Ilmainen laskutusohjelma voi tuntua hyvältä ratkaisulta, kun halutaan saada laskutus pyörimään nopeasti ilman ylimääräisiä investointeja. Moni pienempi rakennus-, LVI- tai sähköalan yritys etsii kevyttä työkalua, jolla voi hoitaa perustason laskutuksen mahdollisimman helposti.
Mutta riittääkö se, jos arki on täynnä projekteja, työmaita, tarvikkeita ja tuntikirjauksia? Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä ilmainen laskutusohjelma yleensä tarjoaa – ja miksi voi olla järkevää valita ratkaisu, joka tukee koko tekemistä vähän pidemmälle.
Mitä ilmainen laskutusohjelma yleensä sisältää?
Ilmaisia laskutusohjelmia löytyy netistä runsaasti, ja osa niistä tarjoaa kelpo työkalun yksinkertaiseen laskujen tekemiseen. Tyypillisesti ilmainen ohjelma sisältää:
- Mahdollisuuden luoda ja lähettää laskuja PDF-muodossa
- Perustason asiakasrekisterin
- Yksinkertaisen tuotteiden tai palveluiden hinnaston
Tämä voi riittää yksinyrittäjälle, joka lähettää muutaman laskun kuukaudessa. Mutta rakennus-, LVI- ja sähköalalla arki on harvoin näin yksinkertaista. Kun projekteja on useita, työntekijät liikkuvat työmailla ja materiaaleja kuluu päivittäin, pelkkä laskutustyökalu ei enää riitä.
Missä kohtaa ilmainen laskutusohjelma alkaa rajoittaa?
Ilmainen laskutusohjelma voi tuntua hyvältä ratkaisulta alkuun, mutta käytännössä vastaan tulee nopeasti rajoituksia. Varsinkin silloin, kun toiminta alkaa kasvaa.
Tyypillisiä haasteita ovat:
- Tuntikirjauksia ei saa liitettyä laskuun automaattisesti
- Varastosaldot eivät päivity käytön mukaan
- Laskujen maksutilanteen seuranta vaatii manuaalista työtä
- Projektien kokonaiskuva puuttuu täysin
- Tietoturva ja varmuuskopiointi jäävät käyttäjän vastuulle
Lopulta aikaa kuluu juuri siihen manuaaliseen selvittelyyn, jota ohjelmistolla haluttiin alun perin välttää. Kun tiedot ovat hajallaan, virheiden riski kasvaa, laskutus hidastuu – ja turhautuminen seuraa perässä.
Ilmainen laskutusohjelma vai sujuva arki?
Rakennus- ja talotekniikka-alalla laskutus ei ole vain yksi osa-alue, se liittyy suoraan käytännön työhön, tunteihin, tarvikkeisiin ja ostojen hallintaan.
Kevyen laskutusohjelman kanssa moni asia jää manuaaliseksi: tuntikirjaukset tehdään erikseen, varastosaldot pysyvät Excelissä ja projektiseuranta hoituu ehkä paperilla, jos ollenkaan. Kokonaisuus alkaa nopeasti kuormittaa.
Kun käytössä on toiminnanohjausjärjestelmä, jossa laskutus, tuntikirjaukset, materiaalit ja ostot kulkevat yhdessä, arki helpottuu merkittävästi. Laskut syntyvät suoraan työmaalla kirjatuista tiedoista, ja kaikki pysyy ajan tasalla ilman ylimääräistä siirtelyä tai tarkistamista.
Kun laskutus linkittyy suoraan käytännön työhön, virheet vähenevät, työ nopeutuu ja rahaa ei jää vahingossa laskuttamatta.
Maksullinen järjestelmä voi olla halvempi – näin se näkyy arjessa
Maksullinen järjestelmä voi kuulostaa kuluerältä, mutta monessa tapauksessa se on juuri se, mikä säästää eniten – niin aikaa kuin rahaa.
Kun järjestelmä toimii aidosti arjen mukana, hyödyt näkyvät nopeasti:
- Laskutus nopeutuu ja tehostuu → rahaa sisään ajallaan
- Tunnit ja materiaalit kirjautuvat tarkasti → parempi laskutettavuus
- Vähemmän virheitä ja reklamaatioita → vähemmän turhaa selvittelyä
- Projektien seuranta helpottuu → tiedät mistä raha tulee ja mihin se menee
Pienilläkin parannuksilla voi olla iso vaikutus, kun niitä tapahtuu joka päivä. Usein maksullinen järjestelmä maksaa itsensä takaisin jo muutamassa kuukaudessa, ja sen jälkeen se alkaa tuottaa säästöä.
Testaa käytännössä: miltä sujuvampi arki tuntuu?
Jos mietit, onko kokonaisvaltainen ratkaisu oikea valinta, voit kokeilla sitä käytännössä. Evelian toiminnanohjausjärjestelmää voi koekäyttää ilmaiseksi 7 päivän ajan, täysin ilman sitoumuksia.
Tänä aikana näet konkreettisesti, miten arki muuttuu, kun:
- tuntikirjaukset tulevat suoraan työmaalta
- laskut muodostuvat automaattisesti oikeilla tiedoilla
- ostot ja varastot pysyvät hallinnassa
- asiakastiedot ja projektit löytyvät yhdestä paikasta
Halutessasi voit varata myös henkilökohtaisen etäesittelyn. Siinä käydään läpi juuri teidän yrityksenne tarpeet ja katsotaan, miten Evelia voisi palvella arkea käytännössä.
Evelia – oikeasti toimiva laskutusohjelma
Kun valitset laskutusohjelmaa, kannattaa pysähtyä hetkeksi ja kysyä:
- Riittääkö pelkkä laskutus – vai tarvitaanko myös tuntiseurantaa, varastoa ja projektinhallintaa?
- Palveleeko ohjelma juuri tämän alan tapaa tehdä töitä?
- Kuinka paljon aikaa ja rahaa kuluu, kun tiedot pitää kerätä ja tarkistaa käsin?
Ilmainen vaihtoehto voi aluksi tuntua helpolta. Mutta jos se tuo mukanaan enemmän käsityötä ja epävarmuutta, se voi käydä yllättävän kalliiksi – ajassa, virheissä ja kadonneissa euroissa.
Evelia tarjoaa ratkaisun, joka on rakennettu LVI-, sähkö-, kylmä- ja rakennusalan arkea varten. Koekäytä maksutta seitsemän päivää tai tutustu lisää Evelian ominaisuuksiin tämän esittelyvideon kautta.