Kuluttajatason helppous työmaalla – Miksi asentajasi vihaavat vanhaa ohjelmistoasi (ja miten Evelia korjaa sen)
Vanha ohjelmisto syö aikaa ja hermoja. Hidas, sekava ja kankea järjestelmä tekee jokaisesta työpäivästä raskaamman.
Helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä on kilpailuetu rekrytoinnissa. Työvoimapulan aikana asentajat arvostavat sujuvaa arkea enemmän kuin koskaan.
Huono käytettävyys lisää virheitä, turhautumista ja ristiriitoja. Kun perustyöt takkuilivat, kärsivät myös ilmapiiri ja asiakaspalvelu.
Kuluttajatason käyttökokemus kuuluu myös työmaalle. Työkalun pitää olla yhtä helppo käyttää kuin mitä työntekijät odottavat vapaa-ajallaan käyttämiltään sovelluksilta.
- Evelia tuo kaiken yhteen. Tarjouslaskenta, työtilaukset, tuntikirjaukset ja laskutus toimivat samassa helppokäyttöisessä ohjelmistossa.
Työmaalla ei ole aikaa tapella ohjelmiston kanssa
Rakennusalalla, LVI-alalla, sähköalalla ja talotekniikassa jokainen päivä on täynnä liikkuvia osia. Aikataulut elävät, asiakkaat odottavat, työtilanteet muuttuvat nopeasti ja kentällä pitäisi silti pysyä kartalla siitä, mitä tehdään, missä tehdään ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Silti yllättävän monessa yrityksessä asentajan arkea vaikeuttaa edelleen ohjelmisto, joka tuntuu olevan tehty aivan toiseen maailmaan.
Sellainen järjestelmä näkyy käytännössä näin:
- työtilauksen tiedot löytyvät monen klikkauksen takaa
- tuntien kirjaaminen on hidasta
- materiaalit jäävät kirjaamatta, koska prosessi on liian hankala
- laskutus viivästyy
- toimisto ja kenttä turhautuvat toisiinsa
- asentaja kokee, että järjestelmä hidastaa työntekoa sen sijaan, että auttaisi
Kun työpäivä on jo valmiiksi kiireinen, viimeinen asia mitä asentaja tarvitsee, on kankea ohjelmisto, joka vaatii ylimääräistä muistamista, opettelua ja säätämistä.
Miksi vanhaa ohjelmistoa vihataan?
Kyse ei yleensä ole siitä, etteivät työntekijät haluaisi käyttää digitaalisia työkaluja. Päinvastoin. Nykyään lähes jokainen käyttää vapaa-ajallaan sovelluksia, jotka ovat nopeita, selkeitä ja loogisia. Pankkiasiat, viestittely, navigointi, ostokset ja ajanvaraukset hoituvat muutamalla painalluksella.
Siksi työssä käytettäviltä ohjelmistoilta odotetaan aivan luonnollisesti samaa helppoutta.
Ongelma syntyy silloin, kun työohjelmisto tuntuu tekniseltä, vanhanaikaiselta ja raskaalta. Jos käyttäjä ei heti ymmärrä, mistä löytää oikeat tiedot tai mitä seuraavaksi pitäisi tehdä, ohjelmisto alkaa tuntua esteeltä.
Asentaja ei ajattele silloin ohjelmiston ominaisuuksia. Hän ajattelee tätä:
“Miksi tämän pitää olla näin vaikeaa?”
Ja juuri siinä kohtaa käyttökokemus muuttuu henkilöstökysymykseksi.
Miksi helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä on kilpailuetu?
Työvoimapula on monelle teknisen alan yritykselle arkipäivää. Osaavista asentajista kilpaillaan, eikä työnantajamielikuva rakennu enää vain palkan, työauton tai työvaatteiden varaan.
Yhä useammin ratkaisee myös se, millainen työn arki oikeasti on.
Kun yrityksellä on käytössään helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä, se kertoo paljon johtamisesta ja työntekijän arvostamisesta. Se viestii, että yrityksessä halutaan tehdä työ mahdollisimman helpoksi, ei tarpeettoman raskaaksi.
Helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä voi tuntua pieneltä asialta pöydän toisella puolella, mutta kentällä sen vaikutus on suuri:
- työpäivä käynnistyy sujuvammin
- tiedot löytyvät nopeasti
- kirjaukset hoituvat ajallaan
- virheitä syntyy vähemmän
- työntekijä kokee onnistuvansa paremmin
Ja juuri tällainen arki lisää työtyytyväisyyttä.
Kuluttajatason helppous kuuluu myös ammattikäyttöön
Termi “kuluttajatason helppous” voi kuulostaa kevyeltä, mutta käytännössä se tarkoittaa jotain hyvin konkreettista: ohjelmistoa, jota ihminen osaa käyttää ilman turhaa koulutusrumbaa.
Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:
- näkymä on selkeä myös puhelimella
- oleellinen tieto näkyy heti
- kirjaukset onnistuvat nopeasti kentällä
- käyttöliittymä ohjaa käyttäjää loogisesti eteenpäin
- ohjelmisto tukee arkea eikä vaadi kiertoteitä
Työmaalla ei ole aikaa opetella monimutkaista järjestelmää joka päivä uudelleen. Siksi aidosti hyvä ohjelmisto tuntuu yksinkertaiselta, vaikka taustalla tapahtuisi paljon.
Haluatko nähdä, miltä helppokäyttöinen toiminnanohjaus näyttää käytännössä?
Miten Evelia korjaa ongelman?
Evelia on suunniteltu siihen todellisuuteen, jossa rakennusalan, LVI-alan, sähköalan ja talotekniikan yritykset oikeasti toimivat. Tavoite ei ole vain digitalisoida prosesseja, vaan tehdä arjesta sujuvampaa jokaiselle käyttäjälle.
Kun tarjouslaskenta, työtilaukset, tuntikirjaukset ja laskutus löytyvät samasta ohjelmistosta, työ ei pirstaloidu eri järjestelmiin, muistilappuihin ja puheluihin.
Evelian hyöty näkyy käytännössä näin:
1. Vähemmän säätöä kentällä
Asentaja näkee työtilauksen tiedot selkeästi ja pääsee kirjaamaan tunnit sekä materiaalit ilman ylimääräisiä vaiheita. Tämä vähentää unohduksia ja nopeuttaa päivän päätteeksi tehtäviä kirjauksia.
2. Parempi näkyvyys toimistossa
Kun tiedot päivittyvät samaan järjestelmään, toimisto pysyy ajan tasalla ilman jatkuvaa kyselyä ja selvittelyä. Tämä nopeuttaa myös laskutusta ja helpottaa työn johtamista.
3. Vähemmän virheitä, enemmän hallintaa
Kun kaikki yrityksen arjen työkalut ovat yhdessä ohjelmistossa, tieto ei huku eikä siirry käsin paikasta toiseen yhtä paljon. Lopputulos on selkeämpi kokonaisuus ja vähemmän inhimillisiä virheitä.
4. Helpompi perehdytys uusille työntekijöille
Kun ohjelmisto on intuitiivinen, uusien asentajien käyttöönotto on nopeampaa. Tämä on iso etu erityisesti kasvaville yrityksille ja tilanteissa, joissa uusia tekijöitä halutaan saada nopeasti mukaan tuottavaan työhön.
5. Parempi työntekijäkokemus
Ehkä tärkeimpänä: hyvä ohjelmisto tekee työpäivästä kevyemmän. Kun perusasiat toimivat, työntekijä voi keskittyä omaan osaamiseensa.
Hyvä ohjelmisto on myös hyvä työnantajateko
Moni yritys pohtii työnantajamielikuvaa ulkoisen viestinnän kautta: millaisia kuvia julkaistaan, mitä rekryilmoituksissa sanotaan ja millainen vaikutelma somessa syntyy.
Mutta todellinen työnantajamielikuva rakennetaan arjessa.
Jos asentajan työpäivä koostuu toimivista prosesseista, selkeästä tiedonkulusta ja helposti käytettävistä työkaluista, yrityksestä puhutaan hyvää myös eteenpäin. Se helpottaa sitouttamista, vähentää vaihtuvuutta ja tukee rekrytointia paljon tehokkaammin kuin yksikään juhlapuhe.
Helppokäyttöinen ohjelmisto ei siis ole vain IT-hankinta. Se on investointi työviihtyvyyteen, tehokkuuteen ja työnantajakuvaan.
Lopuksi: asentajat eivät vastusta järjestelmiä – he vastustavat turhaa vaikeutta
Kun yrityksessä ajatellaan, että “kyllä tähän vanhaankin on totuttu”, kannattaa pysähtyä hetkeksi. Totuttu ei tarkoita toimivaa. Usein se tarkoittaa vain sitä, että turhautuminen on muuttunut normaaliksi.
Mutta sen ei tarvitse olla niin.
Kun ohjelmisto on aidosti helppo käyttää, työnteko sujuu paremmin, virheitä tulee vähemmän ja yhteistyö paranee. Samalla yritys näyttää nykyisille ja tuleville työntekijöille, että heidän aikaansa ja hermojaan arvostetaan.
Ja juuri siksi kuluttajatason helppous työmaalla ei ole luksusta.
Se on nykyaikaisen yrityksen perusvaatimus.