Laskuttamattomat tunnit: Yrittäjä, paljonko työtä teet ilmaiseksi?
Se puolen tunnin pikakeikka matkalla kotiin, jota et koskaan kirjannut mihinkään? Sinä muistat sen huonosti – mutta lompakkosi ei unohda.
Homman ydin lyhyesti:
- Laskuttamattomat tunnit ovat töitä, jotka teit mutta joita ei koskaan päädy laskulle: pikkukeikat, matka-ajat, lisätyöt ja "hoidan tän samalla" -hommat.
- Yksi kirjaamaton tunti viikossa 60 euron tuntihinnalla on vuodessa noin 2 700 euroa – suoraan omasta pussistasi.
- Suurin syyllinen ei ole laiskuus vaan viive: tunti, jota ei kirjata samana päivänä, unohtuu tai kutistuu muistissa.
- Ratkaisu: Kirjaa tunnit puhelimella heti työmaalla, niin ne kohdistuvat oikealle työlle ja siirtyvät laskulle asti.
Tunti sieltä, toinen täältä – ja lasku jää vajaaksi
Käydään läpi tuttu viikko. Maanantaina poikkeat vanhalla asiakkaalla vaihtamassa venttiilin, "vartin homma", joka venyy tuntiin. Keskiviikkona pääurakan asiakas pyytää siirtämään yhden rasian – teet sen samalla, ei siitä viitsi erikseen mainita. Perjantaina ajat kahdesti tukkuun, koska työmaalla selvisi yllätys. Mitään näistä ei ole kirjattu mihinkään, koska käsissä oli työkalut eikä kynää.
Kahden viikon päästä istut tekemään laskuja. Muistat maanantain keikasta "sen vartin", keskiviikon rasiansiirto on kadonnut mielestä kokonaan, ja tukkureissut tuntuvat jälkikäteen niin pieniltä ettei niitä kehtaa laskuttaa. Näin käy joka viikko, vähän eri muodossa – eikä se johdu huonosta muistista vaan siitä, että ihmismuisti ei ole tuntikirjanpitoväline. Kirjaamaton työ kutistuu mielessä aina, laskutettava aika ei koskaan kasva itsestään.
Euroissa vuoto on isompi kuin miltä tuntuu: jos hukkaat keskimäärin tunnin viikossa ja tuntihintasi on 60 euroa, vuodessa katoaa noin 2 700 euroa. Kahden asentajan firmassa summa tuplaantuu. Sillä rahalla maksaisi pakun renkaat, vakuutukset ja aika monta rautakauppareissua.
Miten tunnit saadaan talteen ilman paperilappuja?
Ainoa toimiva tapa on tehdä kirjaamisesta helpompaa kuin muistamisesta. Kun tunnit kirjataan puhelimella heti työmaalla – keikan päätteeksi, ennen kuin moottori käynnistyy – kirjaus vie parikymmentä sekuntia ja osuu oikealle työlle. Eveliassa asentajan kirjaama tunti kohdistuu suoraan työmaalle, ja kun laskun aika tulee, kaikki tehty työ on jo valmiina rivillä. Mitään ei tarvitse kaivella muistista, tekstiviesteistä tai hanskalokeron lapuista.
Sama kirjaus palvelee montaa suuntaa kerralla: asiakas saa laskun, jossa työt on eritelty päivineen ja selosteineen (mikä vähentää laskureklamaatioita huomattavasti), palkanlaskenta saa tunnit ilman erillistä tuntilappurumbaa, ja sinä näet, mihin työaika oikeasti kuluu. Ja jos joskus tulee erimielisyys siitä, oltiinko paikalla kaksi vai neljä tuntia, aikaleimattu kirjaus työselosteineen on aika vahva paperi sinun puolellasi.
Tuntien vuoto on muuten sukua toiselle tutulle ilmiölle: tarvikkeille ja kuiteille, jotka eivät koskaan päädy laskulle eivätkä kirjanpitoon. Siitä puolesta kerromme sivulla Yrittäjän ALV-vähennys.
Ja jos tuntien lisäksi hukassa ovat myös itse keikat – osoitteet tekstareissa ja työt muistilapuilla – katso sivulta Sähköinen työmääräin, miten soittorumba loppuu.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Pitääkö matka-aika laskuttaa asiakkaalta?
Saa laskuttaa, kunhan siitä on sovittu – laki ei sitä estä eikä pakota. Yleisin tapa alalla on joko kiinteä käyntimaksu tai matka-ajan laskutus tuntihinnalla. Tärkeintä on kaksi asiaa: sovi käytäntö ennen töiden aloitusta ja kirjaa matka-aika samalla tavalla kuin työaikakin. Sopimatta ja kirjaamatta jäänyt matka on aina ilmaista.
Miten pikkukeikat saa kirjattua, kun niitä on kymmenen päivässä?
Juuri siksi kirjauksen pitää tapahtua puhelimella ja heti. Nyrkkisääntö: keikka kirjataan ennen kuin ajat seuraavalle. Illalla kirjaaminen tarkoittaa käytännössä arvaamista, ja huomenna kirjaaminen unohtamista. Parinkymmenen sekunnin kirjaus paikan päällä on ainoa versio, joka oikeasti toteutuu.
Mitä jos asiakas kiistää laskutetut tunnit?
Silloin ratkaisee dokumentaatio. Aikaleimatut tuntikirjaukset, työselosteet ja kuvat tehdystä työstä kertovat, mitä on tehty ja milloin. Muistinvarainen "kyllä me siellä neljä tuntia oltiin" on heikko todiste – kirjaus, joka on tehty samana päivänä työmaalla, on vahva.
Ratkeaako ongelma siirtymällä urakkahinnoitteluun?
Ei ratkea, se vain muuttaa muotoaan. Urakassa kirjaamattomat tunnit eivät näy vajaana laskuna vaan kadonneena katteena: et tiedä, mennytkö urakka plussalle vai pakkaselle, jos et tiedä paljonko siihen kului aikaa. Ja urakan aikana tulevat lisätyöt pitää joka tapauksessa kirjata ja laskuttaa erikseen – ne ovat tyypillisin ilmaiseksi tehty työ.
Miten saan asentajat oikeasti kirjaamaan tuntinsa?
Tee kirjaamisesta helpompaa kuin sen välttelystä. Jos kirjaus vaatii toimistolle ajamista tai lomakkeen täyttämistä illalla kotona, se jää tekemättä – eikä vika ole asentajassa. Kun kirjaus hoituu parissakymmenessä sekunnissa puhelimella työmaalla ja asentaja näkee samasta sovelluksesta myös omat keikkansa ja työmaan tiedot, kirjaamisesta tulee osa työtä eikä ylimääräinen velvollisuus.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne – ja jos, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.