fbpx
TUKI >
Kirjaudu >
Ota yhteyttä
Ota yhteyttä
Takaisin oppaiden pääsivulle
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Search in posts
Search in pages
Usein kysytyt kysymykset

MUITA OHJEITA

Ostolaskujen käsittely

Tässä ohjeessa käydään läpi ostolaskujen käsittelyä Eveliassa.

Artikkeliohjeen sisältö:

  1. Ostolaskujen nouto Eveliaan katso ohje
  2. Ostolaskun tila ja perustoiminnot katso ohje
  3. Saajan lisääminen katso ohje
  4. Ostolaskun hyväksyminen & maksatus katso ohje
  5. Hyväksytyn ostolaskun tarkastelu ja välilehdet katso ohje
  6. Hyväksytyn ostolaskun peruuttaminen katso ohje
  7. Ostolaskun tiliöinti katso ohje
  8. Ostolaskujen edelleenlaskutus katso ohje

1. Ostolaskujen nouto Eveliaan

Sähköiset ostolaskut voidaan tuoda Eveliaan, joko:

  1. Automatisoidusti (Mikäli haluat ottaa käyttöön ostolaskujen automaattinoudon Mavennasta Eveliaan, katso ohje täältä!)
  2. Noutamalla ne manuaalisesti ostolaskulistauksesta taikka
  3. Lisäämällä ostolaskun käsin Eveliaan, (mikäli kyseessä on esim. paperinen ostolasku taikka sähköpostin kautta tullut ostolasku.) 

Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka ostolaskut noudetaan Mavennasta manuaalisesti.

  • 1 Mene ostoihin
  • 2 Klikkaa sivun ylälaidasta 'Nouda ostolaskut Mavennasta'

Nyt noutamattomat ostolaskut tulevat ostolaskun ’Saapuneet’ – välilehdelle.

2. Ostolaskun tila sekä perustoiminnot

Ostolaskut on jaoteltu eri välilehdille (välilehti ei näy, ellei kyseisessä osiossa ole yhtään ostolaskua):

  1. Saapuneet = Käsittelemättömät ostolaskut, ns. ”kirjekuoressa olevat ostolaskut”
  2. Omat hyväksyttävät = Ostolaskut, jotka sinun tulee hyväksyä
  3. Odottaa maksulupaa = Ostolaskulle on annettu hyväksyntä, muttei annettu maksulupaa. Ostolasku ei lähde maksuun ennen maksuluvan antamista.
  4. Maksuun menevät = Ostolaskut, jotka odottavat maksatusta
  5. Maksettu = Maksetut ostolaskut
  6. Hylätyt = Hylätyt ostolaskut, ei annettu hyväksyntää
  7. Hyvitykset = Hyvitysostolaskut, voidaan hyödyntää saapuneisiin ostolaskuihin
  8. Maksut = Evelian ’Maksut’–osion kautta luodut maksut (ns. verkkopankkimaksu ilman lasku- tai tositenumeroa)
  9. Palkat = Palkat ovat kuin maksut, mutta ne ovat piilotettuna ”Talous”-käyttäjätasosta alaspäin
  10. Toistuvat maksut = toistuviksi asetetut maksut

’Saapuneet’ – välilehdellä olevat ostolaskut ovat käsittelemättömiä ostolaskuja.

  • 1 Avaa haluttu ostolasku klikkaamalla sitä listauksesta

Ostolaskun yläreunassa näkyy, missä tilassa ostolasku on. (Kuvan esimerkissä: käsittelemätön, tiliöity, odottaa maksulupaa.)

  • 2 Ostolaskun perustiedoista näet mm.:
  • Saajan
  • Tilinumeron
  • Laskunumeron
  • Viitenumeron
  • Laskun päivämäärän (mille päivälle lasku kirjautuu ostopäiväkirjalle),
  • Laskun eräpäivän
  • maksupäivän, mikäli maksulupa on annettu
  • Yhteensä (verollinen ja veroton)
  • Viitteet ja lisätiedot
  • 3 Mikäli haluat tarkastella ostolaskun rivejä, näet ne 'Rivit' - välilehdeltä.

3. Saajan lisääminen

Ennen kuin ostolaskua pystytään käsittelemään, täytyy ostolaskulle määritellä saaja ja tallentaa se saajarekisteriin. Saaja on yleensä sama, kuin ostolaskun laskuttaja.

  • 1 Klikkaa Saajan alapuolelta 'Aloita haku kirjoittamalla' ja kirjoita saajan nimi eli ostolaskun lähettäjän nimi (Onninen, Rexel, Ahlsell tmv)
  • Jos saaja on jo saajarekisterissä, valitse oikea saaja
  • Jos saajaa ei ole vielä lisätty saajarekisteriin, klikkaa ’Lisää: ’
  • 2 Muut saajan tiedot tallentuvat automaattisesti. Tallenna saaja.

Nyt saaja on lisätty saajarekisteriin, ja pääset käsittelemään ostolaskun.

4. Ostolaskun hyväksyminen ja maksatus

  • 1 Ostolaskun pystyy joko hyväksymään tai hylkäämään klikkaamalla jommasta kummasta palkista ostolaskun yläreunassa.
  • 2 Avautuvaan ikkunaan voit lisätä sisäisen viestin, joka jää ostolaskun 'Muistiot' - välilehdelle.

Huom! Viesti ei näy saajalle, vaan on sisäistä viestintää varten!

  • 3 Voit antaa ostolaskulle maksuluvan rastittamalla 'Anna maksulupa'

Huom! Maksuluvan voi käydä antamassa myös myöhemmin. Maksuluvan antaminen tarkoittaa sitä, että ostolasku lähtee maksatukseen eräpäivänä, ellei maksupäiväkohtan erikseen kirjoiteta toista päivää.

  • 4 Maksupäiväkenttä on tyhjä ja maksupäivänä on aina automaattisesti ostolaskun eräpäivä.

Mikäli haluat vaihtaa maksupäivää, voit vaihtaa sen klikkaamalla kalenterin kuvaa ja valitsemalla haluamasi päivämäärän kalenterinäkymästä taikka kirjoittamalla päivämäärän maksupäivä-kenttään.

  • 5 Jos koko summa on lähdössä maksuun, voi jättää hyväksynnän 'summa' - osion tyhjäksi, jolloin ostolasku lähtee maksuun eräpäivän tai asetetun maksupäivän mukaisesti.
  • 6 Voit laittaa ostolaskun maksatukseen myös osamaksulla.

Jos haluat laittaa osan maksuun, lisää maksupäivämäärä sekä haluamasi summa ja klikkaa ’Hyväksy’. Jos olet laittanut osan maksuun, voit laittaa kaikki osat maksuun toistamalla ostolaskun hyväksynnän ja lisäämällä osamaksun maksupäivän sekä summan.

Mikäli ostolaskulle on annettu osittainen maksulupa, näkyy se ostolaskun yläreunassa tilana ’Osittainen maksulupa’

Mikäli kyseiselle saajalle on olemassa hyväksyttyjä hyvityslaskuja, voi niitä kohdistaa ostolaskun hyväksymisen yhteydessä. Lue tarkemmin täältä!

5. Hyväksytyn ostolaskun tarkastelu ja välilehdet

Kun ostolasku on hyväksytty ja sille on annettu maksulupa, muuttuu myös ostolaskun tila ’Hyväksytty – Odottaa maksatusta’. Pankki hakee aineistot Eveliasta tasatunnein, jolloin tila muuttuu ’Maksettu’, vaikka eräpäivä olisikin tulevaisuudessa.

Ostolaskulta löytyy kuusi välilehteä, jotka ovat:

  1. Perustiedot
  2. Rivit (ostolaskun rivit)
  3. Hyväksyntä
  4. Maksut
  5. Muistiot
  6. Tiedostot

Rivit

Rivit-välilehdeltä löytyy kaikki ostolaskun rivit, joissa niitä voidaan myös muokata, litteroida, siirtää varastoon ja kohdistaa töille

Hyväksyntä

Hyväksyntä-välilehdeltä löytyy tieto kaikista hyväksyjistä ja hyväksynnöistä. Tällä välilehdellä voidaan myös muokata hyväksyntyjö.

Maksut

Kun ostolasku lähtee eräpäivänä maksuun, näet ’Maksut’ välilehdellä suorituksen, jonka vieressä lukee ’Bankson’.

Huom! Älä merkkaa käsin ’Maksut’ – välilehdelle suoritusta, vaan suoritus tulee näkymään automaattisesti. Jos merkkaat suorituksen käsin, lukee Evelia että olet maksanut ko. ostolaskun itse. Tällöin sinun tulee maksaa myös lasku verkkopankin kautta tilisiirtona tai Evelian Maksut-osiosta.

Muistiot

’Muistiot’ välilehdellä näet kaikki ostolaskulle tehdyt käsittelyt, kuten hyväksynnän, maksuluvan antamisen ja onko lasku lähtenyt maksatukseen jne.

Vinkki! Jos ostolaskussa on jotain epäselvää, esimerkiksi olet epävarma onko ostolasku lähtenyt maksuun, kannattaa käydä tarkistamassa aina Muistiot – välilehti, sillä kaikki informaatio löytyy täältä osiosta.

Tiedostot

Tiedostot-välilehdeltä löydät ostolaskun PDF- ja xml-muodossa. Tällä sivulla voit myös lisätä ostolaskulle tiedostoja.

6. Hyväksytyn ostolaskun peruuttaminen

Ostolaskun hyväksymistä ja maksulupaa pystyy muokkaamaan eräpäivään mennessä, ellei ostolaskun rivejä olla jo edelleenlaskutettu työllä.

Jos ostolaskun tila on ’odottaa maksatusta’, ja haluat peruuttaa ostolaskun hyväksynnän, tee näin:

  • 1 Mene ostolaskun 'Hyväksyntä' - välilehdelle
  • 2 Klikkaa hyväksyntärivin oikeassa laidassa olevaa punaista roskakoria ja varmista poisto klikkaamalla uudelleen
  • 3 Näin ostolaskun tila muuttuu jälleen hyväksymättömäksi

Jos ostolaskun tila on ’Maksettu’, mutta eräpäivä on tulevaisuudessa (eli pankki on ehtinyt hakea jo aineiston), tee näin: 

  • 1 Mene ostolaskun 'Maksut' - välilehdelle
  • 2 Klikkaa maksurivin oikeassa laidassa olevaa punaista roskakoria ja varmista poisto klikkaamalla uudelleen
  • 3 Mene ostolaskun 'Hyväksyntä' -välilehdelle
  • 4 Tuplaklikkaa hyväksyntärivin oikeassa laidassa olevaa punaista roskakoria.

Jos roskakoreja on useampi, poista jokainen yksitellen.

Näin ostolaskun tila muuttuu jälleen hyväksymättömäksi. 

Huom! Jos ostolaskulla on ollut useampi hyväksyjä, tulee jokaisen hyväksyjän käydä poistamassa oma hyväksyntä, jotta ostolaskun tila saadaan takaisin hyväksymättömäksi.

7. Ostolaskun tiliöinti

Jos saajan taakse on kytketty oletusostotili, tiliöityy ostolasku automaattisesti tälle tilille. Muutoin ostolasku tiliöityy perusasetuksien mukaisesti oletusostotilille. Voit kuitenkin halutessasi vaihtaa tai muokata yksittäisen ostolaskun tiliöintiä.

Ohjeessa käydään läpi:

  1. kuinka ostolasku tiliöidään summittain
  2. kuinka ostolasku tiliöidään rivikohtaisesti

7.1. Ostolaskun tiliöinti summittain

  • 1 Mene ostolaskun 'Perustiedot' - välilehdelle
  • 2 Mikäli ostolasku on tiliöitynyt jollekin tilille ja haluat vaihtaa sen, poista tili painamalla punaista ruksia tilin vierestä
  • 3 Valitse tili, jolle haluat ostolaskun tiliöidä
  • 4 Voit tiliöidä ostolaskun myös useammalle eri tilille.

Jos tiliöit useammalle tilille, kirjoita ensimmäisen tilin summa. Evelia laskee automaattisesti jäljelle jäävän summan, jota ei ole tiliöity. Klikkaa ’ + Lisää tili’

  • 5 Etsi toinen tili, johon osa ostolaskusta tiliöidään.
  • 6 Tallenna ja ostolasku on tiliöity.

7.2. Ostolaskun tiliöinti riveittäin

Pystyt tiliöimään ostolaskun myös rivikohtaisesti ostolaskun rivit-välilehdellä.

  • 1 Klikkaa ostolaskun rivit-välilehti auki
  • 2 Klikkaa rivin päästä kynän kuvaa muokataksesi riviä
  • 3 Valitse Tili-sarakkeesta oikea tili
  • 4 Tallenna klikkaamalla oikealla vihreää oikein-merkkiä

8. Ostolaskujen edelleenlaskutus

Voit kohdistaa ostolaskujen rivit työlle ja edelleenlaskuttaa ne työllä. Tässä ohjeessa käydään läpi:

  1. Kuinka kohdistat ostolaskun rivit työlle rivi kerrallaan
  2. Kuinka kohdistat ostolaskun rivit työlle koko lasku kerrallaan

8.1. Ostolaskun rivikohtainen kohdistaminen

  • 1 Mene ostolaskun 'Rivit' välilehdelle
  • 2 Valitse halutut rivit rastittamalla vasemman reunan boksi
  • 3 Klikkaa ylhäältä 'Kohdista valitut rivit työlle'
  • 4 Etsi työ työn nimellä tai työn numerolla. Jos haluat kohdistaa projektilähetteelle, löydät sen projektilähetteen nimellä.
  • 5 Klikkaa ''tallenna'' ja rivit kohdistuvat valitulle työlle

8.2. Koko ostolaskun kohdistaminen kerralla työlle

  • 1 Klikkaa ylhäältä 'Kohdista kaikki kohdistamattomat rivit työlle'
  • 2 Etsi työ työn nimellä tai työn numerolla. Jos haluat kohdistaa projektilähetteelle, löydät sen projektilähetteen nimellä.
  • 3 Klikkaa ''tallenna'' ja rivit kohdistuvat valitulle työlle

Kun rivien kohdistaminen on tehty, näkyy ostolaskun rivit-välilehdellä, mille työlle/projektilähetteelle rivit on kohdistettu.