Tässä ohjeessa käydään läpi ostolaskujen käsittelyä Eveliassa.
Artikkeliohjeen sisältö:
- Ostolaskujen tuonti Eveliaan katso ohje
- Ostolaskun tila ja perustoiminnot katso ohje
- Saajan lisääminen katso ohje
- Ostolaskun hyväksyminen & maksatus katso ohje
- Hyväksytty ostolaskun tarkasteleminen katso ohje
- Hyväksytyn ostolaskun peruuttaminen katso ohje
- Ostolaskun tiliöinti katso ohje
- Ostolaskujen edelleenlaskutus katso ohje
Ostolaskujen tuonti Eveliaan
Sähköiset ostolaskut voidaan tuoda Eveliaan, joko:
1. Noutamalla ne manuaalisesti ostolaskulistauksesta
2. Automatisoidusti
Mikäli haluat ottaa käyttöön ostolaskujen automaattinoudon Mavennasta Eveliaan, katso ohje täältä!
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka ostolaskut noudetaan Mavennasta manuaalisesti.
- Klikkaa vasemmalta palkista 'Ostot'
- Klikkaa sivun ylälaidasta 'Nouda ostolaskut Mavennasta'
Nyt noutamattomat ostolaskut tulevat ostolaskun ’Saapuneet’ – välilehdelle.
Ostolaskun tila sekä perustoiminnot
Ostolaskut on jaoteltu seitsemälle välilehdelle: Saapuneet, Omat hyväksyttävät, Hyväksytyt, Odottaa maksulupaa, Hylätyt, Hyvitykset ja Maksut.
’Saapuneet’ – välilehdellä olevat ostolaskut ovat käsittelemättömiä ostolaskuja. Pääset käsittelemään haluttua ostolaskua klikkaamalla sitä.
Kun olet ostolaskulla, näet sen tilan sivun yläreunasta eli onko se käsitelty, onko se tiliöity ja onko sille annettu maksulupaa.
Ostolaskun perustiedot – näkymästä näet myös mm. ostolaskun kuvan, eräpäivän ja laskun summan sekä muut laskun perustiedot.
Mikäli haluat tarkastella ostolaskun rivejä, näet ne ’Rivit’ – välilehdeltä.
Saajan lisääminen
Ennen kuin ostolaskua pystytään käsittelemään, täytyy ostolaskulle määritellä saaja ja tallentaa se saajarekisteriin. Saaja on yleensä sama, kuin ostolaskun laskuttaja.
- Klikkaa Saajan alapuolelta 'Aloita haku kirjoittamalla' ja kirjoita saajan nimi eli ostolaskun lähettäjän nimi (Onninen, Rexel, Ahlsell tmv)
Jos saaja on jo saajarekisterissä, valitse oikea saaja.
Jos saajaa ei ole vielä lisätty saajarekisteriin, klikkaa ’Lisää: ’
- Muut saajan tiedot tallentuvat automaattisesti. Tallenna saaja.
Nyt saaja on lisätty saajarekisteriin, ja pääset käsittelemään ostolaskun.
Ostolaskun hyväksyminen ja maksatus
- Ostolaskun pystyy joko hyväksymään tai hylkäämään klikkaamalla jommasta kummasta palkista ostolaskun yläreunassa. Mikäli ostolasku halutaan hyväksyä, klikkaa 'Hyväksy ostolasku'
- Avautuvaan ikkunaan voit lisätä sisäisen viestin, joka jää ostolaskun 'Muistiot' - välilehdelle.
Huom! Tämä ei siis näy saajalle, vaan on sisäistä viestintää varten!
- Voit antaa ostolaskulle samalla maksuluvan. Maksuluvan voi käydä antamassa myös myöhemmin.
Maksuluvan antaminen tarkoittaa sitä, että ostolasku lähtee maksatukseen eräpäivänä.
- Maksupäivä on automaattisesti ostolaskun eräpäivä. Mikäli haluat vaihtaa maksupäivää, voit vaihtaa sen klikkaamalla kalenterin kuvaa ja valitsemalla haluamasi päivämäärän kalenterinäkymästä.
- Jos koko summa on lähdössä maksuun, voi jättää hyväksynnän 'summa' - osion tyhjäksi, jolloin ostolasku lähtee maksuun eräpäivän tai asetetun maksupäivän mukaisesti.
- Voit laittaa ostolaskun maksatukseen myös osamaksulla.
Jos haluat laittaa osan maksuun, lisää maksupäivämäärä sekä haluamasi summa ja klikkaa 'Hyväksy'. Jos olet laittanut osan maksuun, voit laittaa kaikki osat maksuun toistamalla ostolaskun hyväksynnän ja lisäämällä osamaksun maksupäivän sekä summan.
Mikäli kyseiselle saajalle on olemassa hyväksyttyjä hyvityslaskuja, voi niitä kohdistaa ostolaskun hyväksymisen yhteydessä. Lue tarkemmin täältä!
Hyväksytyn ostolaskun tarkastelu
Kun ostolasku on hyväksytty ja annettu maksulupa, muuttuu myös ostolaskun tila ’Hyväksytty – Odottaa maksatusta’. Pankki hakee aineistot Eveliasta tasatunnein, jolloin tila muuttuu ’Maksettu’, vaikka eräpäivä olisikin tulevaisuudessa.
Kun ostolasku lähtee eräpäivänä maksuun, näet ’Maksut’ välilehdellä suorituksen, jonka vieressä lukee ’Bankson’.
Huom!
Älä merkkaa käsin ’Maksut’ – välilehdelle suoritusta, vaan suoritus tulee näkymään automaattisesti. Jos merkkaat suorituksen käsin, lukee Evelia että olet maksanut ko. ostolaskun itse. Tällöin sinun tulee maksaa myös lasku verkkopankin kautta tilisiirtona tai Evelian Maksut-osiosta.
’Muistiot’ välilehdellä näet kaikki ostolaskulle tehdyt käsittelyt, kuten hyväksynnän, maksuluvan antamisen ja onko lasku lähtenyt maksatukseen jne.
Vinkki! Jos ostolaskussa on jotain epäselvää, esimerkiksi olet epävarma onko ostolasku lähtenyt maksuun, kannattaa käydä tarkistamassa aina Muistiot – välilehti, sillä kaikki informaatio löytyy täältä osiosta.
Hyväksytyn ostolaskun peruuttaminen
Ostolaskun hyväksymistä ja maksulupaa pystyy muokkaamaan eräpäivään mennessä, ellei ostolaskun rivejä olla jo edelleenlaskutettu työllä.
Jos ostolaskun tila on ’odottaa maksatusta’, ja haluat peruuttaa ostolaskun hyväksynnän, tee näin:
- Mene ostolaskun 'Hyväksyntä' - välilehdelle
- Klikkaa hyväksyntärivin oikeassa laidassa olevaa punaista roskakoria ja varmista poisto klikkaamalla uudelleen
- Näin ostolaskun tila muuttuu jälleen hyväksymättömäksi
Jos ostolaskun tila on ’Maksettu’, mutta eräpäivä on tulevaisuudessa (eli pankki on ehtinyt hakea jo aineiston), tee näin:
- Mene ostolaskun 'Maksut' - välilehdelle
- Klikkaa maksurivin oikeassa laidassa olevaa punaista roskakoria ja varmista poisto klikkaamalla uudelleen
- Mene ostolaskun 'Hyväksyntä' -välilehdelle
- Klikkaa hyväksyntärivin oikeassa laidassa olevaa punaista roskakoria ja varmista poisto klikkaamalla uudelleen. Jos roskakoreja on useampi, poista jokainen yksitellen.
Näin ostolaskun tila muuttuu jälleen hyväksymättömäksi.
Huom! Jos ostolaskulla on ollut useampi hyväksyjä, tulee jokaisen hyväksyjän käydä poistamassa oma hyväksyntä, jotta ostolaskun tila saadaan takaisin hyväksymättömäksi.
Ostolaskun tiliöinti
Jos saajan taakse on kytketty oletusostotili, tiliöityy ostolasku automaattisesti tälle tilille. Muutoin ostolasku tiliöityy perusasetuksien mukaisesti oletusostotilille. Voit kuitenkin halutessasi vaihtaa tai muokata yksittäisen ostolaskun tiliöintiä.
Ohjeessa käydään läpi, kuinka ostolasku tiliöidään
1. Summittain
2. Rivikohtaisesti
Ostolaskun tiliöinti summittain
- Mene ostolaskun 'Perustiedot' - välilehdelle
- Mikäli ostolasku on tiliöitynyt jollekin tilille ja haluat vaihtaa sen, poista tili painamalla punaista ruksia tilin vierestä
- Valitse tili, jolle haluat ostolaskun tiliöidä
- Voit tiliöidä ostolaskun myös useammalle eri tilille.
Jos tiliöit useammalle tilille, kirjoita ensimmäisen tilin summa. Evelia laskee automaattisesti jäljelle jäävän summan, jota ei ole tiliöity. Klikkaa ' + Lisää tili'
- Etsi toinen tili, johon osa ostolaskusta tiliöidään.
Tallenna. Nyt ostolasku on tiliöity.
Ostolaskun tiliöinti riveittäin
Pystyt tiliöimään ostolaskun myös rivikohtaisesti ostolaskun rivit-välilehdellä.
- Klikkaa ostolaskun rivit-välilehti auki
- Klikkaa rivin päästä kynän kuvaa muokataksesi riviä
- Valitse 'tili' - sarakkeesta oikea tili
- Tallenna klikkaamalla oikealla vihreää oikein-merkkiä
Ostolaskujen edelleenlaskutus
Voit kohdistaa ostolaskujen rivit työlle ja edelleenlaskuttaa ne työllä. Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka kohdistat ostolaskun rivit työlle:
1. Rivi kerrallaan
2. Koko lasku kerrallaan
Rivikohtainen kohdistaminen
- Mene ostolaskun 'Rivit' välilehdelle
- Valitse halutut rivit
- Klikkaa ylhäältä 'Kohdista valitut rivit työlle'
- Etsi työ työn nimellä tai työn numerolla. Jos haluat kohdistaa projektilähetteelle, löydät sen projektilähetteen nimellä.
- Klikkaa ''tallenna'' ja rivit kohdistuvat valitulle työlle
Koko ostolaskun kohdistaminen kerralla työlle
- Klikkaa ylhäältä 'Kohdista kaikki kohdistamattomat rivit työlle'
- Etsi työ työn nimellä tai työn numerolla. Jos haluat kohdistaa projektilähetteelle, löydät sen projektilähetteen nimellä.
- Klikkaa ''tallenna'' ja rivit kohdistuvat valitulle työlle
Kun rivien kohdistaminen on tehty, näkyy ostolaskun rivit-välilehdellä, mille työlle/projektilähetteelle rivit on kohdistettu.
