Samalla summalla tuplasti enemmän
LVI Koivistoinen Oy on pääkaupunkiseudulla toimiva vuonna 2016 Jani Koivistoisen perustama yritys. Janille oli alusta asti selvää, että haluaa jossain vaiheessa perustaa oman yrityksen pystyäkseen vaikuttamaan enemmän siihen omaan tekemiseen – töihin, työtapoihin sekä käytettäviin työkaluihin. Janille oli tottakai selvää yrittäjyyden tuoma vastuu, mutta näki kuitenkin tärkeämpänä asiana sen, että pääsee toteuttamaan itseään ja tekemään asiat omasta näkökulmastaan parhaalla mahdollisella tavalla.
LVI Koivistoinen Oy tekee laidasta laitaan LVI-alan töitä, käyttövesiviemäreistä isojen toimistotalojen jäädytyslinjoihin ja lämminvesitöihin. Yrittäjän itsensä mukaan, töitä tulee tehtyä ihan laidasta laitaan pienistä töistä suuriin niin yksityis- kuin yritysasiakkaille. Vaikka yritys itsessään koostuu vain yhdestä henkilöstä, yrittäjästä itsestään, on Janilla kuitenkin neljän yrityksen verkosto, jonka avulla myös suuremmat työt onnistuvat. Viime kevään loppupuolella päätti Jani lähteä vaihtamaan silloisen laskutusohjelmistonsa uuteen edullisempaan, josta tarjolla olevien ohjelmien kartoitus alkoikin.
Ensin mentiin hinta edellä
‘’Ennen Eveliaa käytössäni oli talotekniikka-alalle suunnattu laskutusohjelmisto. Pääosin ohjelmistoa käytettiin vain laskutukseen, jonka takia kyseisen ohjelmiston kuukausihinta oli mielestäni liian kova. Tuntui turhalta maksaa niin paljon niin vähästä määrästä ominaisuuksia, joten päätin vaihtaa edullisempaan.’’
Jani lähti vaihtamaan ohjelmistoa, sillä aiempi ohjelmisto oli ominaisuuksiin ja sen toiminnallisuuteen verrattuna turhan kallis. Uutta ohjelmistoa etsittäessä mentiin ensin hinta edellä, mutta melko nopeasti tuli mukaan myös muita tärkeämpiä kriteereitä.
''Ennen Eveliaa olin jo kartoitellut muita ohjelmistovaihtoehtoja noin kahden kuukauden ajan. Yhtenä vaihtoehtona oli eräs yleislaskutusohjelma, josta olin puhtaasti kiinnostunut sen hinnan takia. Kiinnostus kuitenkin lopahti melko nopeaa, kun tuotehakemistoa ja LVI-alan tuotehintoja ei ohjelmistosta löytynyt. Sitä en sen enempää lähtenyt edes testaamaan, sillä tiesin miten työlästä tarvikkeiden saamisesta laskulle olisi kyseisen ohjelmiston kanssa tullut, kun ne olisi aina erikseen pitänyt ostolaskulta katsoa ja käsin lisätä laskulle. Tämä oli yksi syy, miksi päädyin pysymään alakohtaisessa ohjelmistossa ja miksi päädyin Eveliaan.’’
Lopulta yritys päätyikin vaihtamaan ominaisuuksiltaan laajempaan ja helppokäyttöisempään ohjelmistoon, Eveliaan. Evelian yritys otti käyttöönsä vuoden 2019 kesällä, jonka jälkeen laskutukseen on tullut selkeää ajallista helpotusta, ohjelmiston helppokäyttöisyyden, selainpohjaisuuden, verkkolaskutuksen ja moniyritysalustan kautta.
Sähköistämisellä ja automatisoinnilla tehokkuutta myyntireskontran hallintaan
Vaikka yrityksellä oli jo aiemmin käytössään alakohtainen laskutusohjelmisto, on Evelia tuonut mukanaan, kiitos automatisoitujen ja sähköistettyjen ominaisuuksien, helppoutta ja tehokkuutta yrityksen myyntireskontran hallintaan.
''Evelialla monet asiat ovat automatisoituneet ja helpottuneet, joiden kautta olen saanut suurta ajallista säästöä. Viimeiset 4 vuotta, kun kaikki kuitit ja laskut ovat olleet paperisena, on niiden käsittelyyn mennyt todella paljon aikaa. Nyt Evelian kautta olen siirtynyt enemmän sähköiseen tekemiseen ja ottanut esimerkiksi verkkolaskutuksen käyttöön. Pian voimaan astuva verkkolaskulaki oli minulla se viimeinen potku persuuksille, jonka takia päätin hoitaa asian kuntoon ennen kuin on liian kiire. Kyllä sitä kiirettä töissä riittää ihan muutenkin.
Myös maksusuoritusten seuranta on helpottunut sen automatisoinnin johdosta.
‘’Aiemmin kävin verkkopankissa kerran päivässä tai kerran kolmessa päivässä tarkistamassa, onko asiakas maksanut laskunsa vai ei. Eveliassa tämä menee nykyään todella simppelisti, kun ohjelmisto ilmoittaa automaattisesti, mikä lasku on maksettu ja mikä ei.’’
‘’Vielä sen isompaa rahallista vertailua en osaa aiempaan tehdä, sillä toimintoja on hoidettu sähköisesti vain hetken, mutta paljon se on minun työtäni jo helpottanut. Vaikka ohjelmisto maksaisi saman verran kuin aiemmin, on se säästynyt aika sen arvoista. Yrittäjänä päivät ovat usein pitkiä ja vähän ehtii kotona olemaan. Mieluummin maksan sen ohjelmistomaksun, kuin pistän sen sijaan kaksi tuntia päivässä laskutukseen. Kaikilla on ihan yhtä rajallisesti tätä aikaa päivässä. Itse pyrin tällä tavoin saamaan sitä enemmän käyttööni.’’
Helppokäyttöisyydellä ja selainpohjaisuudella lisää ketteryyttä
Myös itse laskun teko ja lähetys on helpottunut Evelian myötä. Ohjelmiston helppokäyttöisyys on tehnyt laskutuksesta nopeampaa ja selainpohjaisuus aika- ja paikkariippumatonta.
''Verrattuna aiempaan ohjelmistoon, on Eveliassa monet asiat toteutettu paljon järkevämmällä ja helpommalla tavalla, mikä tekee sen käytöstä suoraviivaisempaa. Esimerkkinä ihan uutta laskua tehdessä asiakkaan lisääminen, joka onnistuu siinä samalla näkymällä. Enää ei tarvitse lisätä asiakasta ensin toisesta paikasta ja sitten työtä toisesta. Pienemmissä hommissa sitä asiakasta ei aina edes jaksanut välttämättä sinne asiakasrekisteriin lisätä lainkaan, koska se oli niin työlästä ja aikaa vievää.
Evelian selainpohjaisuudesta olen myös tykännyt erittäin paljon. Nythän käytössäni on ensimmäistä kertaa selainpohjainen ohjelmisto ja se on tuonut laskutukseen ihan uudenlaista joustavuutta. Jouluna olimme isovanhemmilla käymässä niin siinä pystyin sitten tekemään kaikki laskut helposti tabletilla eikä tarvinnut lähteä toimistolle tekemään. Pienissä asennushommissa teen laskut myös yleensä heti siinä paikan päällä.’’
Moniyritysalusta helpottamassa aliurakointilaskutusta
Evelian moniyritysalustasta on myös ollut suuri apu aliurakointitöiden laskutuksessa. Kuten aiemmin mainittu, tekee LVI JP Koivistoinen aliurakointia muille yrittäjille, sekä he hänelle ja samaa ohjelmaa käyttämällä ovat he pystyneet ottamaan Evelian moniyritysalustan käyttöönsä.
‘’Meitä on neljä yrittäjää, joiden kanssa teemme melko usein suurempia töitä yhdessä, toisillemme aliurakointina. Joskus minulla on jokin homma ja he kirjaavat asiat ylös ja minä laitan laskun eteenpäin loppuasiakkaalle ja välillä taas toisin päin. Evelialla on kätevää, kun pääsen suoraan omalta alustaltani kirjautumaan sinne kumppaniyrityksen alustalle ja itse kirjaamaan työlle menneet tarvikkeet eli yksi kirjaus riittää. Näin ei tarvitse enää työpäivän jälkeen lähteä kyselemään, mitä toisella on sinne tavaraa mennyt, kun hekin saavat ne itse Eveliaan suoraan kirjattua. ’’
Evelialla asiakas- ja tukipalvelut toimivat saumattomasti
Myös yhteistyö Evelian kanssa yrityksenä on Janin mukaan toiminut saumattomasti.
‘’Aikaisemmin, mikäli laskuja teki viikonloppuisin ja jos eteen sattui jokin ongelma, piti laskun loppuun vienti jättää maanantaille, sillä silloisen ohjelmiston tukipalvelut olivat käytössä vain toimistoaikoina. Yhteistyö Evelian kanssa kaikissa asioissa on toiminut enemmän kuin hyvin. Kaikki hoituu aina vaivattomasti eikä koskaan tule kommenttia ‘’Soita sille ihmisille ja kysy siltä’’, vaan palvelu on aina hyvää, vaikka kysyisinkin ‘’tyhmiä’’ kysymyksiä. Heiltä ei ole ikinä tullut tympeää vastausta. Evelialta apua saa myös, silloin kun sitä tarvitsee. Evelian tukichatti tekee avun saamisesta myös helppoa, eikä vastausta tarvitse odotella 30 minuuttia. Aika paljon on Evelialla säästynyt aikaa, vaivaa ja mielipahaa.’’