Välillä vaihtamalla paranee
Vuonna 2014 perustettu JS-Sähköpalvelu Oy on torniolainen yritys, joka tarjoaa perinteisiä sähköurakointipalveluita Pohjois-Suomen alueella niin yksityishenkilöille kuin yrityksille.
‘’Emme ole erikoistuneet vain yhteen tiettyyn osa-alueeseen, vaan teemme sähkötöitä laidasta laitaan riippuen asiakkaidemme tarpeista. ‘Palkollisena’ yrityksessä on vain minä, mutta usein töitä tehdään yhdessä aliurakoitsijoiden kanssa, jonka ansiosta myös astetta suuremmat kohteet onnistuvat.’’
Joskus yritystoiminnan tehostaminen vaatii uudet työkalut
Jani Syväjärven ryhdyttyä yrittäjäksi, otti hän aikoinaan lähestulkoon saman tien käyttöönsä talotekniikka-alalle suunnatun laskutusohjelman yrityksen laskutuksen pyörittämisen tueksi.
‘’Olen toiminut yrittäjänä vuodesta 2007 saakka ja vuonna 2014 muutin yritysmuodon osakeyhtiöksi. Toisin sanoen, yrittäjävuosia on kertynyt nyt jo 14 vuoden ajalta. Melkein toiminnan alusta saakka on yritykseni laskutusta hoidettu tälle toimialalle suunnatulla ohjelmistolla, sillä onhan se vain paljon fiksumpi ja helpompi vaihtoehto. Kokemusta näistä ohjelmistoistakin on siis kertynyt jo useamman vuoden takaa.’’
Uuden ohjelmiston hankintaan ei ajanut sen suuremmat ongelmat vanhassa laskutusohjelmistossa, vaan pikemminkin halu vain päivittää nykyaikaisempaan, helppokäyttöisempään ja parempaan vaihtoehtoon, kun sellainen ‘sattumalta’ tuli vastaan.
‘’Ei siinä vanhassa ohjelmistossa mitään niin sanotusti vikaa ollut, mutta alkoihan se olemaan jo hieman vanhahko. Ensinnäkin se oli serveripohjainen, joka rajoitti ohjelman käyttöä tietyissä tilanteissa, eikä itse käyttöliittymäkään ollut saanut enää viime aikoina sen suurempia päivityksiä, jonka vuoksi sekin oli jäänyt hieman viime vuosikymmenelle.’’
JS-Sähköpalvelu Oy siirtyi Evelian asiakkaaksi vuoden 2020 tammikuussa, kun ohjelmistotalon puolelta oltiin yrittäjään päin yhteydessä ja mielenkiinto vaihdolle syntyi.
‘’Minuun otettiin yhteyttä Evelialta, jonka jälkeen varasimme etäesittelyn ja olihan Evelia nykyaikaisempi ratkaisu kuin tuo aiemmin käytössä ollut ohjelmisto. En minä siinä ollut edes mitään uusia ohjelmistoja kartoittanut tai ohjelmiston vaihtoa sen enempää aiemmin miettinyt, mutta Evelia vaikutti sen verran hyvältä ja helppokäyttöiseltä vaihtoehdolta, jonka takia päätin, että nyt oli aika päivittää ohjelmisto nykypäivään.’’
Ohjelmiston vaihto olikin odotettua helpompi prosessi
Janin mukaan ohjelmiston käyttöönotto sujui hyvin ja loppujen lopuksi yllättävän vaivattomasti.
‘’Eihän se ohjelmiston vaihto ollutkaan loppupeleissä mikään iso ‘ongelma’, vaikka ehkä sellainen mielikuva minulla on ohjelmiston vaihdosta aiemmin ollut. Tarvittavat tiedot, kuten asiakasrekisterit, saatiin tuotua Evelian toimesta vanhasta ohjelmistosta uuteen, niin ei niitäkään ilman tarvinnut alkaa laskuttelemaan tai itse näpyttelemään.’’
Yrittäjä koki Evelian helppokäyttöisyyden tulleen esiin jo heti käyttöönotossa.
‘’Uuteen ohjelmistoon kun vaihtaa, niin ainahan siinä tulee uutta opeteltavaa. Se on ehkä se asia, mitä monet siinä vaihdoksessa eniten karsastavat. Vaikka Evelia olikin minulle täysin uusi ohjelmisto, ei siinä uuden opettelussa mennyt kuin viikko tai kaksi. Melko nopeasti ja kivuttomasti tuli ne perusasiat selväksi, kun ohjelma on sen verran looginen ja helppo käyttää.’’
‘’Vaikka Evelia olikin minulle täysin uusi ohjelmisto, ei siinä uuden opettelussa mennyt kuin viikko tai kaksi.’’ – Jani Syväjärvi
Evelialla eroon lopuistakin lippulappusista ja manuaalisista vienneistä
Koska yrityksellä oli jo vuosia ollut käytössään alakohtainen ohjelmisto, olivat monet laskutukseen liittyvät perusasiat kunnossa. Näin ollen sähköiset osto– ja myyntilaskut ovatkin kuuluneet yrityksen normiarkeen jo useampia vuosia. Evelian myötä yrityksessä saatiin kuitenkin sähköistettyä vielä loputkin toiminnot, jonka ansiosta JS-Sähköpalvelu Oy:llä toimitaankin nykyään täysin sähköisesti, eikä lippulappujen pyörittelyä tarvita edes käteis- ja korttiostojen arkistointiin.
‘’Vaikka sähköiset laskut ovatkin kuuluneet yrityksemme arkeen jo kauan, hoidettiin kuittien hallinta vielä ennen Eveliaa paperisesti. Aiemmin käytössä ei ollut kuittiskanneria, mikä on nyt Evelian mukana tullut meille täysin uutena ominaisuutena. Onhan se tietenkin paljon helpompi näin, ettei kirjanpitäjälle tarvitse enää kiikuttaa lippuja ja lappuja fyysisesti tai skannata niitä erikseen tietokoneelle ja lähetellä sähköpostilla. Nykyään käteis- ja korttiostojen kuitit menevät helposti suoraan Eveliaan, josta kirjanpitäjä saa itse haettua ne selaimen kautta.’’
Evelian selainpohjaisuuden ansiosta kirjanpitoraporttejakaan ei yrittäjän tarvitse enää kirjanpitäjälle lähetellä, kun kirjanpitäjä pystyy ne itse hakemaan suoraan Eveliasta.
‘’Aiemmin kirjanpitäjäni ei pystynyt itse hakemaan tarvittavia tietoja ja raportteja ohjelmistostani, koska se oli serveripohjainen. Tuolloin minun piti ne sähköpostilla toimittaa, johon siihenkin sai toki uppoamaan aikaa ihan hyvin. Nykyään kirjanpitäjällä on omat tunnukset, joilla hän kirjautuu Eveliaan. Eveliasta löytyy myös integraatio kirjanpitäjäni käyttämään kirjanpito-ohjelmaan, jonka ansiosta ne saadaan ajettua myös sinne sähköisesti. Onhan tämä tapa kätevämpi kuin aiemmin.’'
Asiakkaita kuunteleva tuki ja kehitys positiivinen yllätys
Yrittäjä kertoo hyötyneensä Evelian tukipalveluista erinäisissä tilanteissa, jonka ansiosta ohjelmiston käyttöönotto ja uuden opettelu sujui entistä helpommin.
‘’Ihan alkuun minulle pidettiin käyttöönottokoulutus, jossa käytiin perusasiat läpi. Alkutaipaleella tuli toki oltua enemmän yhteyksissä Evelian tukeen, kun sitä uutta tuli vielä jonkun aikaa. Aina jos tuli jokin pattitilanne, sai tuen heti kiinni. Koskaan ei tarvinnut yksin jäädä pähkäilemään.’’
Nykyään tukipalveluiden hyödyntäminen on jäänyt vähemmälle ohjelmiston tultua jo niin tutuksi. Nykyään tukichattiin lisätäänkin enemmän mahdollisia kehitysideoita kuin kysymyksiä käytöstä. Evelian asiakkaita kuunteleva ohjelmistokehitys onkin tullut Janille positiivisena yllätyksenä.
‘’Ei sinne tukeen ole tarvinnut enää samalla tavalla soitella kuin alkupuolella, kun ohjelmiston käyttö sujuu luontevasti. Jos on tullut jotain pientä kysyttävää tai kommentoitavaa, on sitten tultu laitettua viestiä ohjelmiston sisäisen tukichatin kautta. Kehitysideoita ohjelmaan on tullut jätettyä ja onhan niitä myös julkaistu, mitä sinne on itse ehdotellut. Se on ollut kyllä positiivista huomata, miten annettu palaute on otettu vastaan ja miten siihen on reagoitu. Eveliaan on tullut sellaisia muutoksia, joita olen sinne itse ehdotellut. Ei tällainen asiakkaita kuunteleva kehitys ole mikään itsestäänselvyys.’’
‘’Kehitysideoita ohjelmaan on tullut jätettyä ja onhan niitä myös julkaistu, mitä sinne on itse ehdotellut. Se on ollut kyllä positiivista huomata, miten annettu palaute on otettu vastaan ja miten siihen on reagoitu.’’ – Jani Syväjärvi
Evelia hyvä vaihtoehto nykyaikaista ratkaisua etsiville yrityksille
Evelia on tuonut yritykselle entistä nykyaikaisemman työkalun, jonka ansiosta loputkin toiminnot on saatu sähköistettyä ja automatisoitua. Tällä tavoin yrityksessä on pystytty tehostamaan toimintaansa entisestään, joka näkyy esimerkiksi vapautuneena vapaa-aikana.
'’Evelian myötä on tullut monia sellaisia pieniä asioita, joista on tullut loppujen lopuksi kuitenkin suurta helpotusta. Esimerkiksi Evelian selainpohjaisuus mahdollistaa nykyään sen, että uudet työkeikat voi vastaanottaa ja kirjata ylös ohjelmistoon myös liikkeellä ollessa. Enää ei tarvitse kirjata tietoja tuplasti, ensin puhelimeen/paperille ja kotona vielä sinne itse ohjelmaan. Samoin, kun tukusta käy hakemassa tavaraa, ei tarvitse enää ulkomuistista kaivella työnumeroita, vaan ne löytyvät helposti puhelimesta.’’
Pienet asiat ovat tuoneet myös ajallista säästöä, jota yrittäjä ei voi koskaan saada liikaa.
‘’Vaikka aiemmin laskutuksessa hyödynnettiin jo monia sitä helpottavia tekijöitä, kuten esimerkiksi toimittajien hinnastoja ja ostolaskujen edelleenlaskutusta, on laskutukseen kulunut aika siltikin lyhentynyt Evelian myötä. Se, että se ohjelmiston käyttöliittymä on suoraviivainen ja helppo, nopeuttaa totta kai tekemistä.’’
Yrittäjän mukaan vaihto Eveliaan oli oikea päätös.
‘’Kyllä se oli hyvä päätös päivittää ohjelmisto uuteen. Kyllä ne pienemmätkin erot ja muutokset voivat tehdä suurenkin merkityksen kokonaisuuteen.’’