Tarjouslaskentaohjelma: tiedä kate ennen kuin lähetät tarjouksen
Halvin tarjous voittaa lähes aina. Se on myös se tarjous, jonka kate selviää vasta urakan lopussa. Ero näiden kahden välillä on yleensä vanha hinnasto ja arvio, jota ei ehditty tarkistaa.
Homman ydin lyhyesti:
- Urakan kate ratkeaa laskentavaiheessa, ei työmaalla.
- Vanhentunut tukkuhinta on yleisin yksittäinen virhelähde tarjouksessa.
- Sama tarjous pitää saada työksi ilman että mitään syötetään uudelleen.
- Kun tarjous muuttuu työtilaukseksi suoraan, myös rajaus kulkee mukana.
Missä kohtaa tarjouksen kate menetetään
Tarjouslaskennassa on kaksi virhettä, jotka toistuvat. Kumpikaan ei ole laskuvirhe.
Ensimmäinen on hinta. Tuotteen hinta on se, joka oli voimassa silloin kun hinnasto viimeksi päivitettiin. Jos siitä on puoli vuotta, ero voi olla kymmeniä prosentteja yksittäisissä nimikkeissä. Iso urakka on tuhansia rivejä, ja muutama prosentti niistä riittää syömään koko katteen.
Toinen on työn määrä. Se arvioidaan yleensä muistin ja kokemuksen perusteella, mikä on ihan järkevää. Ongelma on siinä, että edellinen vastaava kohde muistetaan sujuvampana kuin se oli. Ne kaksi päivää, jotka menivät odotteluun, ovat pudonneet muistista.
Kolmas asia ei ole virhe vaan puute. Tarjouksesta puuttuu maininta siitä, mitä siihen ei kuulu. Silloin jokainen työmaalla esiin tuleva asia on tulkintakysymys, ja tulkinta ratkaistaan yleensä tarjouksen tekijän tappioksi.
Kolme asiaa, jotka pitää olla kunnossa ennen lähettämistä
Hinnat ajan tasalla, ei muistin varassa. Tukkureiden hinnastot päivittyvät jatkuvasti. Jos hinnat haetaan järjestelmästä joka päivittyy itse, tämä lakkaa olemasta asia jota pitää muistaa.
Kate näkyvissä laskennan aikana. Katetta ei kannata laskea vasta lopuksi, koska silloin siihen ei ehdi reagoida. Kun kateprosentti näkyy sitä mukaa kun rivejä lisätään, näkee myös sen mikä rivi sitä syö.
Rajaus kirjoitettuna, ei oletettuna. Kirjoita tarjoukseen mitä siihen ei kuulu. Se on halvin vakuutus mitä voit ottaa, ja se myös näyttää asiakkaalle että olet tehnyt tämän ennenkin.
Mitä tapahtuu, kun tarjous hyväksytään
Tämä on se kohta, joka jää yleensä huomiotta. Tarjous on hyvin tehty, hinnat ovat oikein ja rajaus on kirjoitettu. Sitten asiakas hyväksyy sen, ja työ alkaa.
Jos tarjous ja työ elävät eri paikoissa, työmaalle päätyy jokin versio tarjouksesta. Yleensä se on työnjohtajan muistikuva siitä, mitä tarjouksessa luki. Rajaus, joka kirjoitettiin huolella, jää tarjouspaperiin toimistolle.
Kun hyväksytystä tarjouksesta syntyy työmääräin samalla sisällöllä, tätä välivaihetta ei ole. Työmaalla tehdään se työ, joka myytiin, ja lisätyöt näkyvät lisätöinä koska pohja on tiedossa.
Miten Evelia tekee tämän
Tukkureiden hinnastot ja tuotetiedot päivittyvät Eveliaan, joten laskenta tehdään voimassa olevilla hinnoilla. Kate näkyy laskennan aikana eikä vasta lopussa. Hyväksytystä tarjouksesta syntyy työtilaus samalla sisällöllä, ja LVI- sekä sähköpuolen laskentaan on omat pakettirekisterinsä.
Rajauksesta kirjoitimme erikseen blogissa: Tarjouksen tärkein kohta on se, mitä työhön ei kuulu. Kun urakka on käynnissä, katetta seurataan sivulla Projektiseuranta ja urakan kate, ja työn aikana esiin tulevista töistä kerrotaan sivulla Lisä- ja muutostyöt.
Kenelle tämä on tarkoitettu
LVI-, sähkö- ja rakennusalan yrityksille, jotka tekevät urakkatarjouksia säännöllisesti. Mitä useampi tarjous, sitä enemmän tästä on hyötyä, koska hinnaston päivittäminen käsin on työ joka toistuu.
Jos teette pelkkiä tuntitöitä ettekä anna kiinteitä hintoja, tarjouslaskenta ei ole teillä se kohta josta kate karkaa. Silloin kannattaa katsoa ensin, päätyvätkö kaikki tehdyt tunnit laskulle.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Miten tukkuhinnat pysyvät ajan tasalla tarjouslaskennassa?
Hinnastot ja tuotetiedot päivittyvät järjestelmään, joten laskenta käyttää voimassa olevia hintoja ilman että kukaan päivittää niitä käsin. Yrityskohtaiset alennukset ja nettohinnastot huomioidaan samalla.
Miten tarjouksen kate lasketaan ennen lähettämistä?
Kate muodostuu ostohinnan ja myyntihinnan erotuksesta rivi riviltä. Olennaista on, että luku näkyy laskennan aikana eikä vasta lopuksi. Silloin näkee myös sen, mikä rivi katetta syö.
Voiko hyväksytystä tarjouksesta tehdä suoraan työtilauksen?
Kyllä, ja se kannattaa tehdä. Silloin työmaalla tehdään sama työ, joka myytiin, eikä muistinvarainen versio siitä. Samalla lisätyöt erottuvat lisätöiksi, koska alkuperäinen sisältö on tiedossa.
Miten tarjouksen rajaus pysyy mukana työmaalle asti?
Kun tarjouksesta syntyy työmääräin samalla sisällöllä, rajaus kulkee mukana eikä jää tarjouspaperiin toimistolle. Ilman tätä välivaihetta rajaus on käytännössä työnjohtajan muistin varassa.
Mitä tarjouksessa kannattaa kertoa siitä, mitä työhön ei kuulu?
Vähintään kolme asiaa: minkälainen hinta on kyseessä, missä työ loppuu ja kuka hankkii mitä. Nämä kolme ratkaisevat suurimman osan urakan aikana syntyvistä erimielisyyksistä ennen kuin ne syntyvät.
Miten LVI- ja sähköalan pakettirekisterit toimivat laskennassa?
Paketti on valmis kokonaisuus, joka sisältää tarvikkeet ja työn yhtenä rivinä. Se nopeuttaa laskentaa merkittävästi, koska jokaista nimikettä ei tarvitse hakea erikseen. Sähköpuolella käytetään yleisesti STUL:in pakettirekisteriä.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.
Tämän sivun teksti on voitu tuottaa tai takistaa tekoälyn avulla.