Tässä ohjeessa käydään läpi ostolaskujen käsittelyä Evelia Work sovelluksella.
Evelia Work sovelluksella voidaan käsitellä ostolaskuja kevyellä tasolla ja ostolaskuja voidaan mm. maksaa, hylkää ja asettaa pitoon.
Artikkeliohjeen sisältö:
- Ostolaskun tila ja perustoiminnot katso ohje
- Ostolaskun hyväksyminen & maksatus katso ohje
- Ostolaskun hylkääminen katso ohje
- Ostolaskun asettaminen pitoon katso ohje
- Ostolaskuhyvitykset ja niiden käyttö ostolaskujen maksamisessa katso ohje
1. Ostolaskun tila sekä perustoiminnot
Ostolaskut on jaoteltu eri välilehdille (välilehti ei näy, ellei kyseisessä osiossa ole yhtään ostolaskua):
- Saapuneet = Käsittelemättömät ostolaskut, ns. ”kirjekuoressa olevat ostolaskut”
- Omat hyväksyttävät = Ostolaskut, jotka sinun tulee hyväksyä
- Odottaa maksulupaa = Ostolaskulle on annettu hyväksyntä, muttei annettu maksulupaa. Ostolasku ei lähde maksuun ennen maksuluvan antamista.
- Maksuun menevät = Ostolaskut, jotka odottavat maksatusta
- Maksettu = Maksetut ostolaskut
- Hylätyt = Hylätyt ostolaskut, ei annettu hyväksyntää
- Hyvitykset = Hyvitysostolaskut, voidaan hyödyntää saapuneisiin ostolaskuihin
- Maksut = Evelian ’Maksut’–osion kautta luodut maksut (ns. verkkopankkimaksu ilman lasku- tai tositenumeroa)
- Palkat = Palkat ovat kuin maksut, mutta ne ovat piilotettuna ”Talous”-käyttäjätasosta alaspäin
’Saapuneet’ – välilehdellä olevat ostolaskut ovat käsittelemättömiä ostolaskuja.
- Avaa haluttu ostolasku klikkaamalla sitä listauksesta
Ostolaskun yläreunassa näkyy, missä tilassa ostolasku on. (Kuvan esimerkissä: Käsittelemätön, Tiliöimätön, Odottaa maksulupaa.)
- Ostolaskun perustiedoista näet mm.:
- Saajan
- Tilinumeron
- Laskunumeron
- Viitenumeron
- Laskun päivämäärän (mille päivälle lasku kirjautuu ostopäiväkirjalle),
- Laskun eräpäivän
- Yhteensä (verollinen ja veroton)
- Viitteet ja lisätiedot
- Ostolaskun kuvaa pääset tarkastelemaan klikkaamalla oikeasta yläkulmasta sinistä "Laskun kuva" painiketta.
- Mikäli haluat tarkastella ostolaskun rivejä, näet ne Rivit-välilehdeltä.
Huom! Evelia Work sovelluksella voidaan klikkaamalla riviä tarvittaessa muokata rivin tietoja ja tarkastella mihin työlle ostolaskun rivi on kohdistunut, mutta rivien manuaaliset kohdistukset tulee tehdä selaimella.
- Hyväksyntä-välilehdeltä löytyy tieto kaikista hyväksyjistä ja hyväksynnöistä. Tällä välilehdellä voidaan myös tarvittaessa poistaa hyväksyjiä painamalla hyväksyntäriviä pohjaan mikäli ostolaskusta ei ole vielä muodostunut maksuvarausta tai tämä ei ole mennyt maksuun.
- Ostolaskun Tiedostot-välilehdeltä löytyy ostolaskun mukana tulleet liitteet mm. ostolaskun kuva sekä konekielinen aineisto.
- Ostolaskun alhaalta löytyvistä nuolista voidaan siirtyä kyseisen välilehden ostolaskujen välillä eteen- ja taaksepäin.
- Painamalla ostolaskua listauksessa pohjaan aukeaa ostolaskun Pikatoiminnot, josta ostolasku voidaan suoraan listauksesta hyväksyä, hylätä tai asettaa pitoon
2. Ostolaskun hyväksyminen ja maksatus
- Ostolaskun pystyy hyväksymään klikkaamalla vasemmalta alakulmasta vihreän peukun kuvaa.
- Avautuvaan ikkunaan voit lisätä sisäisen viestin, joka jää ostolaskun 'Muistiot' - välilehdelle.
Huom! Viesti ei näy saajalle, vaan on sisäistä viestintää varten!
- Voit antaa ostolaskulle maksuluvan rastittamalla "Anna maksulupa". Maksuluvan antaminen tarkoittaa sitä, että ostolasku lähtee maksatukseen eräpäivänä. Ostolaskut joille on annettu maksulupa siirtyvät Maksuun menevät-välilehdelle odottamaan eräpäivää.
Huom! Maksuluvan voi käydä antamassa myös myöhemmin. Hyväksytyt ostolaskut siirtyvät ”Odottaa maksulupaa”-välilehdelle.
Huom! Ostolaskun maksatus voidaan vielä tarvittaessa peruuttaa ennen seuraavaa tasatuntia poistamalla Hyväksyntä-välilehdellä hyväksynnät. Mikäli ostolaskulle on jo muodostunut maksuvararaus täytyy maksuvaraus ja hyväksynnät peruuttaa selaimen puolella. Lue tarkemmin täältä!
Mikäli kyseiselle saajalle on olemassa hyväksyttyjä hyvityslaskuja, voi niitä kohdistaa ostolaskun hyväksymisen yhteydessä. Lue tarkemmin täältä!
3. Ostolaskun hylkääminen
Ostolasku voidaan myös hylätä mikäli tämä on virheellinen ennen kuin tälle annetaan hyväksyntä. Kun ostolasku hylätään ei tämä nouse raporteille eikä ostolaskua voida maksaa ilman, että hylkääminen poistettaisiin.
Hylätyt ostolaskut menevät omaan Hylätyt-välilehdelle ja arkistoituvat täältä automaattisesti.
- Ostolaskun pystyy hylkäämään klikkaamalla oikealta alakulmasta punaisen peukun kuvaa.
- Hylätty ostolasku löytyy jatkossa "Hylätyt" välilehdeltä.
6. Ostolaskun asettaminen pitoon
Evelia Workissa voidaan asettaa ostolaskuja pitoon, jolloin ostolaskun maksatus estetään.
Ostolaskun asettaminen pitoon on hyödyllinen sellaisissa tilanteissa, joissa ostolasku on saapunut jo Eveliaan, mutta se aiotaan laittaa maksuun vasta myöhemmin esimerkiksi tarvikkeet saapuvat jälkitoimituksena ja maksatus suoritetaan vasta kun kaikki tarvikkeet on toimitettu.
Ostolaskun asettaminen pitoon on hyödyllinen myös esimerkiksi jos saapunut ostolasku on virheellinen ja siihen odotetaan toimittajalta ostohyvityslaskua.
- Ostolaskun keskeltä löydät keltaisen käden kuvan, jota klikkaamalla saat asetettua ostolaskun pitoon.
Huom! Jos ostolasku on hyväksytty ilman maksulupaa ja ne asetetaan pitoon (Odottaa maksulupaa -välilehdellä olevat ostolaskut). Tämä ei poista ostolaskua raportoinnista/kirjanpitoaineistosta. Ostolasku saa siis olla hyväksyttynä samaan aikaan kun se on pidossa. Tässä kohtaa halutaan estää vain ostolaskun maksattaminen.
Mikäli ostolaskulle on jo annettu maksulupa ja tälle on muodostunut Bankson maksuvaraus ostolaskun ei ostolasku tällöin mene maksuun.
- Pitoon asetettaessa on annettava jokin syy miksi ostolasku asetetaan pitoon.
- Pitoon asetetut ostolaskut siirtyvät Pidossa-välilehdelle ja näiden maksatus on estetty. Tieto ostolaskun pidon syystä näkyy Pidossa-välilehden listauksessa.
- Ostolasku voidaan poistaa pidosta avaamalla ostolasku ja painamalla vihreää käden kuvapainiketta, jonka jälkeen voit antaa vielä viestin pidosta poistamiseen. Lopuksi klikkaa "Palauta pidosta" painiketta.
7. Ostolaskuhyvitykset ja niiden käyttö ostolaskujen maksamisessa
Rivit-välilehdeltä löytyy kaikki ostolaskun rivit, joissa niitä voidaan myös muokata, litteroida, siirtää varastoon ja kohdistaa töille
- Hyvityslaskut löytyvät omalta Hyvitykset-välilehdeltä.
- Klikkaa listauksesta auki haluttu hyvityslasku.
- Anna hyvityslaskulle hyväksyntä vihreästä peukun kuvakkeesta ja anna hyvityslaskulle maksulupa ja hyväksy.
Nyt hyvityslasku on hyväksytty ja voidaan tätä käyttää ostolaskun maksatukseen.
- Evelia Work tarjoaa automaattisesti hyvistyslaskua käytettäväksi seuraavan ostolaskun maksatuksen yhteydessä.
Voit lähettää samalla saajan sähköpostiin viestiä hyvityslaskun käytöstä ja tallentaa sähköpostiosoitteen saajan tietoihin, jotta jatkossa sähköpostiosoitetta ei tarvitse enää kirjoittaa.
- Klikkaa lopuksi hyväksy.
Mikäli ostolaskulle jää maksettavaa, lähtee loppusumma maksuun erä-/maksupäivän mukaisesti. Jos ostolasku oli hyvityslaskun summaa pienempi, jää loppusaldo hyvityslaskulle käytettäväksi seuraavalle saapuneelle ostolaskulle.