Evelialla laskut lähtevät nopeammin kuin koskaan aiemmin
Pirkanmaan Sähkömiehet Oy on Pirkanmaalla toimiva monitaitoinen sähköalan ammattilainen. Yrityksen palveluihin kuuluu sähköasennuksien, -remonttien ja -huoltojen lisäksi myös taloautomaatiot, jotka kattavat yli puolet yrityksen kaikista töistä. Pirkanmaan Sähkömiehet Oy sai alkunsa vuonna 2007, kun yrittäjinä ja yhteistyökumppaneina toimineet Teemu Saarinen ja Risto Hiltunen päättivät työmäärien kasvaessa perustaa yhteisen firman, jonka alle kaikki työt koottaisiin.
Jämähtänyt tuotekehitys sai vaihtamaan uuteen
Yrityksen käytössä oli alusta alkaen talotekniikka-alalle suunnattu ohjelmisto, joka soveltui yrityksen toimintaan useamman vuoden ajan. Vanhan ohjelmiston kehitys kuitenkin hiipui, jonka vuoksi alkoi se jäämään jälkeen muun teknologian kehityksestä, eikä enää tukenut yrityksen päivittäistä toimintaa kaivatulla tavalla.
‘’Aiempi ohjelmistomme oli toki aikoinaan hyvä, mutta tuotekehitystä ei enää viime vuosina tapahtunut juuri lainkaan. Muutoksia ja kehitystä sai odotella ja mikäli jotain pyysi, ei sitä koskaan tullut. Meillä alkoi syntyä tarpeita, joihin vanha ohjelmisto ei enää pystynyt vastaamaan, josta heräsikin ajatus uuden ohjelmiston hankinnalle. Itsekin kun pelaa työn puolesta automaation kanssa niin tietää, mihin tietokoneet oikeasti pystyvät. Totta kai sitä osaa tällöin vaatia enemmän myös siltä omalta ohjelmistolta.’’
Tavoitteena oli löytää asentajien työtä paremmin tukeva ohjelmisto
Yritys työllistää parhaimmillaan seitsemän henkilöä, joiden kaikkien vastuulla on kirjata omat päivittäiset tunnit ja tarvikkeet ylös laskutusta ja palkanlaskentaa varten. Yrityksen aiemmin käytössä olleen ohjelmiston kankeus teki sen päivittäisestä käytöstä liian raskasta. Tämän tuloksena, lähdettiin yrityksessä pohtimaan ohjelmiston päivittämistä nykyaikaisempaan ja liikkuvaa työtä paremmin tukevaan vaihtoehtoon.
‘’Vaikka aiemmassa ohjelmistossa asentajiemme käytössä oli mobiilikäyttöliittymä, oli sen käyttö kuitenkin liian raskasta. Sieltä puuttui tärkeitä ominaisuuksia, kuten esimerkiksi kalenteri, jossa työt saataisiin helposti näkyviin asentajille. Myös käytön joustavuudessa oli toivomisen varaa.’’
Ohjelmistokartoituksesta yrityksessä vastasi pääosin Teemu, yrittäjistä se teknologian parempi ystävä. Vaikka ohjelmistovalinnassa yrittäjien näkemys onkin se tärkein, otettiin myös asentajien mielipide vahvasti huomioon.
‘’Viime helmikuun Sähkömessuille sovimme tapaamisen kahden eri ohjelmistotalon kanssa. Meillä oli mukana kaksi asentajaa, yksi keikkapuolen hommia tekevä ja yksi taloautomaatiopuolelta. Halusin heidän katsovan ohjelmat ensin läpi, sillä ohjelmisto on yhtä lailla päivittäin myös heidän käytössään ja tarkoituksena oli löytää heidän työhönsä paremmin soveltuva työkalu. Eveliaan päädyimme sen kokonaisvaltaisen helppouden takia.’’
Vaivaton ja nopea ohjelmiston vaihto
‘’Pääsimme itse ohjelmiston vaihdossa todella helpolla. Sähkömessut, joissa Eveliaa meille esiteltiin, oli helmikuun alussa ja kuukauden päästä siitä alettiinkin jo kirjaamaan asiat Eveliaan. Vaihtoprosessi kävi kyllä todella nopeasti.’’
Ohjelmiston vaihto ja sen tuoma uuden opettelu voi aiheuttaa monelle pientä päänvaivaa, mutta se ei kuitenkaan ole välttämätöntä. Mikäli ohjelmiston vaihtoprosessi on tehty helpoksi ohjelmiston tarjoajan puolelta ja tarvittava tuki on aina saatavilla, tekee se vaihtoprosessista huomattavasti helpompaa.
‘’Kyllähän minä alkuun pelkäsin, että minkälainen rumba vaihdosta mahtaa tulla, mutta helpollahan siinä päästiin. Ohjelmiston opettelu hoidettiin kahden tunnin kestävällä etäopastuksella, johon myös asentajat osallistuivat. Evelialta saatiin opastusta myös kirjanpitäjällemme. Kaikki hoitui mielestäni ihan loistavasti.’’
‘’Asioita helpotti suuresti myös se, että kaikki saatiin hoidettua etänä. Eihän se pelkkä koulutus aivan kaikkea opeta, vaan ohjelmisto tulee tutuksi käyttämällä. Evelia on kuitenkin niin looginen ja helppo, että sitä kun käyttää, oppii koko ajan myös omatoimisesti uutta.’’
Vaikka Evelia onkin nykyaikainen, on se tehty loogiseksi, jolloin sen käyttö ei vaadi vahvaa teknologian etukäteisosaamista. Risto on hyvä esimerkki siitä, miten iästä ja teknologian taitotasosta riippumatta, voi Evelian käytön oppia kuka tahansa.
‘’Jos minä osaa käyttää Eveliaa, osaa kyllä kuka tahansa muukin käyttää. Pääsin melko pienellä ohjelmistoon kiinni ja koin sen mielenkiintoiseksi ja helppokäyttöiseksi. Kyllä se on sitä myös kaikille muille, jotka ovat vähääkään mitään laitetta koskaan kädessään pitäneet.’’
Vaihto antanut enemmän kuin yrityksessä osattiin edes odottaa
Ohjelmiston vaihtoon oli yrityksessä selkeät syyt. Näiden lisäksi vaihto on antanut myös paljon muita ominaisuuksia, sekä avannut uusia toiminnan kehitys–mahdollisuuksia, joita yrittäjät eivät osanneet ennalta edes toivoa.
‘’Evelian mukana meille tuli uutena esimerkiksi kalenteritoiminto, jonka ansiosta työt saadaan nyt asentajille näkyviin helposti suoraan yhteen ja samaan ohjelmistoon, eikä ulkopuolisia kalentereita enää tarvita. Myös kuittiskanneri oli meille ihan uusi juttu, joka on ollut kyllä ihan törky hyvä ja helppo käyttää aina korttiostosten yhteydessä. Näiden lisäksi Eveliassa on paljon kaikkea ‘’pientä’’, jonka ansiosta lähestulkoon kaikki tekeminen on helpottunut.’’
‘’Kuiteilla oli vähän tapana aina silloin tällöin hukkua – Evelian kuittiskannerin kanssa ei enää tarvitse tällaista murehtia.’’ – Teemu Saarinen
Laskut lähtevät nopeammin kuin koskaan aiemmin
Yrityksen laskutusprosessi teki täyskäännöksen ohjelmiston vaihdon myötä, kun tekeminen helpottui ja vaihdon tuoma motivaatio kehittää yrityksen toimintoja iski molempiin yrittäjiin.
'’Päämotivaattori toimitapojen muuttamiseen on varmasti ollut ohjelmistomuutoksen tuoma helppous. Toki myös meidän oma asenne, joka ohjelmiston vaihdon myötä on muuttunut, on vaikuttanut positiivisesti toiminnan tehostumiseen.’’
Mobiilikirjausten kynnys kasvaa helposti todella suureksi, mikäli käyttöliittymä ei ole tarpeeksi helppo työmaalla käytettäväksi. Näin oli myös Pirkanmaan Sähkömiehillä ennen Eveliaan siirtymistä.
‘’Ennen Eveliaa, eivät kaikki yrityksen sisällä käyttäneet käytössämme silloin ollutta mobiiliaplikaatiota, koska se ei ollut tarpeeksi toimiva ja helppokäyttöinen, vaan asioita kirjattiin edelleen myös kynällä ja paperilla. Kyllähän tämä laskutusta hidasti, kun asioita ei saatu heti ohjelmistoon ja aina piti tehdä tuplakirjaukset. Ei ollut yksi eikä kaksi kertaa, kun laskujen perään kyseltiin asiakasyritysten puolelta. Laskutus raahasi meillä tällöin vielä melko pahasti.’’
Mobiilikäyttö mahdollistaa helpon kirjauksen myös liikkeellä ollessa, jonka ansiosta töiden ei tarvitse kasaantua iltoihin ja viikonloppuihin. Toimintojen sähköistäminen ja ohjelmiston käytön helpottuminen on reaaliaikaistanut Pirkanmaan Sähkömiehien kirjauksia, jonka ansiosta laskut lähtevät nykyään huomattavasti aiempaa nopeammin.
‘’Suurin muutos, mikä meillä on tapahtunut nyt Evelian kanssa on se, että laskut lähtee ajallaan ja työt on listattuna ja helposti nähtävissä koko ajan. Se on ihan selkeä taloudellinen etu. Monesti lasku on lähtenyt asiakkaalle jo ennen kuin on itse edes hävinnyt tontilta. Tällöin laskutus on hoidettu työajalla ja se on kaikki poissa sieltä iltatöistä. Tiedän kymmeniä yrittäjiä, jotka ovat ongelmissa sen takia, kun töitä on liikaa eikä jakseta tai viitsitä laskuttaa, kun se on niin hankalaa. Tärkeintä on se ohjelmiston käytön helppous, että sitä ihan oikeasti käyttää oikein.’’
‘’Kassan kierto on nopeutunut ihan selkeästi Evelian käyttöönoton jälkeen. Kyllä minä paljon iloisempi siitä olen, kun 10 päivää siitä, kun työ on valmis niin rahat on tilillä – eikä pari, kolme viikkoa tätä myöhemmin niin kuin aiemmin.’’ – Teemu Saarinen
‘’Perjantaina, kun tulen töistä kotiin, menee minulla enää maksimissaan tunti, niin olen hoitanut Evelian niin sanotusti tyhjäksi. Ennen tuli tehtyä pari tuntia perjantai-iltana sitten vähän vielä lauantai- ja sunnuntaiaamunakin. Onhan tämä nyt paljon helpompaa ja mukavampaa, kun työviikon hommat on oikeasti hoidettu jo silloin perjantaina, eikä tarvitse käyttää viikonloppuaamuja niiden hoitamiseen.’’
‘’Yhteenvetona Evelian kanssa meillä säästyy aikaa ja tehokkuus kasvaa.’’ – Teemu Saarinen
Ohjelmiston vaihdosta helpotusta myös kirjanpidollisiin asioihin
Myös yrityksen kirjanpitoprosessi muuttui aiempaa tehokkaammaksi ja edullisemmaksi Eveliaan siirtymisen myötä.
‘’Aiemmin kirjanpitoraportit kiikutettiin paperisesti kirjanpitäjälle. Hinnat olivat korkeat huonojen toimitapojen ja paperisuuden takia. Nyt kun kirjanpitäjällä on oikeudet meidän Eveliaan, ei meidän tarvitse enää toimittaa mitään raportteja, kun hän noutaa ne sieltä itse. Evelian käyttöönoton myötä yrityksemme taloushallintokulut putosivat yhteensä 600€/kk, joka on todella paljon ja lisää helpottavia ominaisuuksia on vaan tullut – mistään ei olla luovuttu’’
Toiminnan tehostuminen helpottanut yrittäjien arkea huomattavasti
Pirkanmaan Sähkömiehillä ollaan enemmän kuin tyytyväisiä ohjelmiston vaihtoon, sillä se on tuonut niin ajallista kuin rahallistakin helpotusta yrityksen arkeen.
‘’Nykyään meillä jää enemmän aikaa työmaille, kun enää ei tarvitse samalla tavalla pitää toimistopäiviä, kun asiat hoituvat pääosin liikkeellä ollessa.’’
‘’Olen kyllä ehdottomasti tyytyväinen siihen, että lähdimme vaihtamaan Eveliaan. Kassa kiertää nopeammin ja toiminta on tehostunut, jonka näkee konkreettisesti kassan kasvussa.’’