Miksi Lämpökulma palasi Eveliaan – ja mitä jokaisen yrittäjän pitäisi tietää ohjelmiston vaihtamisesta?
Ohjelmiston vaihtaminen voi joskus tuntua houkuttelevalta harppaukselta kohti tehokkuutta – ainakin paperilla. Lämpökulma Oy:n kokemus kuitenkin osoittaa, että kaikki kiiltävä ei ole kultaa, ja että luotettava kumppani voi löytyä lopulta hyvin läheltä: entuudestaan tutusta Eveliasta.
Lämpökulma Oy oli ollut Evelian asiakas reilu 2 vuotta, kunnes he päättivät kokeilla uutta toiminnanohjausjärjestelmää. Taustalla vaikutti toisen ohjelmiston myyntilupaus, jonka mukaan koko yrityksen toiminta voitaisiin hoitaa yhdellä ainoalla ohjelmistolla, sillä aiemmin Lämpökulmalla oli ollut käytössä Evelian lisäksi erillinen CRM-työkalu myynnin tueksi. Päätös kuulosti järkevältä – vähemmän järjestelmiä, vähemmän hallinnollista kuormaa. Käyttöönotto aloitettiin innolla, ja järjestelmää lähdettiin räätälöimään yrityksen tarpeisiin.
Pian kuitenkin kävi ilmi, että lupaukset eivät täysin vastanneet todellisuutta. Taloushallinnon kannalta ratkaisu osoittautui riittämättömäksi, ja tärkeät näkymät yrityksen taloudelliseen tilanteeseen puuttuivat. Myyntipuolen toiminnot toimivat, mutta talouden seuranta vaati ylimääräisiä ohjelmia ja työvaiheita. Kokonaisuus alkoi hajota käsiin, ja järjestelmästä muodostui enemmän taakka kuin apu.
Toisen ohjelmiston käyttöönotto vaati runsaasti koulutuksia ja palavereja, koska järjestelmää räätälöitiin vastaamaan yrityksen tarpeita.
”Alussa oltiin luvattu, että tietyt ominaisuudet löytyvät ohjelmistosta, mutta käytännössä niitä ei lopulta ollutkaan. Aikaa ja turhaa työtä kului varmaan 150 tuntia.”
Lisäksi alkuun kohtuuhintainen ohjelmisto olikin yhtäkkiä monta sataa euroa kalliimpi, kun ohjelmiston ja kirjanpito-ohjelman välisen integraation kuluista paukahti yllättäen iso lasku yritykselle maksettavaksi. Näistä kuluista ei ollut yrittäjällä tietoa etukäteen eikä näin ollen niihin osattu varautua.
Tilanne johti lopulta siihen, että yrityksessä tehtiin rohkea, mutta harkittu päätös: palataan takaisin Eveliaan.
Paluu Eveliaan – helppoa ja loogista
Takaisin siirtyminen ei aiheuttanut suurta teknistä vaivaa. Itse asiassa Eveliaa ei ollut koskaan täysin jätettykään. Sen käyttöä oli jatkettu toisen ohjelmiston rinnalla talouden hallintoa varten. Kun päätös paluusta tehtiin, arki saatiin nopeasti taas sujuvaksi.
Evelian vahvuus tuli selvästi esiin: järjestelmä tarjosi käyttäjälleen selkeän näkymän yrityksen kokonaistilanteeseen. Myynnit, ostot, kassavirta ja tulevat erääntymiset olivat helposti nähtävissä yhdellä silmäyksellä. Näin myös yrityksen taloudellinen ohjaaminen helpottui huomattavasti. Arjen sujuvuuden lisäksi Evelian hinnoittelu osoittautui läpinäkyväksi ja järkeväksi.
Mitä sitä hyvää vaihtamaan?
Moni yrittäjä pohtii ohjelmiston vaihtoa houkuttelevien lupausten, kampanjoiden tai alennusten innoittamana. Lämpökulman kokemuksen perusteella tällainen päätös kannattaa tehdä äärimmäisen harkiten. Ohjelmistoa ei kannata vaihtaa kevyin perustein. Jos sinulla on käytössä järjestelmä, johon olet tyytyväinen ja joka tukee arjen sujuvuutta, on harvoin perusteltua siirtyä toiseen ohjelmistoon, ellei uusi ratkaisu tuo selkeää lisäarvoa yritykselle. Lämpökulma Oy:ssä tämä opittiin kantapään kautta: vaihdon jälkeen huomattiin nopeasti, että uusi järjestelmä ei vastannut luvattua ja Eveliaa parempaa vaihtoehtoa ei löytynyt.
Siksi on myös tärkeää, että ennen ostohousujen pukemista, ohjelmiston demoympäristöä on mahdollista testata kunnolla tai vähintään nähdä sen toimivuus esimerkiksi etäesittelypalaverissa. Pelkkä myyntipuhe ei välttämättä riitä vaan järjestelmän toimivuus pitää voida todentaa käytännössä. Myös muiden yrittäjien kokemuksilla on suuri merkitys: jos ohjelmasta ei ole saatavilla rehellisiä käyttökokemuksia, on syytä olla erityisen varovainen.
Lämpökulman toimitusjohtaja Timo Telkkä onkin suoraan neuvonut tuttujaan olemaan vaihtamatta ohjelmistoa, mikäli nykyinen toimii ja uudesta ei ole kenelläkään suosituksia. Toiminnanohjausjärjestelmä ei ole vain tekninen työkalu vaan se on kriittinen osa koko liiketoimintaa. Suositteluilla ja muiden käyttäjien palautteella on siis merkittävä rooli oikean valinnan tekemisessä.
Telkälle itselleen Evelian valinta aikanaan perustui luottamukseen. Hän tiesi ohjelmiston taustalla olevat ihmiset ja uskoi, että heidän tekemänsä järjestelmä olisi aidosti hyvä. Ja se luottamus on osoittautunut perustelluksi. Evelia on ollut paitsi toimiva, myös rehellinen ja kehittyvä kumppani yrityksen arjessa. Eveliassa, toisin kuin testissä olleessa toisessa ohjelmistossa, ei olla annettu koskaan turhia lupauksia, eikä vastaan ole tullut piilokuluja tai muuta yllättävää.
Luotettava kumppani – toimiva arki
Nykyään Lämpökulma on tyytyväinen Eveliaan – sekä järjestelmän toimintaan että sen taustalla olevaan palveluun. Mahdolliset ongelmatilanteet ratkeavat nopeasti, ja ohjelmistokehityksessä otetaan käyttäjien toiveita huomioon. Erityisesti taloushallinnon tarpeet, kuten kaksisuuntainen pankkiyhteys, yrityksen talousnäkymä sekä liikevaihto, myynnit sekä ostot, ovat saaneet kiitosta.
"Eveliassa näen tarkalleen, mikä yrityksen taloudellinen tilanne on juuri nyt. Jos joku kysyy, mikä on meidän tämänhetkinen tulos, osaan vastata heti – riittää, että vilkaisen etusivua. Näen siitä kaiken tarvittavan, ja pystyn vaikka kirjanpitäjälle suoraan kertomaan, missä mennään yrityksen talouden osalta."
Loppujen lopuksi kyse ei ole vain ohjelmasta vaan myös siitä, että yrityksen arki toimii. Usein paras päätös on pitää kiinni siitä, mikä jo toimii – ja Evelia on monelle yritykselle juuri se järkevä ja luotettava valinta myös tulevaisuudessa.
Lämpökulman vanhan referenssin voit lukea täältä!