Lisättäessä tiedostoa työlle, voidaan kyseisen tiedoston näkyvyyttä rajoittaa valitsemalla haluttu käyttäjäryhmä, josta ylöspäin se näkyy vain kyseisen tason käyttäjille.
Käyttäjätaso voidaan määrittää tiedostokohtaisesti, sekä työkohtaisesti, jolloin kaikki työlel lisätyt tiedostot ovat nökyvissä vain valitusta käyttäjätasosta ylöspäin.
Huom! Tiedostoa lisäävä käyttäjä voi valita vain omaa tasoaan korkeamman käyttäjätason.
Tässä ohjeessa käydään läpi, miten rajoitat tiedostojen näkyvyyttä käyttäjätasoittain:
- Tiedostokohtaisesti
- Työkohtaisesti
Käyttäjätason määrittäminen tiedostokohtaisesti
- Lisää tiedosto normaalisti esim. työlle tiedostot-välilehden kautta. Kun olet kyseisellä välilehdellä, klikkaa halutun tiedoston riviä 'Käyttäjäryhmä'-kohdasta
- Valitse haluttu käyttäjäryhmä, josta ylöspäin oleville henkilöille kyseinen tiedosto näkyy. Huom! Voit valita vain itseäsi korkeamman käyttäjätason.
- Valittu käyttäjäryhmä näkyy alla olevan kuvan mukaisesti. Tallenna muutokset.
- Kun tiedostolle on määritetty käyttäjäryhmä, näkyy se valittu käyttäjäryhmä tiedoston 'Käyttäjäryhmä'-kohdassa alla olevan kuvan mukaisesti
Käyttäjätason määrittäminen työkohtaisesti
- Mene halutulle työlle
- Avaa työn perustiedot
- Perustietojen alaosasta löytyy kohta 'Tiedostojen oletuskäyttäjäryhmä', klikkaa kyseistä kohtaa ja valitse listauksesta haluttu käyttäjäryhmä
- Kun tiedostojen oletuskäyttäjäryhmä on määritetty, näkyy kaikki työlle lisätyt tiedostot vain valitulle käyttäjäryhmälle, sekä sitä korkeammille käyttäjäryhmätasoille. Lopuksi tallenna muutokset.
