Tässä oppaassa käydään läpi ostolaskujen tarkastelua ja hyvityslaskuja, sekä maksujen, ostojen ja kuittien tiliöintiä.
Tarkemmin ottaen tässä ohjeessa käydään läpi:
- Ostolaskujen tarkastelu
- Ostolaskujen tarkastelu Arkistoitujen ostolaskujen tarkastelu
- Ostolaskun tarkastelu saajarekisterissä
- Ostolaskun tarkastelu saajarekisterissä
1. Ostolaskujen tarkastelu
Ostolaskut löytyvät Eveliasta omasta osiostaan, jossa ne voidaan käsitellä ja pistää maksatukseen. Maksut päivittyvät ostolaskulle automaattisesti.
Tässä ohjeessa käydään läpi, mistä ja miten ostolaskuja voidaan tarkastella.
1.1. Ostolaskujen tarkastelu
- Avaa 'Ostot' - osio vasemmalta valikkopalkista.
Ostolaskut on jaoteltu max. kahdeksaan välilehteen (välilehti ei näy, ellei kyseisessä osiossa ole yhtään ostolaskua):
- Saapuneet = Käsittelemättömät ostolaskut, ns. ”kirjekuoressa olevat ostolaskut”
- Omat hyväksyttävät = Ostolaskut, jotka sinun tulee hyväksyä
- Odottaa maksulupaa = Ostolaskulle on annettu hyväksyntä, muttei annettu maksulupaa. Ostolasku ei lähde maksuun ennen maksuluvan antamista.
- Maksuun menevät = Ostolaskut, jotka odottavat maksatusta
- Maksettu = Maksetut ostolaskut
- Hylätyt = Hylätyt ostolaskut, ei annettu hyväksyntää
- Hyvitykset = Hyvitysostolaskut, voidaan hyödyntää saapuneisiin ostolaskuihin
- Maksut = Evelian ’Maksut’ – osion kautta luodut maksut (ns. verkkopankkimaksu ilman lasku- tai tositenumeroa)
- Avaa haluttu ostolasku klikkaamalla sitä listauksesta
Ostolaskun yläreunassa näkyy, missä tilassa ostolasku on.
Kuvan esimerkissä: käsittelemätön, tiliöity, odottaa maksulupaa
- Ostolaskun perustiedoista näet mm.:
- Saajan
- Tilinumeron
- Laskunumeron
- Viitenumeron
- Laskun päivämäärän (mille päivälle lasku kirjautuu ostopäiväkirjalle),
- Laskun eräpäivän
- maksupäivän, mikäli maksulupa on annettu
- Yhteensä (verollinen ja veroton)
- Viitteet ja lisätiedot
- Maksut-välilehti
Maksut-välilehdellä näet maksupäivän sekä onko ostolasku mennyt maksuun. Jos maksu on lähtenyt onnistuneesti maksatukseen Evelian kautta, lukee rivin edessä ’Bankson’.
Jos ostolasku on maksettu esim. verkkopankin kautta, suorituksen voi merkata maksut-välilehdelle käsin. Silloin rivin eteen tulee merkintä ’Maksettu käsin’.
- Muistiot-välilehti
Muistiot-välilehdellä näkyy kaikki, mitä kyseiselle ostolaskulle on tehty ja onko esim. maksun suoritus onnistunut, eli muistioista on hyvä käydä tarkistamassa, mitä ostolaskulle on tapahtunut jos on siitä epävarma.
Muistiot-välilehti on myös sisäistä viestintää varten.
- Tiedostot-välilehti
Tiedostot-välilehdeltä löydät kaikki ostolaskuun liittyvät tiedostot, kuten esimerkiksi laskun PDF- ja XML-muodossa. Tällä sivulla voidaan myös lisätä tiedostoja.
1.2. Arkistoitujen ostolaskujen tarkastelu
Kun ostolasku on jo kirjanpidossa, menee se automaattisesti arkistoituihin laskuihin. Pääset tarkastelemaan niitä kuitenkin ostolaskujen suodattimien takaa seuraavalla tavalla:
- Avaa 'Ostot' - osio vasemmalta valikkopalkista
- Avaa 'Maksuun menevät/Maksettu/hylätyt/ Hyvitykset tai Maksut' - välilehti auki
- Klikkaa 'Suodattimet' - auki
- Lisää täppä 'Näytä myös arkistoidut'
- Klikkaa lopuksi 'Päivitä'
1.3. Ostolaskun tarkastelu saajarekisterissä
Mikäli etsinnässä on joku tietty ostolasku, ja ostolaskun saaja on tiedossa, löytyy se helpoiten saajarekisteristä saajan tietojen takaa.
- Avaa 'Saajat' - osio vasemmalta valikkopalkista
- Valitse haluttu saaja
- Avaa 'Ostolaskut' - välilehti
Saajan taakse tallentuvat kaikki saajaa koskevat ostolaskut, ja listauksessa näkyy myös arkistoidut ostolaskut.
2. Ostolaskujen tiliöinti
Ostolaskut voidaan tiliöidä joko tosite- tai rivitasolla. Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka ostolaskut tiliöidään Eveliassa:
- Ostolaskujen tiliöinti tositetasolla
- Ostolaskujen tiliöinti rivitasolla
2.1. Ostolaskujen tiliöinti tositetasolla
- Mene 'Ostot'-osioon ja avaa haluttu ostolasku
- Tiliöinti-laatikko löytyy ostolaskun perustiedot-välilehden alaosasta.
- Vaihtaaksesi oletustilin poista tili pyyhkimällä teksti tai klikkaamalla punaisesta raksista
- Etsi listauksesta tai kirjoita oikea tili
- Lisää/muokkaa summaa tarvittaessa
- Mikäli ostolasku tiliöidään useammalle tilille, klikkaa sinistä 'Lisää tili' - painiketta.
Huom! Evelia laskee automaattisesti, kuinka suuri summa on tiliöimättä.
- Lisää tili ja Evelia lisää siihen automatisoidusti jäljellä olevan summan
- Lopuksi tallenna muutokset
2.2. Ostolaskujen tiliöinti rivitasolla
- Avaa ostolaskun 'Rivit'-välilehti
- Klikkaa halutun rivin oikealta keltaista kynää muokataksesi rivejä
Huom! Mikäli koko rivi ei näy kerralla, voi riviä skrollata horisontaalisessa suunnassa.
- Vaihda 'Tili'-sarakkeeseen oikea tili
- Tallenna oikealta vihreästä oikein-merkistä
- Toista sama jokaiselle halutulle riville.
3. Ostolaskujen hyvityslaskut
Ostolaskujen hyvityslaskut tulee käsitellä samalla tavalla, kuin ostolaskutkin, eli ne tulee hyväksyä ja antaa maksulupa.
Jos hyvityslasku käytetään suoraan ostolaskuun, se hoituu automaattisesti Evelian kautta, jolloin ostolaskulle tulee maksut-välilehdelle tieto hyvityslaskun käytöstä. Jos hyvityslasku hyvitetään esim. suoraan yrittäjän pankkitilille, tulee suoritus merkata käsin hyvityslaskun Maksut-välilehdelle.
Tässä ohjeessa käydään läpi, mitä tietoja hyvityslaskulta löytyy. Jos haluat lukea tarkemmin itse hyvityslaskun käytöstä, lue lisää täältä: Ostolaskuhyvitykset
- Avaa 'Ostot' - osio vasemmalta valikkopalkista
- Avaa 'Hyvitykset' - välilehti
- Hyvityslaskulistauksen vasemmassa reunassa näet, missä tilassa hyvityslasku on
Esim. käsittelemätön, hyväksytty, tiliöity jne.
- Hyvityslaskulistauksen oikeasta reunasta näet, millä summalla hyvityslaskut ovat ja paljon niissä on avointa saldoa jäljellä
- Hyvityslaskujen tarkastelu ja tiliöinti tapahtuu samalla tavalla kuin tavallisetkin ostolaskutkin:
- Hyvityslaskun perustiedoista löytyy tarvittavat laskun tiedot,
- hyvityslaskun Maksut-välilehdellä näkyy, kun hyvityslasku on käytetty tai se on maksettu tilille ja
- Muistiot-välilehti on sisäistä viestintää varten. Muistioihin tulee myös kaikki merkinnät automaattisesti, mitä hyvityslaskulle on tehty.
4. Maksujen tiliöinti
Eveliassa löytyy myös Maksut-osio, joka on ns. verkkopankkimaksu eli sillä ei ole lasku- tai tositenumeroa.
Maksut-osio löytyy Ostot-osion takaa. Uuden Maksun saa luotua Eveliaan klikkaamalla ostoissa ’Uusi maksu’ sivun ylälaidasta. Maksut käsitellään ja laitetaan maksuun samalla tavalla kuin ostolaskutkin.
Maksut kirjautuvat omalle välilehdelleen sekä omille raporteilleen.
- Avaa 'Ostot'-osio
- Klikkaa 'Maksut'-välilehti auki
- Avaa haluttu maksu listauksesta
- Jos maksu on tiliöimätön, pääset tiliöimään perustiedot-välilehden alaosasta
- Jos haluat vaihtaa tiliöintiä, pääset vaihtamaan tilin tiliöinti-laatikosta punaista raksia painamalla ja valitsemalla uuden tilin. Voit lisätä useamman tilin klikkaamalla 'Lisää tili' - painiketta.
- Lopuksi tallenna muutokset
5. Käteis- ja korttiostojen kuittien tiliöinti Eveliassa
Eveliasta löytyy kuittiskanneri, johon saadaan tuotua kaikki käteis- ja korttiostosten kuitit sekä tiliöityä ne valmiiksi.
Löydät tarkemmat ohjeet kuittien lisäämiseen täältä: Kuittiskannerin käyttö Evelia Work – sovelluksessa sekä Kuitin lisääminen ja Tiliöinti kuittiskannerissa
- Avaa Kuitit - osio vasemmalta valikkopalkist
- Listauksessa näkyy jo luodut kuitit. Avaa haluttu kuitti listauksesta
- Jos kuittia ei ole vielä tiliöity, klikkaa Tiliöinti-laatikon alapuolella 'Lisää tili' - painiketta
- Mikäli tiliöintiä täytyy muuttaa:
Pääset muokkaamaan kuitin tiliöintiä samalla tavalla, kuin muuallakin Eveliassa.
- Poista olemassa oleva tili ja lisää listauksesta haluttu tili halutulla summalla.
- Jos kuitti tiliöityy useammalle tilille, toista sama jokaisen tilin kohdalle.
- Tallenna lopuksi