Kun Evelian työajanseuranta otetaan yrityksen käyttöön, tulee muutamat asetukset ottaa huomioon. Ne, mitkä asetukset yrityksen tulee ottaa käyttöön, riippuu esimerkiksi siitä, mihin palkanlaskentaohjelmaan palkkaraportit Eveliasta viedään. Eveliasta löytyy Palkka.fi:n, Personeciin ja Procountoriin sopivat palkkaraportit Excel-tiedostojen lisäksi.
Tässä ohjeessa käydään läpi kaikki työajanseurantaan ja palkkaraporttien käyttöön liittyvät asetukset.
Huomioithan, että jokainen näistä vaiheista on tärkeä, mikäli työajanseurantaa halutaan hyödyntää laskutukseen, palkkaraportteihin ja kuluseurantaan.
Evelian työajanseurantaa voidaan muokata erilaiseksi eri rooleille esim. LVI-roolin omaaville työntekijöille saadaan näkyviin pelkästään heille kuuluvat työtehtävätuotteet, kun taas sähköroolin omaaville työntekijöille voidaan kohdistaa eri työtehtävätuotteet. Näin ollen jokaisen työntekijän työajanseurantanäkymä on erilainen, eikä se sisällä mitään heille turhaa.
Tässä ohjeessa käymme läpi, miten luot uusia rooleja Eveliaan.
Pääset luomaan uusia rooleja asetuksista. Mene asetuksiin oikeasta yläkulmasta rattaan takaa.
Mene ’Työntekijät ja Roolit’ -asetuksiin.
Avaa ’Roolit’-välilehti
Pääset luomaan uuden roolin klikkaamalla ”Lisää uusi+”.
Nimeä rooli, anna sille lyhenne ja tallenna oikeasta reunasta, jonka jälkeen uusi rooli on luotu Eveliaan.
Eveliassa pystytään luomaan eri palkanmaksuryhmiä, kuten kuukausi- ja tuntipalkkalaiset. Työntekijän taakse kytketään palkanmaksuryhmä, jolloin esim. palkkaraportit pystytään suodattamaan palkanmaksuryhmän mukaisesti.
Tässä ohjeessa käydään läpi, miten luot uusia maksuryhmiä Eveliaan.
Pääset luomaan uusia palkanmaksuryhmiä asetuksista. Mene asetuksiin oikeasta yläkulmasta rattaan takaa.
Mene ’Perustiedot’ – asetuksiin
Avaa ’Palkat’ – välilehti
Mene sivun alaosaan ’Maksuryhmät’ – osioon ja klikkaa ’Lisää uusi+’
Nimeä maksuryhmä ja tallenna oikeasta reunasta. Toista sama kaikille halutuille maksuryhmille.
Kun työntekijöiden roolit on luotu asetuksiin, voidaan ne kytkeä työntekijän ja työtehtävätuotteen välille. Näin ollen vain henkilöt, joiden roolit täsmäävät työtehtävätuotteiden rooleja, näkevät kyseiset työtehtävätuotteet.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka roolit asetetaan työntekijän tietoihin.
Mene asetuksiin oikeasta yläkulmasta rattaan takaa.
Mene ’Työntekijät ja Roolit’ -asetuksiin.
Avaa halutun työntekijän tiedot
Hae ’Roolit’ – osioon työntekijälle sopivat roolit (hakutoiminnossa näkyy ne roolit, jotka Eveliaan on luotu) ja tallenna.
Kun Evelian asetuksiin on luotu palkanmaksuryhmät, voidaan työntekijän taakse kytkeä haluttu palkanmaksuryhmä.
Tässä ohjeessa käydään läpi, miten kytket luodut palkanmaksuryhmät työntekijän tietoihin.
Mene asetuksiin oikeasta yläkulmasta rattaan takaa.
Mene ’Työntekijät ja Roolit’ -asetuksiin
Avaa halutun työntekijän tiedot
Lisää ’Maksuryhmät’ – osioon haluttu maksuryhmä ja tallenna sivun alalaidasta. Toista sama kaikille yrityksesi työntekijöille.
Palkkalajien luominen ja niiden kytkeminen työtehtävätuotteisiin sekä työntekijöiden taakse on tärkeää, sillä ne vaikuttavat mm. tuntilapun sekä palkkaraportin toimivuuteen. Mikäli palkkalajeja ei ole lisätty Eveliaan, ei palkkaraportti-integraatiot toimi.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka palkkalajit luodaan Eveliaan.
Pääset luomaan uusia palkkalajeja asetuksista. Mene asetuksiin oikeasta yläkulmasta rattaan takaa.
Mene ’Perustiedot’ – asetuksiin
Avaa ’Palkat’ – välilehti
Pääset luomaan uuden palkkalajin klikkaamalla oikealta ’Lisää uusi+’
Lisää palkkalajille vapaavalintainen nimi (tuntipalkka, kilometrikorvaus jne.) sekä vapaavalintainen palkkalajin numero.
Lisää palkkalajille oletushinta, mitä työntekijälle maksetaan. Huom! Työntekijäkohtaiset hinnat voidaan muokata työntekijän asetuksiin.
Lisää täppä, jos palkkalajiin kuuluu sosiaalikulu
Lisää palkkalaji listauksesta ja tallenna oikeasta reunasta
Huom! Pääset lukemaan palkkalajien tarkemmat kuvaukset osion alapuolella olevaa sinistä painiketta klikkaamalla.
Työtehtävätuotteiden avulla työntekijät saavat merkittyä omat tuntityöt ja muut työ- ja palkkakustannukset työlle ja tuntilapulle. Työtehtävätuotteen taakse kytketään palkkalaji sekä asetetaan halutut työntekijäroolit.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka työtehtävätuote luodaan Eveliaan.
Mene ’Tuotteet’ – osioon vasemmalta valikkopalkista
Avaa ’Työtehtävätuotteet’ – välilehti
Lisätäksesi uuden työtehtävän, klikkaa yläreunasta ’Uusi työtehtävä’
Lisää työtehtävätuotteen tyyppi (tunti- vai ylityö, matka vai joku muu), nimi (näkyy työllä sekä laskulla), tuotelinja (useimmiten omat tuotteet), tuotenumero (vapaavalintainen) sekä asiakkaalta laskutettava hinta.
Voit lisätä työtehtävätuotteelle myös oletusverokannan sekä -myyntitilin
Määrittele, onko hinnassa pyöristys esim. alkavaan 15, 30 vai 60 minuuttiin. Jätä kenttä tyhjäksi, jollet halua käyttää pyöristystä.
Valitse vielä alareunasta, onko työtehtävätuote asiakkaalta laskutettavaa, pystyykö työtehtävää muokkaamaan työllä sekä vaaditaanko työtehtävätuotteen käyttöä varten pakollinen kuvaus.
Tallenna sivun alalaidasta.
Kun Evelian asetuksiin on luotu palkkalaji sekä tuotteet-osioon työtehtävätuote, nämä voidaan linkata toisiinsa. Tällöin työtehtävätuotetta käytettäessä määritelty palkkalaji laskee työntekijän palkan tuntilapulle.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka palkkalaji kytketään työtehtävätuotteeseen.
Mene ’Tuotteet’ – osioon vasemmalta valikkopalkista
Avaa ’Työtehtävätuotteet’ – välilehti
Avaa haluttu työtehtävätuote
Avaa ’Palkkalajit’ – välilehti
Klikkaa ’Lisää uusi+’
Valitse listauksesta oikea palkkalaji
Lisää arvo sekä tuleeko kirjauksesta %/määrä, kpl/määrä tai kpl/kirjaus. Esim. Tuntityö voi olla 1 kpl/määrä.
Tallenna oikeasta reunasta.
Kun Evelian asetuksiin on luotu roolit ja kytketty työntekijän taakse, voidaan työtehtävätuotteeseen linkata rooli. Tällöin työtehtävätuotteet, joissa on sama rooli kuin työntekijän tiedoissa, ovat näkyvillä ja käytettävissä vain näillä työntekijöillä.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka työtehtävätuotteeseen lisätään rooli.
Mene ’Tuotteet’ – osioon vasemmalta valikkopalkista
Avaa ’Työtehtävätuotteet’ – välilehti
Avaa haluttu työtehtävätuote
Lisää ’Työtehtäväroolit’ – osioon halutut roolit
Tallenna sivun alalaidasta
Palkkalajin hinnan pystyy määrittelemään työntekijäkohtaisesti asetuksissa. Näin saadaan henkilökohtaiset palkkojen hinnat tuntilapulle.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka työntekijäkohtainen kustannus asetetaan palkkalajeille.
Mene asetuksiin oikeasta yläkulmasta rattaan takaa.
Mene ’Työntekijät ja Roolit’ -asetuksiin.
Avaa työntekijän perustiedot auki
Avaa ’Palkkalajit’ – välilehti auki
Pääset muokkaamaan palkkalajia klikkaamalla oikealla olevaa kynän kuvaa
Voit laittaa ’Työntekijän hinta’ – sarakkeen alle työntekijän oman hinnan, jos se eroaa oletushinnasta.
Jos palkkalaji menee palkanlaskentaan, lisää täppä.
Tallenna oikeasta reunasta.
Työntekijän palkan lisäksi yrittäjä maksaa työntekijästä mm. sosiaalikulua.
Sosiaalikuluprosentti pystytään määrittelemään Evelian asetuksiin, jolloin se vaikuttaa esimerkiksi työllä näkyviin työkulujen summiin. Jos sosiaalikulua ei ole erikseen määritelty, Evelia käyttää automaattisesti 70%.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka asetat sosiaalikulun Evelian asetuksiin.
Mene asetuksiin oikeasta yläkulmasta rattaan takaa.
Mene ’Perustiedot’ – asetuksiin
Avaa ’Yleiset asetukset’ – välilehti
Lisää ’Sosiaalikulut’ – osioon sosiaalikuluprosentti
Tallenna vasemmasta alalaidasta.
Työtehtävätuotteiden näkymää laskulla pystytään muokkaamaan Evelian asetuksissa. Työtehtävätuotteille pystytään määrittelemään, näkyykö laskulla työntekijän nimi, päivämäärä ja halutaanko työtehtävätuotteet ryhmitellä laskulle.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka työtehtävien laskunäkymäasetukset määritellään.
Mene asetuksiin oikeasta yläkulmasta rattaan takaa.
Mene ’Perustiedot’ – asetuksiin
Avaa ’Yleiset asetukset’ – välilehti
Sivun keskivaiheella on ’Työtehtävien laskutus’ – osio.
Lisää täppä, jos haluat:
– Erotella työtehtävät päivämäärittäin
– Erotella työtehtävät työntekijöittäin
– Ryhmitellä myös vanhat työtehtävätuotteet
Tallenna vasemmalta alalaidasta.