Tiivistelmä:
- Toiminnanohjausjärjestelmän hinta ei selviä kuukausimaksusta: se on huonoin vertailuluku, koska se ei kerro, mitä hintaan oikeasti sisältyy.
- Kokonaiskustannukseen kuuluvat kuukausimaksun lisäksi käyttöönotto, koulutus, lisäosat ja oma aika.
- Oikea vertailukohta ei ole toinen ohjelmisto vaan nykyinen tapa: selvittelytunnit, laskuttamaton työ ja paperitöihin kuluvat illat.
- Kallein järjestelmä on se, jota kukaan ei käytä – testaa ohjelmisto asentajan näkökulmasta ennen päätöstä.
Laskutapa 1: kuukausihinta (helpoin ja harhaanjohtavin)
Toiminnanohjausjärjestelmän hintaa vertaillaan lähes aina samasta taulukosta: toinen maksaa vähemmän kuussa, toinen enemmän. Siihen vertailu usein myös loppuu – ja juuri siinä mennään metsään.
Kuukausihinnat eivät nimittäin kerro, mitä hintaan oikeasti sisältyy. Toisessa paketissa voi olla pelkkä laskutus, toisessa laskutuksen lisäksi työmääräimet, tuntikirjaukset, ostolaskut, tarjouslaskenta ja mobiilisovellus asentajille. Halvempi kuukausihinta voi tarkoittaa, että loput hoidetaan jatkossakin Excelillä, WhatsApp-ryhmällä ja muistilapuilla – eli sinun ajallasi.
Kuukausihinta on siis lähtöpiste, ei vastaus.
Laskutapa 2: kokonaiskustannus (parempi, mutta vielä puolikas totuus)
Fiksumpi vertailija laskee kokonaisuuden: kuukausimaksun päälle käyttöönotto, koulutus, mahdolliset lisäosat ja integraatiot – ja oma aika, joka käyttöönottoon kuluu. Tämä on jo rehellisempi luku, ja se kannattaa aina pyytää toimittajalta kirjallisena ennen päätöstä. Jos vastaus on epämääräinen, sekin on vastaus.
Mutta kokonaiskustannuskin katsoo vain menopuolta. Se kertoo, paljonko ohjelmisto vie – ei sitä, paljonko se tuo takaisin. Ja juuri siinä piilee koko vertailun ydin.
Laskutapa 3: toiminnanohjausjärjestelmän hinta suhteessa nykytilaan (ainoa oikea)
Tee pieni laskuharjoitus. Kolme kysymystä:
Ensimmäinen: kuinka monta tuntia viikossa sinulla tai jollakulla muulla kuluu laskujen kasaamiseen, tuntien keräilyyn ja kuittien selvittelyyn? Kerro se tuntihinnallasi ja 45 työviikolla.
Toinen: paljonko työtä jää laskuttamatta – pikkukeikat, matka-ajat, lisätyöt, jotka eivät koskaan päädy millekään laskulle? Yksi unohtunut tunti viikossa 60 euron tuntihinnalla on vuodessa noin 2 700 euroa. (Laskimme tämän auki sivulla Laskuttamattomat tunnit.)
Kolmas: kuinka monta iltaa ja sunnuntaita vuodessa menee paperitöihin, jotka voisi hoitaa työmaalla parissakymmenessä sekunnissa?
Kun lasket nämä yhteen, saat luvun, johon ohjelmiston hintaa kuuluu verrata. Ei toiseen kuukausimaksuun, vaan siihen, mitä nykyinen tapa maksaa joka kuukausi – huomaamattomasti, ilman laskua, mutta ihan oikeana rahana ja vapaa-aikana.
Kallein järjestelmä on se, jota kukaan ei käytä
Yksi varoitus vielä. Edellinen laskelma toteutuu vain, jos järjestelmää oikeasti käytetään – ja käyttö ratkeaa työmaalla, ei toimistolla. Jos tuntien kirjaaminen on asentajalle vaivalloisempaa kuin paperilappu, kirjaukset jäävät tekemättä ja hienoinkin järjestelmä muuttuu kuukausimaksuksi ilman vastinetta. Siksi toiminnanohjausjärjestelmän hinta ja hyöty punnitaan lopulta asentajan puhelimessa – testaa ohjelmisto nimenomaan siitä näkökulmasta ennen päätöstä.
Tästä syystä sanomme suoraan: emme kilpaile sillä, kuka näyttää vertailutaulukossa halvimmalta. Kilpailemme sillä, kuinka nopeasti tunnit, tarvikkeet ja kuitit päätyvät laskulle asti – koska se on se kohta, jossa ohjelmisto joko maksaa itsensä takaisin tai ei.
Hintoihimme voit tutustua hinnastossa – ja fiksuin seuraava askel on ottaa yhteyttä myyntiimme, niin käydään tarpeesi läpi ja esitämme vaihtoehdot juuri teidän kokoiselle firmalle. Jos olet vasta vertailemassa, kokosimme viisi kysymystä, jotka kannattaa kysyä jokaiselta toimittajalta – myös meiltä.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Mitä toiminnanohjausjärjestelmä maksaa kuukaudessa?
Hinnat ja hinnoittelumallit vaihtelevat järjestelmittäin: osa hinnoittelee käyttäjämäärän, osa ominaisuuksien, osa molempien mukaan. Siksi pelkkä kuukausihinta ei ole vertailukelpoinen luku – vertaa aina kokonaisuutta ja sitä, mitä hintaan sisältyy. Evelian hintoihin voit tutustua hinnastossa, ja myyntimme esittää vaihtoehdot tarpeidesi mukaan.
Mitä kokonaiskustannukseen pitää laskea mukaan?
Kuukausimaksun lisäksi käyttöönotto, koulutus, tarvittavat lisäosat ja integraatiot sekä oma aika, joka käyttöönottoon kuluu. Pyydä kokonaisuus toimittajalta kirjallisena ennen päätöstä – epämääräinen vastaus on itsessään vastaus.
Milloin toiminnanohjausjärjestelmä maksaa itsensä takaisin?
Silloin, kun kirjaukset tapahtuvat työmaalla ja laskuttamaton työ vähenee: tunnit, tarvikkeet ja kuitit päätyvät laskulle asti, ja selvittelyyn kuluva aika lyhenee. Takaisinmaksun nopeus riippuu siis enemmän käytöstä kuin hinnasta – siksi asentajien arki ratkaisee koko investoinnin.
Miksi halvin vaihtoehto voi tulla kalleimmaksi?
Kahdesta syystä: jos ohjelmisto hoitaa vain osan kokonaisuudesta, loput jäävät Excelin, muistilappujen ja iltatöiden varaan – eli maksat erotuksen omana aikanasi. Ja jos järjestelmä on työmaalla niin kankea, ettei sitä käytetä, kuukausimaksulle ei saa vastinetta lainkaan.