Nykyaikaisella ohjelmistolla tehokkuutta arkeen
Meri-Lapin ja Pohjois-Suomen alueella toimiva Poltinhuolto Arto Niskala, on Kemiläinen LVI-firma, joka sai alkunsa vuonna 2013, kun yrittäjä, Arto Niskala, päätti palata Etelä-Suomesta takaisin kotiseudulleen ja toteuttaa jo pidempään hautuneen ajatuksen lähteä yrittäjäksi. Arto toimi ensimmäiset pari vuotta yksin, mutta töiden lisäännyttyä tuli yrittäjälle kiire palkata lisää työvoimaa ja nykyään yritys työllistääkin neljä henkilöä ja toiminta jatkaa kasvuaan tasaiseen tahtiin.
Yrityksen töiden pääpaino ja erikoisosaaminen on vahvasti polttimissa – niiden huolloissa, korjauksissa ja asennuksissa. Tämän lisäksi yritys tekee totta kai myös LVI-töitä, sillä putkistot ja lämmityslaitteet kuuluvat vahvasti teknisiin tiloihin, joissa öljypolttimetkin sijaitsevat. Yrityksen asiakaskunta on töiden lailla laaja ja ulottuu aina yksityisasiakkaista taloyhtiöihin, isoihin kaukolämpö- ja tuotantolaitoksiin, sekä toki myös LVI-liikkeisiin.
Evelian paikkariippumattomuus sai vaihtamaan ohjelmistoa
Yrityksellä oli ennen Eveliaa käytössään LVI-alalle suunnattu laskutusohjelmisto, joka oli ollut yrityksen käytössä alusta saakka. Ohjelmiston peruspohja oli yrittäjän mukaan toimiva, varsinkin kun sen käyttöön oli tottunut. Ajan saatossa ohjelmiston kanssa alkoi kuitenkin esiintyä ongelmia, joilla oli negatiivinen vaikutus yrityksen laskutusprosessin nopeuteen ja näin myös kassan kiertoon.
‘’Vanhan ohjelmiston kehitys oli jäänyt aika lailla sinne 90-luvulle, eikä se näin ollen ollut enää se paras vaihtoehto liikkuvaan työhön, jollaista me paljolti teemme. Minulla oli siihen aikaan yksi työmies, jonka kanssa tehtiin paljon töitä reissun päällä, usein eri puolilla Suomea. Mikäli olin viikon työreissussa ja hotellissa olisi ollut aikaa tehdä laskuja. Ei se silloisella ohjelmistolla onnistunut, vaan piti odottaa aina, että pääsee kotiin tekemään niitä laskuja. Se oli todella hidasta hommaa ja työt kasaantuivat.’’
Poltinhuolto Arto Niskala hyppäsi Evelian kelkkaan noin pari vuotta sitten aivan Evelian alkuvaiheessa. Ohjelmiston vaihto sai alkunsa, kun Evelialta oltiin yhteydessä Artoon. Nykyaikaisemmasta Eveliasta löytyi ratkaisut silloisen ohjelman kanssa painittaviin ongelmiin, jonka johdosta vaihtoon ryhdyttiin.
‘’Eveliaa kohtaan mielenkiintoni heräsi siinä kohtaa, kun minulle kerrottiin, että yrityksestä löytyy vuosien osaaminen ja tiedetään, mitkä ne yleiset ongelmakohdat näissä ohjelmistoissa on ja että Eveliassa ollaan pyritty ratkaisemaan juuri näitä ongelmia. Kun minulle tarjottiin Eveliaa ja kerrottiin, että on aivan sama missä olen, vaikkapa ulkomailla, pystyy laskun lähettämään enteriä painamalla. Se oli se, mikä ratkaisi tämän vaihtopäätöksen.’’
‘’Ellei laskuja saada lähtemään saman tien, kasvaa laskuttamisen kynnys ja ne laskut jäävät helposti roikkumaan pitkäksikin aikaa.’’ – Arto Niskala
Nykyaikainen ohjelmisto mahdollistaa suuremman vastuun jakamisen työntekijöille
Jo neljän henkilön yritykselläkin päivittäisiä tarvike- ja tuntikirjauksia syntyy paljon, jotka huonosti hoidettuna voivat kuormittaa turhan paljon yrittäjää ja hidastaa laskutusprosessia. Avainasemassa toimivalle kirjausprosessille on toki se, että yrityksessä ollaan halukkaita oppimaan uutta ja kehittämään toimitapoja tehokkaammiksi, mutta tämän lisäksi myös työkalujen tulee olla tarpeeksi helppokäyttöisiä, jotta niiden käytön kynnys ei ole liian suuri.
‘’Kokeilimme aiemmalla ohjelmistolla mobiilikirjauksia, mutta ne eivät toimineet meillä ei sitten yhtään. Silloisen ohjelmiston sovellus oli liian vaikeakäyttöinen ja toimimaton, mikä teki sen käytöstä raskasta ja aikaavievää. Aiemmin työntekijät toivatkin minulle suurin piirtein paperilapulla, mitä keikoille oli tavaraa ja tunteja mennyt. Se oli työlästä hommaa.’’
Evelian käyttöönoton myötä vaihtuivat paperilaput tabletteihin. Isona apuna tähän muutokseen oli Evelian selainpohjaisuus, äskettäin julkaistu mobiilisovellus ja niiden helppokäyttöisyys.
‘’Evelia otettiin aika pian ohjelmiston vaihdon jälkeen käyttöön myös työntekijöillemme. Ohjelmistohan on selainpohjainen niin käyttö onnistui helposti esimerkiksi tableteilla. Nyt Evelian mobiilisovelluksen, Evelia Workin, julkaisun myötä, on myös se löytänyt paikkansa tableteistamme ja asentajat ovat tyytyväisiä.’’
Kun kirjausprosessit ovat sujuvia ja ne hoidetaan nykyaikaisella tavalla, pystytään vastuuta jakamaan tasaisemmin yrityksen sisällä ja näin helpottamaan yrittäjän työtaakkaa.
‘’Minua on helpottanut todella paljon se, että olen pystynyt Eveliaan vaihdon myötä lyömään enemmän kuormaa sinne työntekijöille näiden kirjauksien suhteen. Nykyään asentajat tekevät kirjaukset itse suoraan Eveliaan. Minun tarvitsee enää vain tarkistaa ne ja lähettää laskut. Se on helpottanut työtäni ihan hirveästi.’’
Selainpohjaisuudesta helpotusta myös kirjanpitoon
Vaikka kirjanpitoa ei hoidettaisikaan yrityksen sisällä, voidaan käytössä olevalla laskutusohjelmalla helpottaa suuresti niin yrittäjän kuin kirjanpitäjän kirjanpitoon liittyvää työtaakkaa. Kun asiat hoidetaan fiksusti, voidaan parhaassa tapauksessa säästää yrittäjän ja kirjanpitäjän työajan lisäksi myös kirjanpitokustannuksissa.
‘’Kirjanpitäjällämme ei ollut mahdollisuutta päästä vanhaan laskutusohjelmistoomme, sillä se ei ollut selainpohjainen. Tämä meinasi sitä, että oli minun vastuullani lähettää aina kuukausittain kaikki kirjanpitoon tarvittavat tiedot kirjanpitäjällemme.
Kun Evelia tuli käyttöömme, rupesi kirjanpitäjämme hakemaan itse kaikki tarvittavat tiedot suoraan Eveliasta. Se on ollut kyllä ihan huippu homma. Jos vertaa, mitä minulla nykyään menee aikaa näihin asioihin verrattuna aiempaan, niin onhan siinä huima ero. Eihän minun periaatteessa tarvitse enää tehdä oikein mitään kirjanpidon eteen, kun kaikki tiedot löytyvät yhdestä ja samasta paikasta, johon kirjanpitäjällä on pääsy. Onhan se helpottanut, kun on päässyt eroon siitä paperiruljanssista.’’
Sähköistämällä helpompi myynti- ja ostoreskontran hallinta
Vaikka yrityksen käytössä olikin aiemmin sähköiset myynti- ja ostolaskut, ei niiden hallintaa kuitenkaan hoidettu sillä helpoimmalla mahdollisella tavalla. Evelian myötä yrityksen käyttöön on tullut uusia pienempiä ominaisuuksia, joilla on pystytty automatisoimaan ja sähköistämään myynti- ja ostoreskontran hallintaa entisestään.
‘’Aiemmin käytössämme oli sähköiset ostolaskut, mutta sinne ei tullut läheskään kaikki laskut. Käytössämme ei myöskään ollut maksusuoritusten seurantaa tai mahdollisuutta maksaa ostolaskuja laskutusohjelmistosta, vaan nämä hoidettiin verkkopankissa. Se on ollut kyllä pelastava enkeli tässä, että olemme saaneet nuo ominaisuudet käyttöömme nyt Eveliassa ja kaikki myynti- ja ostolaskujen hallinta pystytään hoitamaan yhdessä paikassa alusta loppuun saakka. Olemme myös saaneet paljon hyviä vinkkejä ja apua Evelian päästä, millä sähköisempään toimintaan siirtymistä on saatu helpotettua entisestään. ’’
Eveliaan siirtyminen on ollut kannattava päätös
Eveliaan siirtyminen on ollut yrittäjän mielestä kannattava päätös, sillä uudella ohjelmistolla on pystytty helpottamaan yrittäjän työtaakkaa huomattavasti ja tekemiseen on tullut aiempaa enemmän joustavuutta ja reaaliaikaisuutta.
‘’Evelian paras etu on ollut kyllä sen helppokäyttöisyys. Se, että minä pystyn millä tahansa laitteella hoitamaan firmani asioita. Laskut pystyy hoitamaan ajallaan maksuun, uuden työn pystyy luomaan asentajille helposti myös reissussa ollessa ja laskut saa lähetettyä vaikka kotisohvalta, jos sellainen fiilis tulee. Evelia on nopeuttanut todella paljon myös siinä, että enää minun ei tarvitse pyöritellä niitä lippulappuja, kun asiat hoituu sähköisesti. ’’
Yrityksessä ollaan myös hyvin tyytyväisiä Evelialta saadun palvelun tasoon.
‘’Evelian tukipalvelut on kyllä todella hyvät. Paljon ollaan saatu apua ja vinkkejä siihen omaan tekemiseen. Myös Evelian tukikanavat, kuten esimerkiksi ohjelmistossa oleva tukichat on todella hyviä. Aina ollaan saatu nopeasti vastaukset kysymyksiin. Homma on toiminut kyllä todella hienosti.’’