Ilmainen laskutusohjelma: milloin se alkaa maksaa
Ilmainen laskutusohjelma on täysin järkevä valinta silloin, kun laskuja on kymmenen kuussa. Se lakkaa olemasta järkevä jossain kohtaa, eikä siitä tule ilmoitusta. Se näkyy siinä, että sunnuntai-illat menevät koneella.
Homman ydin lyhyesti:
- Ilmainen ohjelma ei maksa euroja. Se maksaa tunteja.
- Kustannus tulee näkyviin vasta, kun tunnit lasketaan rahaksi.
- Vaihdon hetken tunnistaa merkeistä, ei laskujen määrästä.
- Vertailukohta ei ole toinen ohjelmisto vaan nykyinen tapa tehdä.
Milloin ilmainen riittää, ja miksi se riittää pitkään
Aloittavalle yrittäjälle ilmainen laskutusohjelma on oikea valinta. Laskuja on vähän, asiakkaita on vähän, ja kaikki mahtuu päässä. Rahat kannattaa laittaa työkaluihin ja pakettiautoon.
Tämä kestää yleensä pidempään kuin ohjelmistotalot antavat ymmärtää. Moni yritys pyörittää ilmaisella ohjelmalla kolmea vuotta ilman että mikään on pielessä.
Se ei siis ole huono valinta. Se on valinta, joka vanhenee, ja vanheneminen tapahtuu hitaasti.
Neljä merkkiä, joista tunnistaa vaihdon hetken
Sama tieto syötetään kahdesti. Tunnit kirjataan ensin lapulle, sitten Exceliin ja lopulta laskulle. Jos jossain vaiheessa huomaat kirjoittavasi samaa numeroa kolmatta kertaa, sitä tapahtuu myös silloin kun et huomaa.
Et tiedä mikä tarvike kuuluu kenelle. Tukkulasku tulee kolmen viikon päästä eikä kukaan muista, mille kohteelle mikin rivi kuuluu. Osa jää laskuttamatta, koska väärin laskuttaminen on isompi riski.
Toimistotyöt tehdään iltaisin. Tämä on selvin merkki ja se ohitetaan useimmin, koska siihen tottuu. Laskuta itseltäsi ne illat oikealla tuntihinnalla ja katso mitä siitä tulee vuodessa.
Et tiedä urakan katetta ennen kuin se on ohi. Silloin luku on tieto eikä päätös. Sille ei voi enää tehdä mitään.
Miten kustannus lasketaan rehellisesti
Ohjelmistoja verrataan yleensä kuukausihinnalla. Se on huonoin mahdollinen vertailuluku, koska se kertoo vain menopuolen eikä sitäkään kokonaan.
Rehellisempi laskutapa on tämä. Ota se aika, joka menee viikossa laskujen kasaamiseen, tuntien keräilyyn ja kuittien selvittelyyn. Kerro se omalla tuntihinnallasi ja neljälläkymmenelläviidellä työviikolla. Lisää siihen se työ, joka jää laskuttamatta, koska sitä ei muisteta.
Vasta se luku on vertailukelpoinen ohjelmiston hintaan. Ja se on useimmiten isompi kuin ihmiset arvaavat, koska se ei näy missään laskussa.
Kirjoitimme tästä blogissa tarkemmin: Mitä toiminnanohjausjärjestelmä saa maksaa.
Miten Evelia tekee tämän
Evelia hoitaa laskutuksen lisäksi työtilaukset, tuntikirjaukset, tarvikkeet ja ostolaskut samassa paikassa. Asentaja kirjaa tunnit ja tarvikkeet puhelimella työmaalla, ja lasku syntyy siitä ilman uudelleensyöttöä. Ostolaskujen rivit kohdistuvat työlle, joten tarvikkeet päätyvät asiakkaan laskulle eivätkä jää yrityksen kuluksi.
Emme väitä, että tämä kannattaa kaikille. Jos olet vertailemassa vaihtoehtoja, kokosimme viisi kysymystä jokaiselle toimittajalle, myös meille. Hinnat löytyvät hinnastosta, ja laskuttamatta jäävästä työstä kerromme sivulla Laskuttamattomat tunnit.
Kenelle tämä on tarkoitettu
Yrityksille, jotka ovat kasvaneet ilmaisen ohjelman ohi mutta eivät ole vielä huomanneet sitä. Tyypillisesti siinä on muutama asentaja, useampi kohde viikossa ja tarvikkeita, jotka pitäisi saada laskulle.
Jos yrität sivutoimisena ja lähetät muutaman laskun kuussa, pysy ilmaisessa. Se on teille oikea ratkaisu, ja tämä sivu on kirjoitettu jollekin muulle.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Milloin ilmaisesta laskutusohjelmasta kannattaa siirtyä maksulliseen?
Silloin kun sama tieto syötetään useampaan paikkaan tai kun toimistotyöt siirtyvät iltoihin. Laskujen määrä ei ole hyvä mittari, koska kymmenen monimutkaista urakkalaskua vie enemmän aikaa kuin sata yksinkertaista.
Mitä ilmaisesta laskutusohjelmasta yleensä puuttuu?
Yleensä kaikki muu paitsi lasku. Työtilaukset, tuntikirjaus, tarvikkeiden kohdistus ja ostolaskut jäävät Excelin ja viestien varaan, ja juuri niiden välissä tieto katoaa.
Paljonko manuaalinen työ maksaa vuodessa?
Laske se itse: viikoittaiset toimistotunnit kerrottuna omalla tuntihinnalla ja 45 työviikolla, plus laskuttamatta jäävä työ. Luku on useimmiten isompi kuin ohjelmiston vuosihinta, mutta se ei näy missään laskussa.
Voiko vanhat tiedot siirtää uuteen järjestelmään?
Asiakasrekisteri ja tuotetiedot siirtyvät yleensä hyvin. Vanhoja laskuja ei kannata siirtää, vaan ne jätetään vanhaan järjestelmään ja aloitetaan uudella puhtaalta pöydältä. Kysy meiltä oman tilanteenne osalta.
Kuinka kauan uuden ohjelmiston opettelu vie?
Perusasiat oppii nopeasti. Arkeen se asettuu vasta kun myös asentajat käyttävät sitä ilman muistuttamista, ja siihen menee yleensä muutama viikko. Käyttöönotossa autetaan ja koulutus kannattaa käyttää.
Mitä kokonaiskustannukseen pitää laskea mukaan?
Kuukausimaksun lisäksi käyttöönotto, koulutus, tarvittavat lisäosat ja oma aika. Pyydä kokonaisuus toimittajalta kirjallisena ennen päätöstä. Epämääräinen vastaus on itsessään vastaus.
Haluatko jutella ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.
Tämän sivun teksti on voitu tuottaa tai takistaa tekoälyn avulla.