Yrittäjän vaihdos tarjosi täydellisen hetken yrityksen taloushallinon ja toiminnanohjauksen uudistamiselle
LVI-Kallavedenputki Oy on Kuopiolainen LVI-alan yritys. Nykyisen omistajan, Joni Madetoja, lisäksi yritys työllistää tänä päivänä myös kolme asentajaa. Yrityksen toiminta koostuu aina perus putkihuoltokeikoista, erinäisiin LVI-urakoihin ja saneerauksiin.
‘’Asiakkaamme koostuvat melko laajasta rintamasta. Teemme töitä ihan yksityisasiakkaista lähtien, yrityksille, talo- ja huoltoyhtiöille, sekä yhteistyötä myös eri rakennusliikkeiden kanssa. Asiakaskunta jakautuu melko tasaisesti ja jokainen asiakas onkin meille yhtä tärkeä, oli se sitten kuluttaja tai rakennusliike.’’
Yrittäjän vaihdos tarjosi täydellisen hetken yrityksen taloushallinnon ja toiminnanohjauksen uudistamiselle
Jo reilu kolmekymmentä vuotta toiminut LVI-Kallavedenputki Oy koki omistajavaihdoksen vuonna 2020, jolloin uudeksi yrittäjäksi ryhtyi Joni Madetoja.
‘’Siirryin yrityksen palkkalistoille vuonna 2004 eli toiminnassa olen ollut mukana jo melko kauan. Noin parisen vuotta sitten, teimme yrityskaupat, jonka johdosta siirryin LVI-Kallaveden yrittäjäksi.’’
Ensimmäinen asia, johon uusi yrittäjä halusi tehdä muutoksen, oli yrityksen taloushallinnon ja toiminnanohjauksen pyörittäminen.
‘’Aiemmin yrityksen taloushallinto oli melkoista paperilappusten pyörittelyä. Ensimmäinen ajatus yrittäjäksi ryhdyttyäni tähän firmaan, olikin että taloushallinto täytyy uudistaa, jotta se saadaan helpommaksi ja sujuvammaksi hallinnoida.’’
’’Ensimmäinen ajatus yrittäjäksi ryhdyttyäni tähän firmaan, olikin että taloushallinto täytyy uudistaa, jotta se saadaan helpommaksi ja sujuvammaksi hallinnoida.’’ – Joni Madetoja
Aiemmalla yrittäjällä oli käytössään alalle suunnattu laskutusohjelma, joka oli kuitenkin jo jäänyt kehityksestä jälkeen, jonka vuoksi asioita jouduttiin hoitamaan hyvin manuaalisesti ja paperia kului turhan paljon.
‘’Melkeinpä ensimmäisenä tehtävälistallani oli uuden taloushallinto-ohjelman hankinta. Minulla ei ollut oikeastaan kokemusta näistä ohjelmista, joten ensimmäisenä otin yhteyttä ohjelmistotaloon, josta myös aiemman yrittäjän silloinen ohjelma oli hankittu. Samoihin aikoihin Evelialta oltiin minuun yhteydessä, joten vertailussa olikin nopeasti kaksi eri ohjelmistotaloa. Melko nopeasti kävi kyllä selväksi, että Evelia oli se ohjelmisto, johon päädytään, sillä se oli selkeästi helppokäyttöisempi ja selkeämpi vaihtoehto, joka mahdollisti paremmin myös toiminnan nykyaikaistamisen. Evelia tulikin yrityksen käyttöön heti yrittäjäurani alkumetreiltä lähtien ja tähän päätökseen olen ollut erittäin tyytyväinen.’’
Evelian myötä paperilappuset vaihtuivat puhelimiin ja tehokkuus nousi
Evelia toi mukanaan uusia nykyaikaisia ominaisuuksia, joiden ansiosta yritys toimii nykyään lähestulkoon kokonaan sähköisesti.
‘’Taloushallintomme uudistui kertaheitolla Evelian käyttöönoton myötä, jolloin siirryimme täysin sähköisiin myynti- ja ostolaskuihin. Paperia meillä ei juurikaan lainkaan enää pyöritellä.’’
Sähköisten myynti- ja ostolaskujen lisäksi myös töiden hallinta ja työ- ja tarvikekirjaukset sähköistyivät, jolla on ollut suora positiivinen vaikutus yritystoiminnan tehokkuuteen, sekä yrittäjän työtaakkaan.
‘’Kaikilla yrityksemme työntekijöillä on käytössään Evelia, jonka ansiosta he pystyvät käytännössä tekemaan laskut itse omista töistään. He kirjaavat tehdyille töille menneet tunnit ja tarvikkeet, jolloin minun kontolleni jää vain tarkistaminen, hyväksyntä ja itse laskun lähettäminen. Kyllähän se helpottaa ja tehostaa koko laskutusprosessia, kun työntekijät pystyvät itsenäisesti kirjaamaan asiat suoraan ohjelmaan. Sähköistäminen ansiosta olemme päässeet eroon monesta turhasta työvaiheesta, niin työntekijöiden kuin minunkin näkökulmasta.’’
‘’Sähköistäminen ansiosta olemme päässeet eroon monesta turhasta työvaiheesta, niin työntekijöiden kuin minunkin näkökulmasta.’’ – Joni Madetoja
Evelian kokonaisvaltainen ja toimiva palvelu helpotti yrittäjäksi siirtymistä
Yrittäjäksi lähteminen tuo aina paljon uutta opeteltavaa. Madetoja ei ollut poikkeus, sillä yrittäjäksi lähtiessään, ei hänellä ollut vielä aiempaa kokemusta yrittäjyydestä, eikä näin ollen monista hallintopuolen asioistakaan.
‘’Kyllähän se yrittäjäksi lähteminen toi mukanaan paljon uuden opettelua. Loppuajan, kun toimin yrityksessä vielä työnjohtajana, pääsin toki tutustumaan silloiseen laskutusohjelmaan ja hallintopuolen asioiden hoitamiseen, mutta tuli sieltä kuitenkin paljon uutta. Edessä oli silloin myös omien toimintatapojen luonti, sillä uskon että jokaisella yrittäjällä on kuitenkin omanlaiset muista poikkeavat tavat tehdä asioita.’’
Evelian helppokäyttöisyys ja toimivat tukipalvelut kuitenkin helpottivat yrittäjyyden alkutaipaleella.
‘’Kyllähän siinä hetki meni, että löysi ne omat tavat toimia ja tehdä asioita. Evelia on kuitenkin onneksi niin helppokäyttöinen ohjelma, että sen avulla kaikki tämä onnistui helposti. Evelian puolelta olen saanut myös paljon tukea ja apua, aina kun sitä on tarvinnut. Tukipalveluiden taso olikin jo heti alusta alkaen loistavaa ja taso on pysynyt samanlaisena.’’
Kaikki palvelut saman katon alta
Evelialle siirryttyään, vaihtui myös aiempi tilitoimisto Evelia Tileihin, josta on saatu helpotusta taloushallintopuolen asioiden hoitamiseen.
‘’Alkuun koitimme mennä vanhalla kirjanpitäjällä, mutta melko nopeasti huomasin, ettei nykyaikainen ohjelmisto ja vanhanaikaiset toimitavat tilintoimiston päässä tuoneet haluttua lopputulosta. Aiempi kirjanpitäjä oli selkeästi vanhan liiton kirjanpitäjä, jonka vuoksi päädyin vaihtamaan tilitoimistoon, jossa toimitaan nykyaikaisemmin. Evelia Tileille siirryimmekin melkeinpä samantien, kun se oli mahdollista. Olen ollut kyllä tyytäväinen siihen, että molemmat palvelut ovat saman katon alta.’'
Nykyaikainen tilitoimisto on mahdollistanut myös viimeisten osioiden sähköistämisen.
‘’Kaikki kirjanpitoon liittyvät asiat saadaan hoidettua nykyään täysin sähköisesti. Onhan sitä monet kollegat kyselleet ja ihmetelleet, että kirjanpitäjäni sijaitsee eri kaupungissa kuin missä itse toimin, mutta eipä sillä tänä päivänä enää ole merkitystä samalla tavalla kuin ennen, kun enää ei ole samanlaista tarvetta rampata siellä kirjanpitäjällä kuin ennen vanhaan. En koe sitä tarpeelliseksi, että pitäisi kerran kuukaudessa päästä käymään kirjanpitäjällä lyömässä pussillinen kuitteja kouraan, kun nekin kaikki löytyvät nykyään sieltä Eveliasta sähköisessä muodossa. Onhan se kirjanpitokulukin erilainen, jos kaikki aineisto toimitetaan kirjanpitäjälle paperilappusilla.’’
Nykyaikainen ohjelmisto antaa joustavuutta ja helppoutta arkeen
Evelian nykyaikaisuus ja helppokäyttöisyys ovat tuoneet yritykselle paljon uusia työkaluja arjen helpottamiseen. LVI-Kallavdellä ollaan erittäin tyytyväisiä siitä, miten toimintaa on pystytty kehittämään tehokkaammaksi uuden ohjelmiston myötä, eikä vanhaan ole enää paluuta.
‘’Parasta eveliassa on sen selkeys ja helppokäyttöisyys, joka on ollut avuksi ihan ensi metreiltä saakka. Evelian tarjoamat nykyaikaiset ominaisuudet mahdollistavat myös sellaisia asioita, joita aiemmalla ohjelmistolla ei olisi voinut toteuttaa. Yhtenä esimerkkinä on selainpohjaisuus, jonka myötä ohjelmisto kulkee mukanani minne vain ja näin ollen minullakin on helpompi lähteä lomalle vaikkapa ulkomaille, kun tiedän, että tarpeen vaatiessa minulla on pääsy Eveliaan, jos jokin asia pitää hoitaa.’’