Töiden resursointi: kuka on missä ja mikä on kesken
Asiakas kysyy puhelimessa, ehtiikö ensi viikolla. Vastaus vaatii kolme puhelua ja arvauksen. Kaksi niistä puheluista olisi jäänyt soittamatta, jos tieto olisi ollut yhdessä näkymässä.
Homman ydin lyhyesti:
- Töiden jako on urakoinnissa myös myyntikysymys, ei pelkkä aikataulu.
- Kun jako on muistin varassa, päällekkäisyys huomataan vasta työmaalla.
- Asentajan pitää nähdä oma päivänsä puhelimesta ilman soittoa.
- Yhdessä näkymässä asiakkaan kysymykseen ehtii vastata saman puhelun aikana.
Miksi töiden jako syö aamun
Pienessä urakointiyrityksessä töiden jako toimii pitkään ilman mitään järjestelmää. Yrittäjä tietää kuka on missä, koska hän on itse sopinut jokaisen keikan.
Se lakkaa toimimasta jossain kohtaa, eikä siitä tule ilmoitusta. Se näkyy siinä, että aamu menee soittamiseen. Ensin selvitetään, missä eilinen keikka jäi. Sitten kerrotaan kolmelle asentajalle, mihin he menevät. Sitten soitetaan asiakkaalle, jolle luvattiin jotain viime viikolla.
Kello on yhdeltätoista, eikä kukaan ole vielä tehnyt mitään laskutettavaa. Ja jos joku näistä puheluista jää soittamatta, joku ajaa väärään paikkaan.
Kallein osa tästä ei kuitenkaan ole menetetty aamu. Se on se hetki, kun asiakas kysyy ehtimisestä ja vastaus on "soitan takaisin". Osa niistä puheluista ei koskaan palaa.
Kolme asiaa, joiden pitää näkyä samassa näkymässä
Kuka on missä tänään. Tämä on se, joka kysytään useimmin ja jota kysytään puhelimessa. Kun se näkyy kalenterina, kysyminen loppuu.
Mikä on aloitettu mutta kesken. Keskeneräiset työt ovat sekä laskuttamatonta rahaa että aikatauluriski. Ne unohtuvat, koska ne eivät ole kenenkään tämän päivän listalla.
Mihin seuraava keikka mahtuu. Tämä on myyntikysymys. Asiakas soittaa ja kysyy, ehtiikö torstaina. Jos vastaus vaatii kolme puhelua, se annetaan huomenna, ja huomenna asiakas on jo soittanut toiselle.
Miksi asentajan näkymä ratkaisee enemmän kuin toimiston
Toimiston kalenteri on helppo rakentaa. Vaikeampi asia on se, että asentaja katsoo sitä.
Jos työn tiedot pitää kysyä puhelimitse tai ne tulevat viestinä illalla, kalenteri ei ole tiedon lähde vaan yksi paikka lisää. Silloin siitä tulee toimiston oma dokumentti, jota kukaan kentällä ei käytä.
Kun asentaja näkee puhelimesta kohteen, asiakkaan, piirustukset ja ajo-ohjeen, aamun soittokierros jää pois. Se on se kohta, jossa resursointi alkaa oikeasti säästää aikaa.
Miten Evelia tekee tämän
Työt jaetaan kalenterinäkymässä, jossa näkyvät sekä tekijät että työn tila. Asentaja näkee oman päivänsä Evelia Work -sovelluksesta, ja työn tiedot, liitteet ja kartta ovat samassa paikassa. Kun työ merkitään valmiiksi, se siirtyy laskutettavaksi eikä jää roikkumaan.
Työmääräimistä kerromme tarkemmin sivulla Sähköinen työmääräin. Jos keskeneräiset työt ovat teillä iso erä, katso myös Laskuttamattomat tunnit.
Kenelle tämä on tarkoitettu
Urakointiyrityksille, joissa on vähintään muutama asentaja ja päivässä useampi kohde. Siinä kohtaa töiden jaosta tulee oma työnsä, joka vie aamun jos sitä ei tueta millään.
Yhden hengen yritykselle tästä ei ole hyötyä. Oma kalenteri puhelimessa riittää, eikä siihen kannata lisätä mitään.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Miten työt jaetaan asentajille?
Kalenterinäkymässä, jossa työ kohdistetaan tekijälle ja päivälle. Työ näkyy asentajan puhelimessa heti, joten erillistä ilmoitusta ei tarvita.
Näkeekö asentaja oman aikataulunsa puhelimesta?
Kyllä. Evelia Work -sovelluksesta näkyvät päivän työt, kohteen tiedot, asiakas, liitteet ja kartta. Juuri tämä poistaa aamun soittokierroksen.
Miten kiireellinen keikka mahtuu väliin?
Kalenterista näkee, kuka on lähimpänä ja kenellä on tilaa. Kun muutos tehdään kalenteriin, se päivittyy asentajan puhelimeen ilman erillistä viestiä.
Miten päällekkäiset varaukset havaitaan?
Ne näkyvät kalenterissa jo varausta tehtäessä. Suurin osa päällekkäisyyksistä syntyy siitä, että kaksi ihmistä lupaa saman tekijän kahteen paikkaan, ja yhteinen näkymä poistaa juuri sen.
Näkyvätkö kalenterissa myös keskeneräiset työt?
Kyllä, ja se on yksi tärkeimmistä syistä käyttää sitä. Aloitettu mutta sulkematon työ ei ole kenenkään tämän päivän listalla, joten se unohtuu helpoiten juuri siinä vaiheessa kun se olisi laskutettavissa.
Miten resursointi liittyy laskutukseen?
Kun työ merkitään valmiiksi kalenterissa, se siirtyy laskutettavaksi. Ilman tätä yhteyttä valmiit työt jäävät odottamaan sitä, että joku muistaa ne.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.
Tämän sivun teksti on voitu tuottaa tai tarkastaa tekoälyn avulla.