fbpx
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Search in posts
Search in pages

Ostolaskujen käsittely

Tässä ohjeessa käydään läpi ostolaskujen käsittelyä Eveliassa.

Artikkeliohjeen sisältö:

  1. Ostolaskujen nouto Eveliaan katso ohje
  2. Ostolaskun tila ja perustoiminnot katso ohje
  3. Saajan lisääminen katso ohje
  4. Ostolaskun hyväksyminen & maksatus katso ohje
  5. Hyväksytyn ostolaskun tarkastelu ja välilehdet katso ohje
  6. Hyväksytyn ostolaskun peruuttaminen katso ohje
  7. Ostolaskun tiliöinti katso ohje
  8. Ostolaskujen edelleenlaskutus katso ohje

1. Ostolaskujen nouto Eveliaan

Sähköiset ostolaskut voidaan tuoda Eveliaan, joko:

  1. Automatisoidusti (Mikäli haluat ottaa käyttöön ostolaskujen automaattinoudon Mavennasta Eveliaan, katso ohje täältä!)
  2. Noutamalla ne manuaalisesti ostolaskulistauksesta taikka
  3. Lisäämällä ostolaskun käsin Eveliaan, (mikäli kyseessä on esim. paperinen ostolasku taikka sähköpostin kautta tullut ostolasku.) 

Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka ostolaskut noudetaan Mavennasta manuaalisesti.

Nyt noutamattomat ostolaskut tulevat ostolaskun ’Saapuneet’ – välilehdelle.

2. Ostolaskun tila sekä perustoiminnot

Ostolaskut on jaoteltu eri välilehdille (välilehti ei näy, ellei kyseisessä osiossa ole yhtään ostolaskua):

  1. Saapuneet = Käsittelemättömät ostolaskut, ns. ”kirjekuoressa olevat ostolaskut”
  2. Omat hyväksyttävät = Ostolaskut, jotka sinun tulee hyväksyä
  3. Odottaa maksulupaa = Ostolaskulle on annettu hyväksyntä, muttei annettu maksulupaa. Ostolasku ei lähde maksuun ennen maksuluvan antamista.
  4. Maksuun menevät = Ostolaskut, jotka odottavat maksatusta
  5. Maksettu = Maksetut ostolaskut
  6. Hylätyt = Hylätyt ostolaskut, ei annettu hyväksyntää
  7. Hyvitykset = Hyvitysostolaskut, voidaan hyödyntää saapuneisiin ostolaskuihin
  8. Maksut = Evelian ’Maksut’–osion kautta luodut maksut (ns. verkkopankkimaksu ilman lasku- tai tositenumeroa)
  9. Palkat = Palkat ovat kuin maksut, mutta ne ovat piilotettuna ”Talous”-käyttäjätasosta alaspäin
  10. Toistuvat maksut = toistuviksi asetetut maksut

’Saapuneet’ – välilehdellä olevat ostolaskut ovat käsittelemättömiä ostolaskuja.

Ostolaskun yläreunassa näkyy, missä tilassa ostolasku on. (Kuvan esimerkissä: käsittelemätön, tiliöity, odottaa maksulupaa.)

  • Saajan
  • Tilinumeron
  • Laskunumeron
  • Viitenumeron
  • Laskun päivämäärän (mille päivälle lasku kirjautuu ostopäiväkirjalle),
  • Laskun eräpäivän
  • maksupäivän, mikäli maksulupa on annettu
  • Yhteensä (verollinen ja veroton)
  • Viitteet ja lisätiedot

3. Saajan lisääminen

Ennen kuin ostolaskua pystytään käsittelemään, täytyy ostolaskulle määritellä saaja ja tallentaa se saajarekisteriin. Saaja on yleensä sama, kuin ostolaskun laskuttaja.

  • Jos saaja on jo saajarekisterissä, valitse oikea saaja
  • Jos saajaa ei ole vielä lisätty saajarekisteriin, klikkaa ’Lisää: ’

Nyt saaja on lisätty saajarekisteriin, ja pääset käsittelemään ostolaskun.

4. Ostolaskun hyväksyminen ja maksatus

Huom! Viesti ei näy saajalle, vaan on sisäistä viestintää varten!

Huom! Maksuluvan voi käydä antamassa myös myöhemmin. Maksuluvan antaminen tarkoittaa sitä, että ostolasku lähtee maksatukseen eräpäivänä, ellei maksupäiväkohtan erikseen kirjoiteta toista päivää.

Mikäli haluat vaihtaa maksupäivää, voit vaihtaa sen klikkaamalla kalenterin kuvaa ja valitsemalla haluamasi päivämäärän kalenterinäkymästä taikka kirjoittamalla päivämäärän maksupäivä-kenttään.

Jos haluat laittaa osan maksuun, lisää maksupäivämäärä sekä haluamasi summa ja klikkaa ’Hyväksy’. Jos olet laittanut osan maksuun, voit laittaa kaikki osat maksuun toistamalla ostolaskun hyväksynnän ja lisäämällä osamaksun maksupäivän sekä summan.

Mikäli ostolaskulle on annettu osittainen maksulupa, näkyy se ostolaskun yläreunassa tilana ’Osittainen maksulupa’

Mikäli kyseiselle saajalle on olemassa hyväksyttyjä hyvityslaskuja, voi niitä kohdistaa ostolaskun hyväksymisen yhteydessä. Lue tarkemmin täältä!

5. Hyväksytyn ostolaskun tarkastelu ja välilehdet

Kun ostolasku on hyväksytty ja sille on annettu maksulupa, muuttuu myös ostolaskun tila ’Hyväksytty – Odottaa maksatusta’. Pankki hakee aineistot Eveliasta tasatunnein, jolloin tila muuttuu ’Maksettu’, vaikka eräpäivä olisikin tulevaisuudessa.

Ostolaskulta löytyy kuusi välilehteä, jotka ovat:

  1. Perustiedot
  2. Rivit (ostolaskun rivit)
  3. Hyväksyntä
  4. Maksut
  5. Muistiot
  6. Tiedostot

Rivit

Rivit-välilehdeltä löytyy kaikki ostolaskun rivit, joissa niitä voidaan myös muokata, litteroida, siirtää varastoon ja kohdistaa töille

Hyväksyntä

Hyväksyntä-välilehdeltä löytyy tieto kaikista hyväksyjistä ja hyväksynnöistä. Tällä välilehdellä voidaan myös muokata hyväksyntyjö.

Maksut

Kun ostolasku lähtee eräpäivänä maksuun, näet ’Maksut’ välilehdellä suorituksen, jonka vieressä lukee ’Bankson’.

Huom! Älä merkkaa käsin ’Maksut’ – välilehdelle suoritusta, vaan suoritus tulee näkymään automaattisesti. Jos merkkaat suorituksen käsin, lukee Evelia että olet maksanut ko. ostolaskun itse. Tällöin sinun tulee maksaa myös lasku verkkopankin kautta tilisiirtona tai Evelian Maksut-osiosta.

Muistiot

’Muistiot’ välilehdellä näet kaikki ostolaskulle tehdyt käsittelyt, kuten hyväksynnän, maksuluvan antamisen ja onko lasku lähtenyt maksatukseen jne.

Vinkki! Jos ostolaskussa on jotain epäselvää, esimerkiksi olet epävarma onko ostolasku lähtenyt maksuun, kannattaa käydä tarkistamassa aina Muistiot – välilehti, sillä kaikki informaatio löytyy täältä osiosta.

Tiedostot

Tiedostot-välilehdeltä löydät ostolaskun PDF- ja xml-muodossa. Tällä sivulla voit myös lisätä ostolaskulle tiedostoja.

6. Hyväksytyn ostolaskun peruuttaminen

Ostolaskun hyväksymistä ja maksulupaa pystyy muokkaamaan eräpäivään mennessä, ellei ostolaskun rivejä olla jo edelleenlaskutettu työllä.

Jos ostolaskun tila on ’odottaa maksatusta’, ja haluat peruuttaa ostolaskun hyväksynnän, tee näin:

Jos ostolaskun tila on ’Maksettu’, mutta eräpäivä on tulevaisuudessa (eli pankki on ehtinyt hakea jo aineiston), tee näin: 

Jos roskakoreja on useampi, poista jokainen yksitellen.

Näin ostolaskun tila muuttuu jälleen hyväksymättömäksi. 

Huom! Jos ostolaskulla on ollut useampi hyväksyjä, tulee jokaisen hyväksyjän käydä poistamassa oma hyväksyntä, jotta ostolaskun tila saadaan takaisin hyväksymättömäksi.

7. Ostolaskun tiliöinti

Jos saajan taakse on kytketty oletusostotili, tiliöityy ostolasku automaattisesti tälle tilille. Muutoin ostolasku tiliöityy perusasetuksien mukaisesti oletusostotilille. Voit kuitenkin halutessasi vaihtaa tai muokata yksittäisen ostolaskun tiliöintiä.

Ohjeessa käydään läpi:

  1. kuinka ostolasku tiliöidään summittain
  2. kuinka ostolasku tiliöidään rivikohtaisesti

7.1. Ostolaskun tiliöinti summittain

Jos tiliöit useammalle tilille, kirjoita ensimmäisen tilin summa. Evelia laskee automaattisesti jäljelle jäävän summan, jota ei ole tiliöity. Klikkaa ’ + Lisää tili’

7.2. Ostolaskun tiliöinti riveittäin

Pystyt tiliöimään ostolaskun myös rivikohtaisesti ostolaskun rivit-välilehdellä.

8. Ostolaskujen edelleenlaskutus

Voit kohdistaa ostolaskujen rivit työlle ja edelleenlaskuttaa ne työllä. Tässä ohjeessa käydään läpi:

  1. Kuinka kohdistat ostolaskun rivit työlle rivi kerrallaan
  2. Kuinka kohdistat ostolaskun rivit työlle koko lasku kerrallaan

8.1. Ostolaskun rivikohtainen kohdistaminen

8.2. Koko ostolaskun kohdistaminen kerralla työlle

Kun rivien kohdistaminen on tehty, näkyy ostolaskun rivit-välilehdellä, mille työlle/projektilähetteelle rivit on kohdistettu.