Tässä oppaassa käydään läpi, mitä kirjanpitäjille hyödyllisiä ominaisuuksia, asetuksia ja raportteja Eveliasta löytyy ja kuinka niitä hyödynnetään kirjanpidossa.
Oppaassa käydään kaikki osiot pääpiirteittäin läpi. Kaikki osiot eivät ole kaikilla yrityksillä käytössä, joten kaikki osiot eivät ole hyödyllisiä kaikille kirjanpitäjille. Yrittäjän kanssa on hyvä käydä yhdessä läpi toimintatavat Evelian käytön, tiliöintien ja raporttien luomisen suhteen.
Eveliassa on käytössä liikekirjurin tilikartta. Tässä ohjeessa käydään läpi, mistä tilikartta löytyy ja kuinka sitä voidaan muokata yrityksen tarpeiden mukaisesti.
Avaa ’Asetukset’ – osio oikeasta yläkulmasta sinisen hammasrattaan takaa
Tarkastele ’Yleiset asetukset’ – osiota
Avaa ’Tiliöinti’-välilehti
Tiliöinti-välilehdellä pääset määrittelemään oletustilit. Jos haluat vaihtaa oletustilin, klikkaa tilin kohdalta, jolloin aukeaa listaus tileistä. Valitse haluttu oletustili.
Tallenna lopuksi muutokset sivun alareunasta.
Tilikartan muokkaaminen / Tilien lisääminen käyttöön
Tilikarttaa pystyy lisäämään tilejä käyttöön tiliöinti-välilehdellä (Asetukset > Perustiedot > Tiliöinti).
Klikkaa tiliöinti-välilehdellä ’Valitse tilit’ – painiketta
Valitse tilikartasta tilit lisäämällä täppä niihin tileihin, jotka haluat ottaa käyttöön.
Huom! Harmaalla olevia tilejä ei voi enää ottaa käyttöön / poistaa, sillä ne ovat jo yrityksellä käytössä.
Klikkaa lopuksi oikealta ’Ota tilit käyttöön’ – painiketta
Tilikartan muokkaus / Uusien tilien lisääminen tilikarttaan
Voit lisätä omia tilejä tai vaihtaa tilin tietoja (esim. nimeä tai numeroa), jos tili ei ole vielä käytössä.
Lisää oma tili kirjoittamalla tilikartan yläpuolella olevalle tyhjille riveille tilin nimi, numero, veroprosentti ja tyyppi.
Klikkaa rivin alapuolelta ’Lisää’
Klikkaa lopuksi oikealta ’Ota tilit käyttöön’ – painiketta.
Huom! Uusi tili ei näy tilikartassa asetusten puolella, mutta lisätty tili löytyy tilikarttaa käytettäessä muualla Eveliassa.
Eveliassa voidaan määritellä asetuksiin oletustilit, joiden mukaisesti laskut ja ostolaskut tiliöityvät automaattisesti. Lue oletustilien määrittämisestä ohjeesta 1. Tiliöintiasetukset ja tilikartan muokkaus.
Oletustiliöinnin lisäksi saajien ja tuotteiden taakse voi määrittää oletusosto- /oletusmyyntitilin, jos se poikkeaa oletustilistä. Tällöin osto- ja myyntilaskut tiliöivät tämän määritelmän mukaan automaattisesti.
Oletusostotilin määrittäminen Saajalle
Avaa ’Saajat’ vasemmalta valikkopalkista
Avaa haluttu saaja
Pyyhi saajan perustiedoista oletusostotili tai poista se punaista raksia klikkaamalla
Kirjoita tai etsi listauksesta oikea oletusostotili
Tallenna lopuksi sivun alareunasta
Oletusmyyntitilin määrittäminen tuotteelle
Avaa ’Tuotteet’ vasemmalta valikkopalkista
Avaa haluttu tuote
Pyyhi tuotteen perustiedoista oletusmyyntitili tai poista se punaista raksia klikkaamalla
Kirjoita tai etsi listauksesta oikea oletusmyyntitili
Tallenna lopuksi sivun alareunasta
Ostolaskut löytyvät Eveliasta omasta osiostaan, jossa ne voidaan käsitellä ja pistää maksatukseen. Maksut päivittyvät ostolaskulle automaattisesti.
Tässä ohjeessa käydään läpi, mistä ja miten ostolaskuja voidaan tarkastella.
Avaa ’Ostot’ – osio vasemmalta valikkopalkista.
Ostolaskut on jaoteltu max. seitsemään välilehteen (välilehti ei näy, ellei kyseisessä osiossa ole yhtään ostolaskua):
Saapuneet = Käsittelemättömät ostolaskut, ns. ”kirjekuoressa olevat ostolaskut”
Omat hyväksyttävät = Ostolaskut, jotka sinun tulee hyväksyä
Hyväksytyt = Käsitellyt ostolaskut. Ostolaskun tulee olla ’Hyväksytty’-tilassa, jotta se näkyy ostopäiväkirjalla.
Odottaa maksulupaa = Ostolaskulle on annettu hyväksyntä, muttei annettu maksulupaa. Ostolasku ei lähde maksuun ennen maksuluvan antamista.
Hylätyt = Hylätyt ostolaskut, ei annettu hyväksyntää
Hyvitykset = Hyvitysostolaskut, voidaan hyödyntää saapuneisiin ostolaskuihin
Maksut = Evelian ’Maksut’ – osion kautta luodut maksut (ns. verkkopankkimaksu ilman lasku- tai tositenumeroa)
Avaa haluttu ostolasku.
Ostolaskun yläreunassa näkyy, missä tilassa ostolasku on, esim:
Ostolaskun perustiedoista näet mm. laskun päivämäärän (mille päivälle lasku kirjautuu ostopäiväkirjalle), eräpäivän sekä maksupäivän.
Maksut-välilehdellä näet maksupäivän sekä onko ostolasku mennyt maksuun. Jos maksu on lähtenyt onnistuneesti maksatukseen Evelian kautta, lukee rivin edessä ’Bankson’.
Jos ostolasku on maksettu esim. verkkopankin kautta, suorituksen voi merkata maksut-välilehdelle käsin. Silloin rivin eteen tulee merkintä ’Maksettu käsin’.
Muistiot-välilehdellä näkyy kaikki, mitä kyseiselle ostolaskulle on tehty ja onko esim. maksun suoritus onnistunut, eli muistioista on hyvä käydä tarkistamassa, mitä ostolaskulle on tapahtunut jos on siitä epävarma.
Muistiot-välilehti on myös sisäistä viestintää varten.
Arkistoitujen ostolaskujen tarkastelu
Kun ostolasku on jo kirjanpidossa, menee se automaattisesti arkistoituihin laskuihin. Pääset tarkastelemaan niitä kuitenkin ostolaskujen suodattimien takaa seuraavalla tavalla:
Avaa ’Ostot’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Avaa ’Hyväksytyt / Hyvitykset / Maksut’ – välilehti auki
Klikkaa ’Suodattimet’ – auki
Lisää täppä ’Näytä myös arkistoidut’
Klikkaa lopuksi ’Päivitä’
Ostolaskun tarkastelu saajarekisterissä
Jos etsinnässä on joku tietty ostolasku ja ostolaskun saaja on tiedossa, löytyy se helpoiten saajarekisteristä saajan tietojen takaa.
Avaa ’Saajat’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Valitse haluttu saaja
Avaa ’Ostolaskut’ – välilehti
Saajan taakse tallentuvat kaikki saajaa koskevat ostolaskut, ja listauksessa näkyy myös arkistoidut ostolaskut.
Tässä ohjeessa käydään läpi, kuinka ostolaskut tiliöidään Eveliassa. Ostolaskut voidaan tiliöidä joko tosite- tai rivitasolla.
Ostolaskun tiliöinti tositetasolla
Mene ’Ostot’-osioon ja avaa haluttu ostolasku
Tiliöinti-laatikko löytyy ostolaskun perustiedot-välilehdeltä. Jos ostolaskua ei ollenkaan tiliöity, yläreunassa on sininen ’Tiliöi’ – painike, jota klikkaamalla Tiliöinti-laatikko ilmestyy ostolaskun perustietoihin.
Vaihtaaksesi oletustilin poista tili pyyhkimällä teksti tai klikkaamalla punaisesta raksista
Etsi listauksesta tai kirjoita oikea tili
Lisää summa
Mikäli ostolasku tiliöidään useammalle tilille, klikkaa sinistä ’Lisää tili’ – painiketta. Evelia laskee automaattisesti, kuinka suuri summa on tiliöimättä.
Lisää tili ja summa. Tallenna lopuksi.
Ostolaskun tiliöinti rivitasolla
Avaa ostolaskun ’Rivit’-välilehti
Klikkaa oikealta keltaista kynää muokataksesi rivejä
Vaihda ’Tili’-sarakkeeseen oikea tili
Tallenna oikealta vihreästä oikein-merkistä
Toista sama jokaiselle halutulle riville.
Ostolaskujen hyvityslaskut tulee käsitellä samalla tavalla, kuin ostolaskutkin, eli ne tulee hyväksyä ja antaa maksulupa.
Jos hyvityslasku käytetään suoraan ostolaskuun, se hoituu automaattisesti Evelian kautta, jolloin ostolaskulle tulee maksut-välilehdelle tieto hyvityslaskun käytöstä. Jos hyvityslasku hyvitetään esim. suoraan yrittäjän pankkitilille, tulee suoritus merkata käsin hyvityslaskun Maksut-välilehdelle.
Tässä ohjeessa käydään läpi, mitä tietoja hyvityslaskulta löytyy. Jos haluat lukea tarkemmin itse hyvityslaskun käytöstä, lue lisää täältä: Ostolaskuhyvitykset
Avaa ’Ostot’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Avaa ’Hyvityslaskut’ – välilehti
Hyvityslaskulistauksen vasemmassa reunassa näet, missä tilassa hyvityslasku on (esim. käsittelemätön, hyväksytty, tiliöity jne)
Hyvityslaskulistauksen oikeasta reunasta näet, millä summalla hyvityslaskut ovat ja paljon niissä on avointa saldoa jäljellä
Hyvityslaskujen tarkastelu ja tiliöinti tapahtuu samalla tavalla kuin tavallisetkin ostolaskutkin:
Hyvityslaskun perustiedoista löytyy tarvittavat laskun tiedot, hyvityslaskun Maksut-välilehdellä näkyy, kun hyvityslasku on käytetty tai se on maksettu tilille ja Muistiot-välilehti on sisäistä viestintää varten. Muistioihin tulee myös kaikki merkinnät automaattisesti, mitä hyvityslaskulle on tehty.
Evelian kautta lähetetyt myyntilaskut löytyvät ’Laskutus’-osiosta.
Avaa ’Laskutus’-osio vasemmalta valikkopalkista.
Listassa näet, missä tilassa lasku on; ei laskutettu, laskutettu, myöhässä, suoritettu tai ylisuoritettu.
Avaa haluttu lasku
Laskun perustiedoista näet mm. milloin lasku on luotu, mille päivälle lasku on päivätty ja milloin laskun eräpäivä on.
Laskun Suoritukset-välilehdellä näet, jos lasku on maksettu. Maksun suoritus tulee automaattisesti Eveliaan tekstillä ’Bankson’.
Jos lasku on maksettu, mutta suoritus ei näy Eveliassa (esim. asiakas on maksanut laskun väärällä viitteellä), suorituksen voi merkata myös käsin Eveliaan Suoritukset-välilehdelle. Silloin suoritus tulee tekstillä ’Maksettu käsin’.
Myyntilaskut tiliöityvät automaattisesti Evelian asetuksiin tuotujen oletustilien mukaisesti. Jos tiliöintejä täytyy kuitenkin muokata, myyntilasku voidaan tiliöidä Eveliassa kahdella eri tavalla; rivikohtaisesti työllä tai myyntilaskulla.
Myyntilaskun tiliöiminen riveittäin työllä
Avaa ’Työt & Lähetteet’ vasemmalta valikkopalkista
Avaa haluttu työlähete
Klikkaa rivien yläpuolella ’Lisäkentät’ – sarake auki
Klikkaa rivi auki ja vaihda haluttu myyntitili
Tallenna oikealta vihreästä oikein-merkistä
Myyntilaskun tiliöiminen Laskutus-osiossa
Avaa ’Laskutus’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Avaa haluttu myyntilasku
Avaa laskun ’Tiliöinti’-välilehti
Poista olemassa oleva tili pyyhkimällä nimi tai klikkaamalla punaista rastia
Hae uusi tili ja tallenna.
Jos tiliöinti tulee useammalle tilille, lisää ensimmäiselle tilille summa niin Evelia laskee automaattisesti, mikä summa on vielä tiliöimättä.
Jos myyntilaskulle luodaan hyvitys, koko alkuperäisestä laskusta luodaan hyvityslasku, jolloin nämä kuittaavat toisensa. Tässä ohjeessa käydään läpi jo luotujen hyvityslaskujen tarkastelemista.
Avaa ’Laskutus’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Myyntilaskun hyvityslaskun tunnistat alla näkyvästä ikonista laskunumeron perässä.
Hyvityslasku ja alkuperäinen lasku ovat kytköksissä toisiinsa, ja pääset siirtymään laskulta toiselle laskunäkymästä.
Sekä alkuperäisen että hyvityslaskun Suoritukset-välilehdelle tulee automaattisesti kuittaukset, kun hyvityslasku luodaan. Hyvityslasku luodaan aina koko alkuperäisen laskun summasta, eli ne kuittaavat toisensa.
Eveliassa löytyy myös Maksut-osio, joka on ns. verkkopankkimaksu eli sillä ei ole lasku- tai tositenumeroa.
Maksut-osio löytyy Ostot-osion takaa. Uuden Maksun saa luotua Eveliaan klikkaamalla ostoissa ’Uusi maksu’ sivun ylälaidasta. Maksut käsitellään ja laitetaan maksuun samalla tavalla kuin ostolaskutkin.
Maksut kirjautuvat omalle välilehdelleen sekä omille raporteilleen.
Maksun tiliöinti
Avaa ’Ostot’-osio
Klikkaa ’Maksut’-välilehti auki
Avaa haluttu maksu
Jos maksu on tiliöimätön, pääset tiliöimään sen yläreunasta klikkaamalla sinistä ’Tiliöi’ -laatikkoa
Jos haluat vaihtaa tiliöintiä, pääset vaihtamaan tilin tiliöinti-laatikosta punaista raksia painamalla ja valitsemalla uuden tilin. Voit lisätä useamman tilin klikkaamalla ’Lisää tili’ – painiketta.
6. Tallenna lopuksi.
Eveliasta löytyy kuittiskanneri, johon saadaan tuotua kaikki käteis- ja korttiostosten kuitit sekä tiliöityä ne valmiiksi.
Löydät tarkemmat ohjeet kuittien lisäämiseen täältä: Kuittiskannerin käyttö Evelia Work – sovelluksessa sekä Kuitin lisääminen ja Tiliöinti kuittiskannerissa
Kuittien tiliöinti Eveliassa
Avaa Kuitit – osio vasemmalta valikkopalkista
Listauksessa näkyy jo luodut kuitit. Avaa haluttu kuitti listauksesta.
Jos kuittia ei ole vielä tiliöity, klikkaa Tiliöinti-laatikon alapuolella ’Lisää tili’ – painiketta
Pääset muokkaamaan kuitin tiliöintiä samalla tavalla, kuin muuallakin Eveliassa. Poista olemassa oleva tili ja lisää listauksesta haluttu tili halutulla summalla. Jos kuitti tiliöityy useammalle tilille, toista sama jokaisen tilin kohdalle.
Tallenna lopuksi
Eveliasta löytyy integraatiot Palkka.fi, Personec ja Procountor-ohjelmiin.
Jotta integraatiot toimivat, tulevat tietyt asetukset olla kunnossa Eveliassa.
Tässä ohjeessa käydään pääkohdat läpi, mutta tarkemmat ohjeet löydät täältä: Työajanseurannan käyttöönotto
Huom! Jotkut näistä asetuksista vaativat pääkäyttäjän tunnukset.
Palkkalajit tulee luoda asetuksiin (Asetukset > Perustiedot > Palkat)
Palkkalajit kytketään työntekijän taakse (Asetukset > Työntekijät ja roolit > Valitse työntekijä > Palkkalajit)
Palkkalajit kytketään työtehtävätuotteisiin (Tuotteet > Työtehtävätuotteet > Valitse työtehtävätuote > Palkkalajit)
Palkanmaksuryhmät luodaan (Asetukset > Perustiedot > Palkat)
Palkanmaksuryhmät kytketään työntekijän taakse (Asetukset > Työntekijät ja roolit > Valitse työntekijä > Lisää palkanmaksuryhmä)
Kirjanpitoaineiston luominen myynti- ja ostolaskureskontrasta onnistuu Evelian etusivulta.
Klikkaa vasemmalta yläreunasta valikkopalkista Evelia-logoa
Klikkaa ’Luo kirjanpitoaineisto myynti- ja ostoreskontrasta’
Valitse haluttu aikaväli
Valitse vaihtoehdoista haluatko ainoastaan luoda kirjanpitoaineiston vai luoda ja päättää kauden. Kauden päättäminen arkistoi osto- ja myyntilaskut.
Jos aikaväliltä on viety jo jotain aineistoa, Evelia herjaa sitä punaisella tekstillä. Valitse listauksesta, mitä haluat tehdä aineiston luomisen kanssa.
Evelia luo pakatun Zip-tiedoston. Voit ladata sen suoraan tietokoneellesi. Tiedosto tallentuu myös automaattisesti Evelian Talous-osioon, josta se löytyy myös myöhäisempää käyttöä varten.
Pura tiedosto tietokoneellasi. Aineistosta löytyy PDF-muotoiset myynti-, ostolasku- sekä maksureskontrat.
Tämän lisäksi aineistosta löytyy sopivat siirtoaineistot yleisimpiin kirjanpito-ohjelmistoihin.
Evelian talous-osioon tallentuu mm. tiliote sekä luodut kirjanpitoaineistot ja muut raportit.
Avaa ’Talous’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Listaukseen tallentuu aikajärjestyksessä kaikki osioon tulevat tiedostot.
Etsi-laatikosta pystyt hakemaan esim. tiedoston nimellä haluttua tiedostoa.
Osion yläosiossa on tilin saldokysely, jota päivittämällä saat viimeisimmän tiedon pankkitilin saldosta. Huom! Saldon päivitys maksaa, hinnat vaihtelee pankin mukaan.
Lasku-, ostolasku- ja maksuraportit löytyvät Evelian raportit-osiosta.
Avaa ’Raportit’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Avaa lasku-, ostolasku- tai maksuraportit – välilehti
Valitse haluttu aikaväli sivun ylälaidasta
Raporttia voi tarkastella Eveliassa pääkirja/päiväkirja/suorituspäiväkirjakohtaisesti sekä ostovelka/myyntisaatavittain.
Raportista voi luoda myös kirjanpitoaineiston.
Huom! Pääset luomaan kerralla laskuista, ostoista sekä maksuista yhteisen kirjanpitoaineiston Evelian etusivulta, katso ohje ’ 12. Kirjanpitoaineiston luominen’.
Kun Eveliassa on otettu käyttöön työajanseuranta, Evelia luo hyväksytyistä palkkaraportit, joka sopii Palkka.fi-, Personec- ja Procountor-ohjelmiin. Tunnit tulevat olla hyväksyttynä Evelian tuntilapulla, jotta ne näkyvät oikein raportilla.
Tuntiraportin löydät seuraavasta paikasta:
Avaa ’Raportit’ – osio vasemmasta valikkopalkista
Avaa Palkat-välilehti
Valitse haluttu aikaväli sivun ylälaidasta
Lisää maksuryhmä ja klikkaa ’Suodata’
Sivun alalaidasta saat ladattua eri ohjelmiin sopivat Excel-tiedostot. Tiedosto tallentuu myös automaattisesti Talous-osioon myöhempää tarkastelua varten.
Saat luotua Eveliaan tuoduista käteis- ja korttikuiteista PDF-tiedoston raportti-osiosta.
Avaa ’Raportit’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Avaa Kuitit-välilehti
Valitse sivun yläreunasta kalenterista haluttu aikaväli
Klikkaa ’Luo kuittiraportti’
Voit tarkastella kuitteja myös maksutavoittain tai työntekijöittäin Eveliassa.
Eveliassa on kassatoiminto, jossa voi luoda kassakuitteja esim. myymälämyynnistä tai jos asiakas haluaa maksaa laskun käteisellä / kortilla.
Kassa-osio löytyy vasemmalta valikkopalkista, jonka takaa pääset tarkastelemaan kassakuittien tarkempia tietoja, kuten luomispäivämäärää, summaa ja maksutapaa.
Kassakuittiraportti löytyy raporteista:
Avaa ’Raportit’ – osio vasemmalta valikkopalkista
Klikkaa ’Kassakuitit’ – välilehti auki
Valitse sivun ylälaidasta kalenterista haluttu aikaväli
Klikkaa ’Lataa PDF’
Nyt kassakuiteista on luotu halutulle aikavälille PDF-aineisto.