Monelle yrittäjälle vuodenvaihde on muutoksen aikaa, kun mietinnässä on ohjelmiston tai tilitoimiston vaihto. Vaihtoajatuksiin vaikuttaa usein tyytymättömyys kirjanpitäjään ja tilitoimistoon. Taustalla voi olla kommunikaatiohaasteita, palvelun laadun ja toimivuuden puutteita tai yksinkertaisesti tarve saada erilaista palvelua esimerkiksi liiketoiminnan kasvaessa.
Moni tilitoimiston vaihtoon liittyvä asia voi askarruttaa yrittäjää, ja tässä blogissa pureudummekin niihin kysymyksiin, jotka usein nousevat esiin, kun tilitoimiston vaihto tulee ajankohtaiseksi.
1. Missä tilanteessa kannattaa vaihtaa tilitoimistoa?
Ei ole yksiselitteistä vastausta sille, missä tilanteissa tilitoimiston vaihto on tarpeellista. Monet yrittäjät odottavat tilitoimistolta ennen kaikkea sujuvaa keskusteluyhteyttä, hyvää ja täsmällistä palvelun laatua sekä yhä useammin myös konsultoivaa otetta. Jos näissä osa-alueissa on merkittäviä puutteita oman tilitoimiston kanssa, voi olla järkevää katsella muita vaihtoehtoja. Olennaista on, että yrittäjänä tietää, mitä tilitoimistolta oikeastaan hakee. Jos tietää hyvin, millaista palvelua etsii tilitoimistolta, on myös helpompi tunnistaa kipukohdat ja toimia silloin, kun tarve vaatii.
Myös sillä voi olla suuri merkitys, miten tilitoimistossa toimitaan: onko tilitoimistolla esimerkiksi yhtä nykyaikaiset toimintatavat kuin yritykselläsi. Olennaista on – niin kuin ohjelmiston vaihdossa – että tilitoimiston vaihtoa ei kannata jättää tekemättä vain sen vuoksi, että se tuntuu monimutkaiselta. Usein vaihtaminen nimittäin sujuu suhteellisen helposti.
2. Mitä tapahtuu tilitoimiston vaihdossa?
Kun vaihdat tilitoimistoa, käytännössä yrityksen talous- ja palkkahallinnon tiedot siirretään uuteen tilitoimistoon. Jos vanha tilitoimisto käyttää samaa kirjanpito-ohjelmistoa kuin uusi tilitoimisto, vaihto voi olla hyvinkin nopea ja vaivaton.
Jos taas tilitoimistoilla on eri kirjanpito-ohjelmistot käytössä, kannattaa varmistaa aineiston siirtämisen kulut ja aikataulu uuden palvelun käyttöönotosta.
Kun vaihdat tilitoimistoa, kannattaa itse olla hyvin kartalla siitä, mitkä asiat ovat vielä vanhan tilitoimiston hoidettavissa ja mitkä ovat uudet tilitoimiston vastuulla. Tärkeää on ottaa selvää asioista ajoissa ja kommunikoida sekä vanhan että uuden tilitoimiston kanssa.
3. Mikä on paras ajankohta vaihdolle?
Monella herää ajatus tilitoimiston vaihtamisesta tilikauden lähestyessä loppuaan. Vaihdon ajankohdalla ei todellisuudessa ole juuri väliä, sillä tilitoimistoa voi vaihtaa käytännössä milloin tahansa tilikauden aikana.
Kannattaa myös punnita haasteiden vakavuutta. Jos palveluiden laadussa on merkittäviä puutteita, jotka olennaisesti vaikuttavat yritystoimintaan, ei ole kannattavaa jatkaa kyseisen tilitoimiston kanssa yhtään pidempään kuin on tarve. Näin ollen vaihto kannattaa tehdä oikeastaan heti, kun sille on tarve. Toisaalta jos tilanne ei ole niin akuutti, ja tilikausi on juuri loppumaisillaan, kannattanee vaihto jättää seuraavan tilikauden alkuun. Tällöin uusi kirjanpitäjä voi aloittaa puhtaalta pöydältä, ja näin vaihto voi olla selkeämpi.
4. Mitä kaikkea vaihdossa pitää muistaa?
Tilitoimiston vaihtaminen on useimmiten suhteellisen helppoa. On pari seikkaa, jotka on hyvä pitää mielessä:
- Ensinnäkin tarkista nykyisen tilitoimistosi irtisanomisaika, sillä sen pituus voi vaihdella tilitoimistoittain.
- Kun olet löytänyt uuden tilitoimiston, sovi yhteistyön alkamisajankohta ja keskeisimmät vastuualueet. Tässä kohtaa on myös hyvä tuoda avoimesti esiin ongelmakohdat, jotka haluat välttää.
Osaava tilitoimisto voi hoitaa käytännön asiat ja neuvoa yrittäjää hoidettavissa asioissa, jotta vaihto sujuu mahdollisimman mutkattomasti.
5. Miten löydän itselleni sopivan tilitoimiston ja vältän aiemmat ongelmat?
Jotta vältät samat ongelmat, kannattaa tehdä uudelle tilitoimistolle selväksi, mitä odotat heiltä ja mitkä asiat eivät toimineet edellisen tilitoimiston kanssa. Jos vanhan tilitoimiston kanssa on ollut puutteita esimerkiksi kommunikaatiossa tai palveluiden laadussa, kannattaa näistä asioista puhua suoraan tulevan kirjanpitäjän kanssa. On tärkeää sopia pelisäännöt uuden kirjanpitäjän kanssa, jotta molemmille osapuolille on selvää, miten vastuualueet jakautuvat. Näin vältetään myös mahdolliset kommunikaatiopuutteiden aiheuttamat väärinymmärrykset.
Usein siitä on hyötyä, jos tilitoimistolla on kokemusta yrityksesi toimialasta. Kun tilitoimistolla on hallussa toimialasi erityispiirteet ja toimintatavat, voit saada merkittävää lisäarvoa yrityksesi kirjanpitoon.
Ennen kaikkea kannattaa käyttää aikaa potentiaalisten tilitoimistojen kartoittamiseen, jotta vaihtoehtoihin ehtii tutustumaan. Vertaile eri vaihtoehtoja, lue asiakaskokemuksia ja kysele tuttaviltasi vinkkejä onnistuneista kokemuksista. Meidän vinkit sen oikean kirjanpitäjän löytämiseen voit lukea blogistamme Kirjanpitäjän vaihtaminen: 6 vinkkiä, miten löydät sen oikean.
Evelia Tilit on talotekniikka- ja rakennusalaan erikoistunut tilitoimisto
Evelia Tilit on yli 25 vuoden kokemuksella toimiva täyden palvelun tilitoimisto, joka palvelee niin pieniä kuin suuriakin yrityksiä. Erikoisosaamisena meiltä löytyy talotekniikka- ja rakennusalan vahva tuntemus yli 15 vuoden ajalta, jonka ansiosta pystymme tarjoamaan ammattitaitoista ja luotettavaa toimialan tuntevaa palvelua.
Jos etsinnässä on uusi tilitoimisto, tutustu palveluihimme täältä tai ota suoraan yhteyttä niin keskustellaan lisää.