Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka työnjohto pääsee tarkistamaan, muokkaamaan ja hyväksymään tai hylkäämään työntekijöiden työkirjauksia tuntilapun kalenterinäkymässä.
Huom!
Kaikki työkirjaukset tulee olla hyväksyttynä, jotta ne näkyvät palkkaraportilla. Pidäthän mielessä, että kaikki hyväksynnät, lisäykset ja muutokset tulee tehdä ENNEN kuin tunteja on viety palkanlaskentaan. Mikäli teet muutoksia jälkikäteen, pitää niistä erikseen ilmoittaa palkanlaskentaan.
Tuntien tarkastus ja muokkaus
- Avaa Tuntilappu-osio vasemmalta valikkopalkista
- Avaa Kalenteri-välilehti
Kalenterissa pääset tarkastelemaan työkirjauksia lukujärjestysnäkymässä.
- Tarkastele joko kaikkien työkirjauksia jättämällä 'Työntekijä'-kenttä tyhjäksi tai tietyn työntekijän työkirjauksia valitsemalla nimi listasta.
HUOM! Mikäli yrityksellänne on käytössä useampi työnjohtaja, suosittelemme täyttämään työlähetteille /projekteille aina työn-/projektijohtaja-kentän. Näin ollen tuntilapun kalenterissa työnjohtajan on helppo tarkastaa oman tiiminsä työntekijöiden työkirjaukset.
Mikäli haluat tarkastella muiden kuin oman tiimin jäsenten työkirjauksia tai työnjohtaja-tietoa ei olla täytetty työlähetteillä, lisää ’Näytä myös muiden työnjohtajien työt’ – täppä päälle, jotta näet työntekijöiden työkirjaukset.
Kalenterin värikoodit:
Sininen laatikko = hyväksymätön työkirjaus
Vihreä laatikko = hyväksytty työkirjaus
Punainen laatikko = hylätty työkirjaus
Kirkkaat värit = Oman tiimin työntekijöiden kirjaukset
Haaleat värit = Muiden työnjohtajien tiimin työntekijöiden työkirjaukset
- Näet työkirjauksen esikatselun suoraan kalenterinäkymässä. Tarkastellaksesi tarkemmin / muokataksesi kirjauksen tietoja, voit klikata ruudun auki.
HUOM! Mikäli työkirjaus on edelleenlaskutettu eli tiputettu työn riville, kirjausta ei pysty poistamaan eikä laskutukseen menevää kirjausta muuttamaan kalenterin kautta, vaan tällöin laskutukseen menevät muutokset täytyy tehdä suoraan työlähetteen kautta.
Toisin sanoen, työkirjauksesta pystyy tällöin muokkaamaan ainoastaan tuntilapulle menevää määrää.
Työkirjausten tarkistaja voi muokata vain rajallisesti työkirjauksen tietoja. Jos työkirjaus on esim. väärällä työlähetteellä, tulee kirjauksen tekijän muokata työkirjaus oikeaksi itse. Tällöin voit hylätä työkirjauksen ja merkitä syyn työntekijän tiedoksi.
Tuntien hyväksyntä ja hylkäys
- Työkirjauksen voi joko hyväksyä tai hylätä laatikon yläreunasta.
- Kun klikkaat 'Hyväksy' - painiketta, kirjaus muuttuu vihreäksi.
- Mikäli kirjaus hylätään, klikkaa 'Hylkää työkirjaus'-painiketta
- Lisää hylkäykselle syy. Voit lähettää työkirjauksen hylkäyksestä sähköpostia työntekijälle.
- Hylätty työkirjaus muuttuu punaiseksi. Kun työntekijä on korjannut kirjausta, muuttuu se jälleen siniseksi eli hyväksymättömäksi kirjaukseksi.