiertoa. Se, mikä meidänkin kokoiselle yritykselle hyvin tärkeää on, että raha liikkuu nopeasti suuntaan ja toiseen. Pyrkimyksenämme on aina, että samana päivänä, kun työ valmistuu, lähtee myös asiakkaalle lasku ja Evelian kanssa tämä on mahdollista.’’
Lämpöjokerilla ollaan erittäin tyytyväisiä Eveliaan ja itse yrittäjä kokee, että ohjelmisto on tuonut suurta helpotusta yritysarjen pyörittämiseen.
‘’Evelia on hyvin laaja ohjelmisto, josta löytyy kaikki tarvittava yrityksen pyörittämiseen. Ohjelmiston helppokäyttöisyys ja monipuoliset alakohtaiset ominaisuudet helpottavat tekemistä monessa eri työvaiheessa, jolla on suuri vaikutus kokonaisuuteen. Kyllä tätä ohjelmistoa suosittelen ehdottomasti tämän alan yrittäjille, mikäli löytyy halua helpottaa sitä omaa tekemistä.’’