Sähköinen työajanseuranta: Tuntilappujen aika on ohi
Perjantaina täytetty tuntilappu on muistelmateos, ei kirjanpitoa. Sähköinen työajanseuranta tekee saman parissakymmenessä sekunnissa – työmaalla, silloin kun tunnit ovat vielä tuoreessa muistissa.
Homman ydin lyhyesti:
- Sähköinen työajanseuranta tarkoittaa, että tunnit kirjataan puhelimella heti työmaalla – ei lapuilla, ei Excelillä eikä illalla muistellen.
- Kirjaus kohdistuu suoraan oikealle työlle, joten sama kirjaus palvelee kolmea asiaa kerralla: laskutusta, palkanlaskentaa ja lakisääteistä työaikakirjanpitoa.
- Työaikalaki velvoittaa työnantajan pitämään kirjaa tehdyistä tunneista – sähköinen kirjaus hoitaa velvoitteen sivutuotteena.
- Erillistä leimauslaitetta ei tarvita: asentajan puhelin riittää.
Tuntilapun elinkaari on lyhyt ja traaginen
Tunnet tarinan. Viikon tunnit raapustetaan lapulle perjantaina – tai maanantaina, muistinvaraisesti. Lappu matkustaa hanskalokerossa kohti toimistoa, jonne se joskus myös saapuu. Siellä joku tulkitsee käsialaa, arvaa oliko tiistain merkintä 6 vai 8, ja naputtelee luvut Exceliin. Kuun vaihteessa palkanlaskenta kyselee puuttuvia päiviä, ja laskutus tekee omat arvauksensa siitä, mitkä tunnit kuuluivat millekin työmaalle.
Lopputulos: samasta työviikosta on olemassa kolme eri totuutta – asentajan muistikuva, lapun tulkinta ja Excelin rivi. Mikään niistä ei ole täsmälleen oikein, ja erotus maksetaan aina jossain: joko työntekijän palkassa, asiakkaan laskussa tai sinun katteessasi. Ja aikaa tähän rumbaan kuluu joka kuukausi tunteja – ihmisiltä, joiden pitäisi tehdä laskutettavaa työtä.
Yksi kirjaus, kolme hyötyjää
Sähköinen työaikakirjaus kääntää järjestyksen: kirjaus tehdään kerran, heti ja oikeaan paikkaan. Asentaja kirjaa tunnit puhelimella keikan päätteeksi Evelia Work -sovelluksella, ja kirjaus kohdistuu suoraan sille työlle, jota tehtiin. Parikymmentä sekuntia, ei kynää, ei lappua – ja työaikaleimaus hoituu samalla ilman erillisiä leimauslaitteita tai avaimenperiä.
Siitä yhdestä kirjauksesta hyötyy kolme tahoa. Laskutus saa tunnit valmiina oikealta työmaalta – mitään ei kaivella jälkikäteen, eikä laskutettavaa työtä katoa matkalla (paljonko sitä nyt katoaa, sen voit laskea sivulla Laskuttamattomat tunnit). Palkanlaskenta saa tuntitiedot siirrettävinä yleisimpiin palkanlaskentaohjelmiin, ja muihin Excel-muodossa – tuntilappujen keräily ja tulkinta jää historiaan. Ja työaikakirjanpito, jota työaikalaki työnantajalta edellyttää, syntyy sivutuotteena aikaleimoineen ilman, että kukaan ylläpitää sitä erikseen.
Työnjohdolle sama kirjausvirta näkyy reaaliajassa: kuka on missäkin, paljonko työmaalle on kertynyt tunteja ja mikä on vielä kesken. Ja kun tunnit kulkevat samassa sovelluksessa kuin keikan tiedot ja tarvikkeet, koko työmaan arki on yhdessä paikassa – siitä puolesta kerromme sivulla Sähköinen työmääräin.
Katso miten tunnit kirjataan työmaalla
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Onko työajanseuranta pakollista?
Työaikakirjanpito on: työaikalaki velvoittaa työnantajan pitämään kirjaa tehdyistä työtunneista ja niistä maksetuista korvauksista työntekijäkohtaisesti. Laki ei määrää välinettä – paperikin kelpaa, jos se pysyy ajan tasalla ja tallessa. Käytännössä sähköinen työajanseuranta on helpoin tapa täyttää velvoite niin, että kirjanpito on oikeasti luotettava eikä jälkikäteen rekonstruoitu.
Miten sähköinen työaikakirjaus toimii käytännössä?
Asentaja avaa puhelimesta sovelluksen, valitsee työn ja kirjaa tunnit – keikan päätteeksi, ennen kuin auto lähtee liikkeelle. Kirjaus vie parikymmentä sekuntia ja kohdistuu heti oikealle työmaalle. Samaan kirjaukseen saa mukaan työselosteen, jolloin myös laskun erittely ja kohteen historia syntyvät samalla vaivalla.
Tarvitaanko erillinen leimauslaite tai avaimenperä?
Ei tarvita. Työaikaleimaus hoituu samalla puhelimella, jolla asentaja muutenkin kulkee – ei asennettavia laitteita työmaalle, ei kadonneita leimaustageja eikä laiteinvestointia. Tämä on iso ero perinteisiin leimausjärjestelmiin, jotka on suunniteltu tehtaan portille eikä liikkuvalle asentajalle.
Miten tunnit siirtyvät palkanlaskentaan?
Tuntitiedot ovat siirrettävissä yleisimpiin palkanlaskentaohjelmiin, ja muita ohjelmia varten saatavilla on Excel-aineistot. Varmin tapa: kerro myynnillemme, mikä palkanlaskentaohjelma teillä tai tilitoimistollanne on käytössä, niin siirtotapa varmistetaan ennen käyttöönottoa.
Mitä jos joku unohtaa kirjata tuntinsa?
Sähköisen kirjauksen etu on, että unohdus huomataan samana päivänä eikä palkkapäivänä: työnjohto näkee puuttuvat kirjaukset heti, ja asia korjataan kun työ on vielä muistissa. Paperilapulla sama unohdus paljastuu vasta viikkojen päästä, jolloin jäljellä on enää arvaus. Ja kun kirjaus vie vähemmän aikaa kuin lapun täyttäminen, unohduksia tulee käytännössä vähemmän.
Kokeile ohjelmistoa ilmaiseksi
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne – ja jos, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.