Toiminnan kasvu sai vaihtamaan tehokkaampaan ohjelmistoon
Vuoden 2020 tammikuussa perustettu Mahiz Oy on Oripääläinen sähköalan ammattilainen, jonka palvelut painottuvat vahvasti maatalouden sähkötöihin.
‘’Palvelumme keskittyvät pääosin maatalouden sähkötöihin, joissa pääpaino on kanala- ja lämpökeskussähköistyksissä. Kokemusta maatalouden, kuten esimerkiksi kanaloiden ilmanvaihto- ja ohjauspuolen laitteista sekä automaatioista, löytyy meiltä jo noin kymmenen vuoden ajalta. Näiden lisäksi teemme myös jonkin verran tuotevarastojen ja ilmanvaihtojärjestelmien jälleenmyyntiä ja huoltoa.’’
Uusi yritys, uusi ohjelmisto
Vaikka osakeyhtiö itsessään onkin vielä nuori, löytyy yrittäjältä, Juha-Matti Isotalolta, yrittäjäkokemusta jo noin neljän vuoden ajalta.
‘’Ennen Mahiz Oy:tä, tein näitä samoja hommia noin kolmen vuoden ajan toiminimellä. Projektien kasvaessa, päätin kuitenkin perustaa osakeyhtiön oman henkilökohtaisen turvan vuoksi.’’
Aiemmin toiminimellä toiminut yrittäjä hoiti laskutusta hyvin yksinkertaisella yleislaskutusohjelmalla, jota hän ei kuitenkaan halunnut enää viedä seuraavaan yritykseen.
‘’Toiminimellä toimiessani tein laskutusta ohjelmalla, jonka kanssa jokaisen laskun teko oli ihan älyttömän suuri ja tuskallinen prosessi. Jokainen laskurivi piti kirjata käsin, ostolaskujen edelleenlaskutus oli työlästä, kun laskut tulivat paperisessa muodossa eikä minkäänlaista automatisoitua katehinnoittelua ollut. Osakeyhtiö Mahiz Oy:tä perustettaessa olinkin tehnyt päätöksen, etten ryhtyisi tekemään töitä tällä uudella yrityksellä ennen kuin uusi parempi laskutusohjelma olisi löytynyt.’’
Uutta laskutusohjelmaa kartoitettaessa tutustui yrittäjä eri talotekniikka-alalle suunnattuihin ohjelmistoihin, joista Evelia erottui edukseen.
‘’Minulle käytiin esittelemässä yhtä alan ohjelmistoa, mutten kuitenkaan silloin vielä ollut täysin myyty ja halusin jatkaa ohjelmistojen kartoittamista. Konsultoin yhtä yrittäjäkollegaa, jolla oli minua enemmän kokemusta näistä alakohtaisista laskutusohjelmistoista. Hän mainitsi minulle Eveliasta, jonka johdosta varasinkin etäesittelyn heiltä. Tykästyin Eveliaan saman tien, sillä se vaikutti huomattavasti helppokäyttöisimmältä ja loogisimmalta vaihtoehdolta.’’
Evelia otettiin yrityksen käyttöön vuoden 2020 tammikuussa, jonka jälkeen Mahiz Oy pääsikin aloittamaan työt uuden yrityksensä kanssa.
Sähköisyyden ansiosta kaikki hoituu aiempaa suoraviivaisemmin
Taloushallinnon ja työ- sekä tarvikekirjauksien sähköistäminen toi yritykselle juuri sitä helpotusta, jota uudelta ohjelmistolta kaivattiinkin.
‘’Evelian myötä lähes tulkoon kaikessa ollaan siirrytty sähköiseen muotoon.’’
Evelian selainpohjaisuus ja Evelia.Work -sovellus mahdollistavat ohjelmiston käytön missä ja milloin tahansa, jonka avulla sähköiseen toimintaan siirtyminen on entistä helpompaa. Evelian sähköiset työ- ja tarvikekirjaukset ovatkin tuoneet suurta helpotusta niin työmaalle kuin toimistoon.
‘’Ennen Eveliaa käytössäni oli nahkainen kalenteri, johon kirjasin joka päivä, missä olen ollut ja mitä olen tehnyt. Kalenteriin kirjattiin myös ajetut kilometrit sekä työmaalle menneet tarvikkeet. Näitä sitten rustailtiin vielä myöhemmin uudestaan sinne laskutusohjelmistoon. Nykyään taas mukanani kulkee aina tabletti, jonka kanssa saan kirjattua kaikki nämä asiat suoraan Eveliaan, josta ne on suoraan laskutettavissa.’’
‘’Nykyään laskut lähtee asiakkaille muutamassa minuutissa.’’ – Juha-Matti Isotalo
Vaikka yrityksen liikevaihto on kasvanut huomattavasti toiminimivuosiin verraten, ei laskutukseen kulunutta aikaa voi edes verrata entiseen.
‘’Vanhalla ohjelmistolla pienemmän laskun tekemiseen meni noin 15-20 minuuttia, kun taas suurempaan laskuun saattoi hyvinkin upota se 2-3 tuntia. Evelialla suuremmatkin laskut saa hoidettua alle kymmenessä minuutissa. Suurin aika, mitä isompien laskujen tekemiseen kuluu, menee puhtaasti vain laskurivien tarkastamiseen, ettei laskulle pääse asiavirheitä.’’
Laskutuksen tukitoimintojen lisäksi myös yrityksen lomakkeet ovat vaihtuneet paperisista sähköisiin.
‘’Aiemmin lomakkeet, kuten käyttöönottopäiväkirjat, täytin perinteisesti paperille, jonka sitten toimistolla kopioin tai skannasin ja lähetin asiakkaalle sähköpostitse tai sitten toimitin ihan paperisena käteen. Nykyään taas Evelialla nämä lomakkeet saa täytettyä jo työmaalla suoraan ohjelmistoon, josta ne saa lähetettyä asiakkaalle laskun helposti liitteenä. Ne toimivat kyllä ihan älyttömän hyvin.’’
Evelialla helpompi seuranta
Evelian raportoinnin ansiosta yrittäjällä on nykyään käytössään huomattavasti aiempaa helpommin ja laajemmin tietoa esimerkiksi töiden kannattavuuksista, myyntisuorituksista ja yrityksen reaaliaikaisesta rahallisesta tilanteesta.
“Onhan seuranta muuttunut aivan mielettömästi Evelialla. Aiemmin jopa myyntisuoritusten seuranta oli työlästä, kun ne piti yksi kerrallaan tarkistaa verkkopankista. Eihän siinä sitten yleensä edes välttämättä huomannut, jos asiakas oli maksanut väärän summan ja vasta kirjanpitäjä siitä sitten alkoi kyselemään, että mikäs täällä ei nyt mätsää. Evelialla kaikki suoritukset näkyy selkeästi yhdestä paikasta, eikä enää tarvitse hyppiä verkkopankkiin. Myös suorituksien ja laskun summan erot näkyvät selkeästi, jonka kautta enää ei jää huomaamatta, jos asiakas on maksanut vaikka 100€ vähemmän, kuin piti.’’
Maksusuoritusten seurannan lisäksi myös töiden kannattavuuksien ja liiketoiminnan rahaliikenteen seuranta on reaaliaikaistunut ja helpottunut.
‘’Eveliassa saa itse seurattua, mitä töitä sinun kannattaa tehdä ja mihin kiinnittää huomiota. Tämän tiedon pohjalta voin välttää sen, että firma tekisi ns. ‘’huonoja’’ hommia. Varsinkin kun määräänsä enempää ei pysty yksin tekemään, on töitä yritettävä priorisoida fiksusti. Nyt näen selkeästi Eveliasta esimerkiksi jokaiselta työltä, mitkä ovat olleet työn kulut, myynti ja kate, jonka pohjalta pystyy jo nopealla vilkaisulla kertomaan, miten meni ja oliko kannattava. Tämän lisäksi myös oman myynnin ja ostojen kehityksen seuranta on tehty hyvin helpoksi Eveliassa selkeillä graafeilla.’’
Miksi Evelia
Yrittäjä on ollut erityisen tyytyväinen ohjelmiston kehitykseen ja siihen, kuinka Evelialla kuunnellaan asiakkaan toiveita.
“Evelialla on joustava ja rento meininki, ja ohjelmisto itsessään helppokäyttöinen. On mukavaa huomata, että kehityksessä otetaan huomioon niitä asioita, mitkä ovat itselle tärkeitä ja mitä olisi omasta mielestä hyvä kehittää. Niistä on otettu koppia ja tuotu ohjelmistoon uusina ominaisuuksina. Softaa kehitetään niin paljon ja nopeasti, että välillä ihan naurattaa kun uusia ominaisuuksia tulee kokoajan lisää ohjelmistoon.''
Kokonaisuudessaan Evelian käytössä viehättää ohjelmiston helppous.
“Evelia on siitä hyvä, että se taipuu ihan kenelle vaan. Monilta urakoitsijoilta olen kuullut, miten ovat tyytymättömiä omaan laskutusohjelmaansa, mutta kun ei sen tarvitse olla niin. Parempiakin vaihtoehtoja löytyy. Evelia helpottaa elämää todella paljon, joten sanotaanpa näin, että miksi ei vaihtaisi Eveliaan?’’