Urakan seuranta: tiedä kate ennen kuin urakka on valmis
Urakka on kuudenkymmenen prosentin kohdalla. Rahoista on käytetty kahdeksankymmentä. Useimmiten sen huomaa vasta kun työ on valmis ja loppulasku kirjoitettu, ja silloin tieto on oikea mutta hyödytön.
Homman ydin lyhyesti:
- Jälkilaskenta kertoo urakan katteen vasta kun työ on tehty ja loppulasku kirjoitettu.
- Valmiusaste ja toteutuneet kustannukset rinnakkain paljastavat ylityksen jo kesken urakan.
- Ennuste kertoo, mihin urakka on menossa nykyisellä kulutahdilla.
- Kesken urakan katteelle voi vielä tehdä jotain: laskuttaa lisätyöt, korjata seuraavan vaiheen hinnan tai puhua asiakkaan kanssa ennen kuin sovittu summa on käytetty.
Miksi jälkilaskenta tulee liian myöhään
Jälkilaskenta on tarkka. Se on vain myöhässä. Kun loppulasku on kirjoitettu, kate on jo se mikä se on, eikä lukua enää liikuta mikään. Urakan jälkeen käytävä keskustelu on aina sama keskustelu: tiedettiin liian myöhään.
Monen viikon urakassa raha ei katoa kerralla. Se valuu pieninä erinä, joista yksikään ei tunnu isolta sillä hetkellä. Alihankkijan lasku on hieman isompi kuin arvioitiin. Lisätyö sovittiin työmaalla suullisesti ja se jäi laskuttamatta. Tarvike-erä tilattiin uudelleen, koska ensimmäinen ei riittänyt. Kolme viikkoa myöhemmin niitä ei muista kukaan, mutta ne ovat kaikki ostolaskuriveinä tallessa.
Mitä näet kesken urakan
Valmiusaste ja toteutuneet kustannukset rinnakkain. Tämä on koko asian ydin: yksinään kumpikaan luku ei kerro mitään, mutta yhdessä ne kertovat onko urakka menossa yli. Kuudenkymmenen prosentin valmiusaste ja kahdeksankymmenen prosentin kulutus on ongelma, jonka näkee yhdellä silmäyksellä.
Ennuste kertoo, mihin urakka päätyy nykyisellä tahdilla. Se on se luku jonka perusteella päätetään, riittääkö seuranta vai pitääkö tehdä jotain.
Mitä on tehty ja mitä ei. Urakka jakautuu osiin, ja osat valmistuvat eri tahtiin. Kun näkee mikä on vielä auki, näkee myös mihin loppubudjetti riittää.
Alihankinnan kehitys omana lukunaan. Se on useimmiten se erä joka kasvaa huomaamatta, koska alihankkijan lasku tulee viiveellä ja sen suuruus selviää vasta kun se saapuu.
Ostolaskurivit urakalle kohdistettuna. Kun kustannus näyttää liian suurelta, sen voi purkaa riviksi kerrallaan ja katsoa mistä se koostuu, sen sijaan että arvailisi.
Mitä kuudenkymmenen prosentin kohdalla voi vielä tehdä
Tämä on ainoa syy seurata urakkaa kesken työn. Jos tiedolla ei voi tehdä mitään, se on kirjanpitoa eikä johtamista.
Sovitut mutta laskuttamattomat lisätyöt voi laskuttaa silloin kun ne ovat tuoreessa muistissa ja asiakas muistaa sopineensa niistä. Seuraavan vaiheen hinnan voi korjata ennen kuin siitä on annettu sitova luku. Asiakkaalle voi soittaa silloin kun asia on vielä keskusteltavissa, eikä siinä vaiheessa kun lasku on lähtenyt. Ja pahimmassa tapauksessa urakan voi pysäyttää ennen kuin sen loppuosa maksaa enemmän kuin se tuo.
Kenelle urakan seuranta on tarkoitettu
Monen viikon urakoita tekeville: rakennus- ja maanrakennusalalle sekä isommille talotekniikan saneerauksille. Toimialakohtaisesti kokosimme asiaa myös sivulle Toiminnanohjaus rakennusalalle.
Jos työt ovat kahden tunnin huoltokeikkoja, tästä ei ole sinulle hyötyä. Silloin kate ratkeaa hinnoittelussa ja siinä että tunnit ja tarvikkeet tulevat laskulle, ei urakan aikaisessa seurannassa.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Milloin urakan kate kannattaa tarkistaa?
Siinä vaiheessa kun sille voi vielä tehdä jotain. Käytännössä se tarkoittaa säännöllistä vilkaisua urakan aikana, ei kertatarkastusta lopussa. Mitä pidempi urakka, sitä aikaisemmin ylitys kannattaa huomata: puolivälissä liikkumavaraa on vielä, viimeisellä viikolla ei enää.
Mitä valmiusaste kertoo?
Valmiusaste kertoo, kuinka suuri osa urakasta on tehty. Yksinään se on vain tilannetieto. Merkitys syntyy siitä, että sitä katsotaan toteutuneita kustannuksia vasten: jos työtä on tehty vähemmän kuin rahaa on käytetty, urakka on menossa yli.
Miksi alihankinta kannattaa seurata erikseen?
Koska alihankkijan lasku tulee viiveellä. Oma työ näkyy tunteina heti, mutta alihankinnan todellinen hinta selviää vasta kun lasku saapuu, ja siihen asti se on arvio. Kun alihankinta on omana lukunaan, sen kehitystä voi seurata sen sijaan että se sekoittuu muihin kustannuksiin.
Mitä litterointibudjetti tarkoittaa?
Litterointibudjetti tarkoittaa, että urakan budjetti jaetaan litteroille eli kustannuslajeille, ja toteumaa seurataan litteratasolla. Silloin ylitys näkyy siinä kohdassa jossa se syntyy, eikä vain urakan kokonaissummassa. Tämä on tuttu tapa rakennusalalla ja se on Eveliassa käytettävissä.
Sopiiko urakan seuranta pienelle yritykselle?
Sopii, jos urakat ovat monen viikon mittaisia. Yrityksen koko ei ratkaise vaan urakan kesto: mitä pidempi työ, sitä enemmän ehtii tapahtua ennen kuin loppulasku kirjoitetaan. Lyhyissä huoltokeikoissa hyöty on pieni.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.