Pätevyyksien seuranta: kortit kuntoon ennen kuin niitä kysytään
Pätevyyksien seuranta tarkoittaa, että jokaisen työntekijän kortit ja voimassaolot ovat yhdessä paikassa ja vanheneminen huomataan kuukausia etukäteen. Eveliassa pätevyydet ovat osa henkilöstötietoja: järjestelmä huomauttaa etusivulla kolme kuukautta ennen päättymistä, ja korttien kuvat kulkevat mukana, kun niitä pyydetään työmaalle.
Tulityökortti on voimassa enintään viisi vuotta. Työturvallisuuskortti saman verran, ensiapukortti yleensä kolme. Kukaan ei muista näitä päivämääriä ulkoa, eikä pitäisikään. Silti vanhentunut kortti huomataan useimmiten vasta työmaalla, kun valvoja pyytää sen nähtäväksi ja homma seisoo, kunnes uusi kurssi on käyty.
Miksi pätevyys pääsee vanhenemaan?
Ei siksi, että kukaan olisi huolimaton. Pienessä ja keskikokoisessa firmassa pätevyydet elävät tyypillisesti kolmessa paikassa: lompakoissa, mapissa ja jonkun muistissa. Kun asentajia on kymmenen ja jokaisella kolmesta viiteen korttia, seurattavia päivämääriä on viisikymmentä. Yksikin niistä ohi, ja edessä on kurssin odottelua keskellä työviikkoa.
Kurssipaikkaa voi joutua odottamaan, ja sillä välin työt seisovat. Tilaajat ja pääurakoitsijat pyytävät kortteja nähtäväksi yhä useammin jo ennen työmaalle tuloa.
Kolme tapaa pitää pätevyydet hallinnassa
Kerää kaikki yhteen paikkaan. Yksi lista, josta näkyy kuka, mikä kortti ja mihin asti voimassa. Excelkin on parempi kuin lompakot, mutta lista on vain niin hyvä kuin sen viimeisin päivittäjä.
Ota kuvat korteista talteen. Työmaat pyytävät kortteja etukäteen. Kun kuva löytyy henkilön tiedoista, sitä ei tarvitse jahdata asentajalta tekstiviestillä perjantai-iltapäivänä.
Anna järjestelmän vahtia päivämääriä. Muistaminen on huono prosessi. Hyvä järjestelmä kertoo itse, kenen kortti on vanhenemassa, niin ajoissa että kurssin ehtii käydä ilman kiirettä.
Miten Evelia tekee tämän
Pätevyydet ovat Eveliassa yksi osa kokonaisuutta, jossa myös työt, tunnit ja laskutus kulkevat samassa järjestelmässä. Tämä kolmen minuutin video näyttää, mistä siinä on kyse:
Eveliassa pätevyydet löytyvät Henkilöstöt-osiosta. Yritys määrittelee ensin omat pätevyystyyppinsä, esimerkiksi tulityökortti, työturvallisuuskortti, sähkötyöturvallisuus, ensiapu ja ajokortti. Nimen ei tarvitse päättyä sanaan kortti, tyypit saa nimetä oman käytännön mukaan.
Kun tyypit on määritelty, jokainen työntekijä voi lisätä omat pätevyytensä selainversiossa itse, tai pääkäyttäjä tekee sen hänen puolestaan. Pätevyyteen valitaan tyyppi pudotusvalikosta, kirjoitetaan tarvittaessa tarkempi kuvaus (esimerkiksi ajokortin luokat) ja merkitään voimassaolo: alkaen ja asti.
Henkilön tietoihin kannattaa lisätä myös kuva kortista, koska niitä pyydetään työmaille usein etukäteen. Kun päättymispäivä lähestyy, Evelia huomauttaa asiasta etusivulla kolme kuukautta ennen. Kurssi ehditään käydä ennen kuin mikään pysähtyy. Vanhenevat pätevyydet näkyvät samassa etusivun työntekijänäkymässä kuin hyväksymättömät tunnit.
Kenelle tämä on tarkoitettu
LVI-, sähkö-, kylmä- ja rakennusalan yrityksille, joissa asentajia on muutamasta muutamaan kymmeneen ja pätevyyksien seuranta on tähän asti ollut jonkun muistin varassa.
Jos firmassasi on erillinen HR-osasto ja henkilöstöhallinnon järjestelmä, joka jo hoitaa tämän, et todennäköisesti tarvitse tätä ominaisuutta. Evelian pätevyysseuranta on tehty firmoille, joissa sama ihminen myy, laskuttaa ja muistaa asentajien kortit.
Usein kysyttyä
Kuinka kauan tulityökortti on voimassa?
Enintään viisi vuotta myöntämisestä. Tarkka päivä lukee kortissa, ja juuri siksi se kannattaa kirjata ylös heti kurssin jälkeen.
Mitä pätevyyksiä Eveliassa voi seurata?
Mitä tahansa. Yritys määrittelee itse pätevyystyypit, esimerkiksi tulityökortin, työturvallisuuskortin, sähkötyöturvallisuuden, ensiavun ja ajokortin luokkineen. Nimeäminen on vapaa.
Kuka pätevyydet lisää järjestelmään?
Työntekijä itse selainversiossa tai pääkäyttäjä hänen puolestaan. Kumpikin tapa vie saman parin minuuttia per kortti.
Miten saan tiedon vanhenevasta pätevyydestä?
Evelia huomauttaa etusivulla kolme kuukautta ennen päättymispäivää. Aikaa jää kurssin varaamiseen ilman, että työt keskeytyvät.
Voiko kortista tallentaa kuvan?
Voi, ja kannattaa. Kuvat tallennetaan henkilön tietoihin, josta ne on helppo toimittaa, kun työmaa pyytää kortteja nähtäväksi etukäteen.
Näkyykö pätevyystilanne jossain yhdellä silmäyksellä?
Näkyy. Vanhenevat pätevyydet ovat Evelian etusivun työntekijänäkymässä, samassa paikassa kuin hyväksymättömät tunnit.
Katso, miltä Evelia näyttää käytännössä
Varaa maksuton demoesittely alla olevalla lomakkeella, niin käydään läpi juuri ne ominaisuudet, joita teidän yrityksenne arjessa tarvitaan. Jos haluat mieluummin kokeilla itse, kirjoita viestikenttään "testitunnukset", niin saat omat tunnukset seitsemäksi päiväksi veloituksetta. Myynnin tavoittaa myös osoitteesta myynti@evelia.fi ja numerosta 010 3377 333.
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.
Tämän sivun teksti on voitu tuottaa tai tarkistaa tekoälyn avulla.