Ajallista säästöä ja mielekkyyttä tekemiseen
EMK-Putki Oy:n toiminta sai alkunsa vuonna 2015, jolloin Erno Hokkanen päätti yksinään lähteä kokeilemaan yrittäjyyttä, parin vuoden osakkuuden jälkeen. Nyt noin viisi vuotta toiminnassa ollut EMK-Putki keskittyy pääosin pientalojen LVI-töihin, mutta tämän lisäksi tekee myös LVI-töitä rakennusliikkeille aina uudisrakentamisesta saneerauksiin.
Yrityksessä kyllästyttiin aiemman ohjelmiston kankeuteen ja vanhanaikaisuuteen, josta päätös lähteä vaihtamaan ohjelmistoa syntyikin. Koska vanha ohjelmisto ei enää palvellut yrittäjän tarpeita, oli aika etsiä jotain uutta ja nykyaikaisempaa.
‘’Selainpohjaisuus oli minulle se avaintekijä, miksi päädyin Eveliaan. Aiempi ohjelmisto oli 90-luvulta ja sinne ne toiminnot oli myös jääneet. Olin yksinkertaisesti vain niin kyllästynyt käytössäni olevaan vanhanaikaiseen ohjelmistoon ja Evelia taas oli täysin vanhan ohjelmiston vastakohta – nykyaikainen, helppokäyttöinen ja selainpohjainen.
Monia samoja ominaisuuksia on käytössäni, nyt Eveliassa, mitä aiemmin, mutta ero vanhaan on silti suuri. Samat asiat on toteutettu eri tavalla, mikä tekee Eveliasta nykyaikaisen ja helpon käyttää. Tottakai myös täysin uusia ominaisuuksia on tullut otettua käyttöön kuten esimerkiksi sähköiset lomakkeet ja työajanseuranta.’’
Nykyaikainen ohjelmisto tekee toimistotyöt helpommaksi ja aikaa jää muuhunkin
Evelian selainpohjaisuus ja laiteriippumattomuus mahdollistaa eri ominaisuuksien käytön liikkeellä ollessa. Kun ohjelmisto tämän lisäksi sisältää tarvittavat ominaisuudet, voidaan suuri osa töistä hoitaa jo suoraan kentällä, jolloin toimiston penkkiä ei tarvitse kuluttaa yhtä paljon kuin aiemmin. Myös Erno kokee Evelian sähköisten lomakkeiden, mobiililaskutusmahdollisuuden, sekä työajanseurannan vähentäneen toimistolla vietettyä aikaa.
Toimiva mobiililiittymä tehostaa yrityksen toimintaa
Erno on päässyt hyödyntämään Evelian mobiilikäyttöisyyttä ja huomannut niiden tuoman helppouden, varmuuden ja ajallisen säästön.
‘’Vanhassa ohjelmistossa oli myös mobiililaajennus, jolla pystyi kirjaamaan tavarat ja tunnit ylös. Se oli kuitenkin melko kankea käyttää, kun laskuja sillä ei kuitenkaan pystynyt tekemään, vaan ne piti erikseen tehdä pääohjelmistolla tietokoneella. Tällaiselle pienelle firmalle kuin me, joka tekee paljon pientä keikkaa yksityisasiakkaille, ei oikein sovellu tuollainen käytäntö tai se ei ainakaan ole se järkevin ja tehokkain tapa toimia. On se paljon helpompaa, kun voi suoraan työmaalla lyödä tavarat ja tunnit Eveliaan, jolloin lasku on periaatteessa jo heti valmis lähetettäväksi ja laskun lähetyksenkin voi hoitaa samantien puhelimella.’’
Myös täysin uusina ominaisuuksina yrityksen käyttöön on tullut Evelian mobiilikäyttöisyyden mahdollistamat sähköiset lomakkeet ja työajanseuranta. Näiden uusien ominaisuuksien avulla yritys on pystynyt poistamaan tekemisestä turhia välivaiheita, tarkentamaan ja tehostamaan toimintaansa entisestään.
‘’Turhia välivaiheita on poistunut, jos vertaa aiempaan, jolloin tein pöytäkirjat tietokoneella Excel-pohjalle, tallensin kansioon, muunsin PDF-tiedostoksi ja lähetin asiakkaalle sähköpostitse. Nyt täytän tarvittavat lomakkeet asiakkaan luona suoraan Eveliaan, josta ne lähetän laskun liitteenä asiakkaalle. Lomakkeet myös tallentuvat automaattisesti asiakkaan ja kohteen taakse, jonka ansiosta enää ei tarvitse murehtia niiden arkistoinnin ja säilymisen perään.
Työajanseuranta on myös erittäin helppo käyttää, sen kun laittaa vaan kellon käyntiin, kun aloittaa hommat. Työn valmistuttua ei tarvitse enää arpoa, kuinka kauan siihen työhön menikään aikaa. Tottakai myös urakkatöissä tuntien seuranta on hyvä ja tärkeä ominaisuus. Sen avulla pystyy seuraamaan minkä verran niitä työtunteja on oikeasti tehty verrattuna arvioituun määrään.’’
Ajallista säästöä ja mielekkyyttä tekemiseen
Helppokäyttöisen ja mukana kulkevan ohjelmiston ansiosta, työt hoituvat, Ernon mukaan, nykyään pienemmällä kynnyksellä, jonka ansiosta toimistohommat eivät enää kasaannu loppuviikkoon.
‘’Toimistolla istuminen on vähentynyt Evelian käyttöönoton myötä, kun pystyy tekemään enemmän jo siellä kentällä. Aikaisempaan verrattuna aikaa säästyy, kun ne muutaman tunnin toimistohommat eivät jää roikkumaan sinne loppuviikolle, kun niitä saa hoidettua saman tien pitkin päivää. Evelian kanssa se lasku lähtee helpommin tänään eikä silloin perjantaina työviikon jälkeen.
”Evelian kanssa se lasku lähtee helpommin tänään eikä silloin perjantaina työviikon jälkeen.”
Ajallisen säästön lisäksi on myös rahallisesti kannattavampaa tehdä ne laskut jo asiakkaan luona kuin toimistolla. Siinä menee kuitenkin tuplasti aikaa, jos ensin kirjaan tarvikkeet ja tunnit ylös paperille tai puhelimeen ja sitten toimistolla taas kuluu aikaa siihen, kun kirjaa ne samat asiat toistamiseen vielä sinne ohjelmistoon ja vasta tämän jälkeen pääsee lähettämään sen laskun asiakkaalle.
Monella tämän alan yritykselle on varmasti iso kynnys laskuttaa siitä ajasta, joka kuluu paperitöihin työmaan ulkopuolella pöytäkirjoihin, laskutukseen jne. Kaikki tämä on kuitenkin laskutettavaa työaikaa, vaikka sitä ei työmaalla tehtäisi. Kun lasku ja lomakkeet tehdään ja täytetään asiakkaan edessä, ei siinä tule kenellekään mitään epäilystä, kuuluuko tämä nyt siihen laskutettavaan työaikaan vai ei.’’
Miksi suosittelisit Eveliaa muille saman alan yrittäjille?
Erno Hokkanen suosittelee Eveliaa yrityksille, jotka kaipaavat helppokäyttöistä ja nykyaikaista ohjelmistoa.
‘’Evelian nykyaikaisuus, helppokäyttöisyys ja automatisoidut toiminnot ovat syitä, miksi juuri tämä ohjelmisto on hyvä valinta. Se ettei minun tarvitse enää itse päivittää mitään päivityksiä ja odotella, kun se ohjelma siinä päivittelee, on iso plussa, koska se aika on tietty aina pois omasta työajasta.
Evelia myös sopii mielestäni aina pienistä firmoista suurin, sillä ohjelmisto taipuu moneen eri käyttöön ja sisältää paljon hyviä ominaisuuksia. Iso plussa on myös se, että kaikkien käytössä on yksi ja sama käyttöliittymä, joka helpottaa ohjelmiston opettelua ja opettamista. Kun Evelia on käytössä eri versioita ei tarvitse handlata, sillä niitä ei ole. Ohjelmiston käyttö ja uudet ominaisuudet on myös helppo opetella, kun ne on toteutettu loogisella tavalla. Mikäli tulee kysyttävää, voi aina helposti kysäistä suoraan ohjelmiston tukichatistä, josta aina olen saanut avun sitä tarvittaessa.’’