Evelialla eroon arjen kankeudesta
Salolainen LVI Henri Grönroos Oy on vuonna 2010 perustettu LVI-alan yritys, joka tarjoaa asiakkailleen niin putkiurakointeihin, käyttövesisaneerauksiin ja lämmitysjärjestelmiin liittyvää ammattitaitoista osaamistaan.
‘’Asiakaskuntamme koostuu aika lailla puolet ja puolet yksityis- ja yritysasiakkaista, joita palvelemme noin 80 km säteellä Salosta. Pääasiallisesti työt keskittyvätkin Salon ja Turun seuduille. Vuosien varrella on tullut tehtyä eri LVI-alan töitä, kuten esimerkiksi maa-, ilma- ja ilmavesilämpöpumppujen asennuksia, mutta viime vuosina olemme keskittyneet pääasiallisesti niin putkiremontteihin kuin pienempiin putkitöihin.’ ’
Vanha ohjelmisto teki arjesta kankeaa, mikä sai yrittäjän etsimään parempaa ratkaisua
Jo useita vuosia käytössä ollut taloushallinto-ohjelmisto ei enää palvellut yrittäjän tarpeita. Vanhan ohjelmiston ongelmat ilmenivät mm. arjen kankeutena, kun ohjelmisto ei muovautunut nykyaikaisiin toimintatapoihin.
‘’Ajatus uuden ohjelmiston hankinnalle syntyi puhtaasti aiemman ohjelmiston vanhuuden ja kankeuden vuoksi. Syinä käytön kankeudelle oli mm. se, ettei ohjelmisto ollut selainpohjainen, mikä vaikeutti pääsyä ohjelmistoon. Olihan vanhalla palveluntarjoajalla myös melko kankeasti toimiva asiakaspalvelu, jonka vuoksi vastauksia tai apua ei oikeastaan koskaan saanut silloin, kun niitä olisi tarvinnut. Tähän päälle vielä se, ettei ohjelmistoon päässyt käsiksi kuin yhdeltä laitteelta, vaikeutti asiaa, kun melko harvoin sitä istui siellä toimiston penkillä, silloin kun sieltä asiakaspalvelusta sitten vihdoin ja viimein otettiin minuun päin yhteyttä.’’
Ensin yrityksessä lähdettiin kartoittamaan saman palveluntarjoajan nykyaikaisempia ratkaisuja, sillä tämä tuntui alkuun helpoimmalta vaihtoehdolta.
‘’Alkuun yrityksessämme otettiin testiin vanhan palveluntarjoajan uusin ohjelmisto, mutta melko nopeasti huomattiin, ettei sekään vaihtoehto lähtenyt rullaamaan toivotulla tavalla. Ongelmia syntyi jo alkuun ihan perustietojen viennistä, mitä ei saatu automatisoitua, vaan ne olisi tullut viedä uuteen ohjelmistoon käsin.’’
Melko nopeasti todettiin, ettei vanhalta palveluntarjoajalta löydettäisi sopivaa ratkaisua, jolloin katse kääntyikin toisaalle.
Eveliasta löytyi ratkaisut yrityksen aiemmin painineisiin ongelmiin
Koska vanhalta palveluntarjoajalta ei löytynyt sopivaa ratkaisua, laajentui uuden ohjelmiston etsintä myös muihin palveluntarjoajiin.
''Evelialta oltiin minuun yhteydessä melko sopivaan hetkeen, sillä olin tässä kohtaa jo melko kypsä vanhan ohjelmistoni ongelmiin. Melko nopeasti kävi ilmi, että Evelia ratkoisi juuri ne ongelmat, joiden kanssa olin paininut jo tovin.’’
Yrittäjän mielenkiinnon herätti ensimmäisenä Evelian selainpohjaisuus, nykyaikainen ja ketterän oloinen käyttöliittymä, sekä lupaus toimivasta tuesta, sekä jatkuvasta ja ripeästi ohjelmistokehityksestä.
‘’Minulle tärkeimpiä tekijöitä päätöksenteossa oli se, että ohjelmistoa kehitettiin koko ajan. Evelia myös tuntui toimivalta ja minulle tuli heti alusta alkaen sellainen olo, että sieltä saa yhteyden ja apua heti, kun sitä tarvitse. Asiakaspalvelulla oli kyllä iso rooli päätöksenteossa. Päätös vaihtaa Eveliaan kävikin loppujen lopuksi melko nopeasti.’’
Ohjelmiston vaihdon helppous yllätti yrittäjän
Evelia otettiin yrityksen käyttöön vuoden 2019 lokakuussa. Yrittäjän yleinen mielikuva ja pelko ohjelmistonvaihdon haastavuudesta vaihtui nopeasti helpotukseen, kun huomattiin, miten automatisoidusti ja nopeasti uusi ohjelmisto saatiin yrityksen käyttöön.
‘’Aluksi ohjelmistonvaihto tuntui suurelta asialta, varsinkin kun oli tottunut käyttämään useamman vuoden eri ohjelmaa. Väkisinkin siinä tulee uutta opittavaa ja tämän lisäksi kaikki tieto oli myös siirrettävä vanhasta ohjelmistosta uudelle alustalle. Pelot kuitenkin hälvenivät nopeasti, kun huomasin, miten helposti kaikki tarvittavat tiedot saatiin siirrettyä uuteen ohjelmistoon. Kirsikkana kakun päällä oli se, että kaikki tiedonsiirto tapahtui Evelian toimesta, eikä se näin ollen työllistänyt minua. Alusta olikin käytössä nopeasti, jonka jälkeen pääsinkin sitten opettelemaan uuden ohjelmiston käyttöä.’’
Automatisointi vapauttanut yrittäjän aikaa
Eveliaan siirtymisen jälkeen yrityksen arki on lähtenyt rullaamaan huomattavasti aiempaa ketterämmin kiitos nykyaikaisten ja automatisoitujen toimintojen.
‘’Arki lähti rullaamaan jo heti alkuun paljon aiempaa ketterämmin.’’ – Henri Grönroos
‘’Arki lähti rullaamaan jo heti alkuun paljon aiempaa ketterämmin. Pääsyynä tähän on Evelian keveys. Ohjelmisto on selainpohjainen, jonka ansiosta ohjelmiston saa auki missä tahansa. Kyllähän se helpottaa, kun mm. asiakastiedot ovat helposti saatavilla suoraan kännykässä. Myös monet aiemmin manuaalisesti hoidetut toiminnot on saatu automatisoitua, jonka ansiosta mitään ei jää tekemättä, eikä näihin myöskään kulu minun aikaani.’’
Automatisointia ja selainpohjaisuuden tuomia mahdollisuuksia on alettu hyödyntämään yhä enemmän, jolla on saatu kokonaisvaltaista helpotusta riskienhallintaan.
‘’Evelian myötä kassan kierto on nopeutunut ja myyntireskontran hallinta tehostunut, millä on saatu helpotusta riskienhallintaan. Nykyään laskut saadaan lähtemään aiempaa nopeammin, kun kirjaukset onnistuvat sutjakkaasti ja lasku lähetettyä asiakkaalle jo heti työpäivän aikana. Automatisoitujen hinnoittelusäännöstöjen ansiosta työrivien hinnoitteluun ei kulu turhaa aikaa ja rivikohtaisten katteidenkin seuranta on helppoa, kiitos rivikohtaisten katepallojen ansiosta, joilla pystyn seuramaan, että jokaisen laskurivin katteet ovat kunnossa. Myös myyntireskontran seurantapuoli on todella kätevä, kun suorituksen päivittyvät automaattisesti ohjelmistoon ja ohjelmisto herjaa punaisella sellaiset laskut, joiden maksusuoritukset ovat myöhässä. Näin päästään sellaiseen tilanteeseen, että laskut lähtevät maailmalle nopeasti ja myöhästyneisiin laskuihin pystytään tarttumaan saman tien.’’
‘’Evelian myötä kassan kierto on nopeutunut ja myyntireskontran hallinta tehostunut, millä on saatu helpotusta riskienhallintaan.’’ – Henri Grönroos
Täysin uusiakin työkaluja on otettu yrityksen käyttöön, joista on saatu helpotusta taloushallinnon pyörittämiseen.
‘’Evelian myötä saimme käyttöömme myös täysin uusia työkaluja esimerkiksi käteis- ja korttiostojen kuittien hallintaan, joiden arkistointi Evelia Work –sovelluksessa onnistuu vaikkapa jo suoraan kaupassa. Aiemmin tähän meillä ei ollut käytössä minkäänlaisia sähköisiä työkaluja.’’
Mitä sitä hyvää vaihtamaan
Yrittäjä on enemmän kuin tyytyväinen Evelian tuomaan helpotukseen. Nykyään arki rullaa huomattavasti ketterämmin ja riskittömämmin.
‘’Ehkä tärkein asia on kuitenkin loppujen lopuksi se, että ohjelmisto toimii ja siihen voi luottaa. Evelian kanssa ei ole ollut hankaluuksia. Tämä nyt vain sattuu olemaan paras, mitä sitä enempää sanoa. En näe mitään syytä, miksi rupeaisin vaihtamaan Eveliaa mihinkään, kun kaikki toimii.’’